采购管理制度新_采购管理制度新
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材料设备采购管理制度及流程总则
1.1目的：为进一步提高公司的管理水平，在保证施工安全、进度、质量和降低成本的前提下，提高企业盈利水平，加强对物资采购、使用过程的监督管理，依据国家有关的法律法规的相关规定，结合公司对采购工作的管理要求，特制定本制度。
1.2 适用范围：公司各职能部门及各项目部。2 职责分工
2.1商务采购部（以下简称采购部）是工程材料设备采购管理的第一责任人，具体工作由采购部、设计部、项目部会同财务部共同完成。
2.2项目部为本制度第一执行人。3 管理内容
一 采购计划管理
1.项目部在施工前填写项目材料采购计划总表。
2.由项目部依据建设施工图（设计部提前完成）和施工进度以及材料消耗定额提出材料需用计划及采购要求。
3.材料需用计划必须说明材料的名称、规格、型号、需用数量、需用时间等。必要时，应提出使用要求及验收标准和质量保证要求。此采购计划须分管领导签字，部分材料需设计部审核（明细后议）。
4.采购计划签字完毕后书面交接采购部，按时间要求进行采购，1 / 17 急件优先办理。
5.无法于需用日期办妥者通知申请采购的部门。6.撤销材料需用计划须交接三日内通知。二 采购申请
1.采购申请的发起：采购申请由工程部发起（备注：设计提供采购指标、图纸、论证，），工程部于接收正式定稿施工图后，材料进场前少一个月向采购部发起采购申请，由项目经理组织现场材料员、预算员对所需采购材料、设备进行统计分类，三方签字后提交采购部，采购申请一次性提交，除设计变更等特殊情况外，尽量避免出现补充采购。
2.采购申请的审批：采购申请逐级审批，采购部采购员、副经理按逐一对应的原则进行审批，收到工程部采购申请后，采购副经理组织采购员、造价员对采购申请进行审核，复审完毕后采购副经理签字审批，提交采购经理、副总经理审批，对于部分大宗或特殊采购，需由总经理审批。
3.采购申请的批准与驳回：采购申请经总经理或副总经理签字批准后，发采购部，采购工作即行开始，批准后的采购申请由采购部、工程部分别存档（可为电子档）。如未批准，需注明未批准原因并予以驳回工程部，工程部重新进行申请。
4.审批周期：对于采购品目和数量较少的工程，审批时间不多于2 / 17 5天，对于规模较大或重点项目，审批时间不多于7天。
三 采购审核权限
根据项目具体情况，采购审核为三级五次或四级五次审核制。/ 17
三
（四）级审批：
根据项目规模或重要程度，分别采取三级或四级审批 第一级审批：项目经理 采购内容及采购数量审批 第二级审批：采购部
核实采购内容与项目符合度及市场采购难易程度审批 第三级审批：副总经理 一般采购申请最终审批 第四级审批（如需）：总经理 规模大、或重点项目审批
四
（五）次审批：
1、项目经理对提交采购申请的审批。/ 17 2.采购部对采购申请的审批 3.副总经理对采购申请的审批 4.总经理对采购申请的审批（如需）
5.采购询价比价完成后副总经理（总经理）对最终采购任务的审批。四 采购方式
1.单价1万元以上、总价5万元以上大宗材料、大型设备的购进按照招标采购流程进行。
(1)招标在入围的合格供应商中进行，参加投标的供应商数量不少于3家。
(2)按规定时间开标，由项目部、商务采购部、财务部、设计部共同评标，按合理低价的原则，确定中标单位。经领导审批后，对中标单位发出中标通知书。
2.价格低、批量小的材料，经公司分管领导批准后可通过非招标方式，询价方式定点采购。
五 询价
1.采购部收到采购计划后，须7日内完成材料询价（需招标的除外）。询价时，详细说明采购材料的品名、规格、质量要求、数量、交货期、交货地点、付款方式，防止后期产生纠纷。
2.同规格产品应询价与不少于三个供应商，应提供同规格，不同5 / 17 品牌做比较。
3.询价时须要求厂家提供样品由项目部（必要时会同设计部）对样品进行技术确认。
4.由采购部确认是否有办理售后服务和保固年限的必要。5.采购部须对采购产品按ISO质量体系认证要求进行质量方面的审核，各项资料确保齐备。
6.合格材料设备供应商制度
(1)公司对材料、设备采购实行统一管理，以保证质优价廉。建立材料供应商考察、评审制度，建立合格供应商名册。
(2)对首次接触的新供应商应进行资格预审，采购部应对供应商进行考察，形成供应商评估报告，主管领导认可后纳入合格供应商目录。
(3)涉及技术、质量等方面有特殊要求的材料、设备，需有相关专业技术人员参加评审，评审合格的供应商经公司领导批准后纳入合格供应商名册。对供应商实行分级制度，年度审核优胜劣汰，一般情况下优先采购优质供应商的材料.六 比价、议价
1.合格材料生产厂家的条件：能提供采购物资质量方面的合格文件;具有良好的市场信誉，价格合理；提供合格的物资，并保证物资质量的持续稳定性；满足进度和服务要求。/ 17
2.合格供应商名册中有同类材料供应经历的供应商，优先询价及相关服务咨询。
3.由采购部对厂家报价进行综合分析，性价比更高者优先采购。七定价核准
1.同种规格的材料应记录不少于三家的报价。
2.询价表应详细注明与厂家议定的价格、运输方式、税率、结算方式。
3.现场选用较贵材料时，应联系项目部、财务部、分管领导说明原因。
4.询价完成后交采购部分管领导审核。八 采购作业
1.采购部与厂商确认价格、交货期、质量验收标准、付款方式及附带条件。
2.合同签订由项目部、财务部、采购部、法律顾问（若有）共同会签后转交主管领导审核。
3.合同内容须包括品名、产地、品牌、等级、数量、单价、型号、供货时间、运输责任、结算及付款方式，包装要求以及所需的售后服务。
4.催交
4.1约定日期前应再确认交货期。/ 17
4.2无法于约定日期前交货时联络材料使用部门，协商具体解决或替代办法。
4.3已逾约定交货日期尚未到货者加紧催交。5材料储存与保管
5.1项目部对进场材料应按其性能、形态分类，合理堆码，分类存放。并用标示牌明确标示厂家、进场时间等相关信息。
5.2有毒、有害、易燃易爆、腐蚀性等危险品和化学品应分类储存，设置安全警示标志，采取防护、隔离等预防措施，制定应急预案。
5.3按有关规定建立防火、防水、防盗措施。
5.4现场材料员对已进场检验合格的材料建立《材料进出库台账》，正确标识，记录规格、数量、进出库情况，定期盘点，核对帐、物。
九验收与付款
1.由项目部对入场材料组织验收。材料验收内容包括：材料需用计划、发票票据、数量、包装、材质证明材料和产品合格证明，随行技术资料以及相关质量、安全、环保标准材料和生产许可证（或复印件）。
2.仓库管理员对到货材料与送料单上的相应项目内容是否一致进行核对验收。
3.仓库管理员对应相应项目内容填写入库单，入库单一式四联，8 / 17 一联签字后交送货方做结算凭证使用，一联交财务记账使用，一联作入库记账凭证，一联交项目部质量部门。
4.项目部质量部门根据到货材料记录确定检验或实验项目，配合业主或监理人员按规定抽样报检。
5.验收数量质量合格后，根据合同相关约定支付进度款。6.付款期数
6.1首付款形式，首付款形式宜使用预付款保函或延期支票的形式，约定交货期应比工程部要求交货期提早3-5天。
6.2进度款支付，进度款按实际到货价值等比例支付，即当期到货应付款扣除前期付款（包含首付款）后，进行支付。
6.3结算款，结算款于项目经竣工验收合格后支付，比例不高于80%。
6.4审计款，审计款为结算审计后最后付款，对于含安装及质保的采购品，应保留质保金。
十 合格供应商名录及评价标准
采购部根据供应商供货质量及交期对供应商进行评价，建立供应商名录，供应商实行黑白名单制。
合格材料设备供应商制度
(1)公司对材料、设备采购实行统一管理，以保证质优价廉。建9 / 17
立材料供应商考察、评审制度，建立合格供应商名册。
(2)对首次接触的新供应商应进行资格预审，采购部应对供应商进行考察，形成供应商评估报告，主管领导认可后纳入合格供应商目录。
(3)涉及技术、质量等方面有特殊要求的材料、设备，需有相关专业技术人员参加评审，评审合格的供应商经公司领导批准后纳入合格供应商名册。对供应商实行分级制度，年度审核优胜劣汰，一般情况下优先采购优质供应商的材料./ 17
十一 品质保证协定 质量保证协议书 第一条 品质保证总则
1． 乙方必须按照甲方要求建立符合或接近ISO9000标准要求的质量保证体系文件，制造的制造件必须满足甲方提出的质量标准要求，而且须保证产品的质量是持续稳定、可以信赖的。
2． 乙方根据甲方提供的产品技术或工艺、质量要求进行制造，乙方向甲方提供的产品必须是经过自检的符合甲方质量要求的合格产品。3． 乙方必须对提供给甲方的产品实行“三包”，三包期为自乙方向甲方交货并经甲方 检验合格之日起24个月。
4． 超过三包期限，若因乙方提供的产品有质量问题或质量隐患造成甲方产品出现质量事故，乙方必须对所提供的相应产品负责，具体情况由甲乙双方协商解决。第二条 技术指导
1． 甲方有义务向乙方说明产品的技术、工艺、质量要求，并向乙方提供必要的图纸、工艺文件、质量验收标准等技术文件和资料。必要时可应乙方邀请派出技术人员前往乙方进行指导。
2． 乙方对甲方提出的要求有异议或希望修改时，乙方应立即向甲方提出申请，在得到甲方的书面确认后才能实施。第三条 检验验收要求/ 17 1． 乙方必须具备适当的检验基础、相应的检测条件和手段，并能根据产品的复杂程度和甲方的质量要求，制订出适宜的产品工序及检查验收方法，提交甲方确认。
2． 乙方须根据甲方的要求制订出适宜的产品生产过程质量控制方法，并提交甲方确认。
3． 甲方的确认并不能免除或减轻乙方提供合格产品的责任。4． 乙方交货前，须经内部制造人员全检验收合格，并将完备的检验记录提供给甲方。
5． 产品交货时的验收标准依据甲方的技术条件、图纸或具体验收标准进行。乙方在制造过程中所制定的质量控制方法或采用的技术、质量标准不得低于甲乙双方商定的最终验收标准。
6． 甲方对乙方提交的产品实行抽检。若抽检不合格，则判定整批产品不合格，要全部退回乙方。乙方不能要求甲方对该批产品全检，分出合格品与不合格品。
7． 若甲方检验员经抽检判定整批产品合格，但在其使用过程中发现的不合格，乙方仍然有责任予以退换。第四条 首批（件）检验
1． 乙方交货的制造件出现下面一种或几种情况时，为了保证该制造件制造初期质量稳定，乙方须按照甲方要求进行检查验收。（1）甲方新设计的产品；/ 17（2）甲方变更设计或修改设计后的首批（件）加工件；（3）乙方改变制造工艺、工序后的首批（件）加工件；（4）乙方改换新操作人员后的首批（件）加工件等。
2． 乙方在实施上述（3）、（4）项时，须事先与甲方联系，并得到甲方的书面认可。
3． 乙方要按甲方制订的“产品首批（件）检验制度”进行首检，向甲方交货时，须附上首检检查报告书和有关的检验记录。第五条 产品标识、包装、运输和储存
1． 产品的包装：乙方须采用适宜的方式（如塑料袋、单件或多件包装、纸盒、纸箱、钙塑箱、木箱、盘轴或其它专用货架、容器、盛器等）进行包装。有特殊要求时还必须做好防震、防压、防腐蚀保护。2． 产品表面标识：生产单位、产品名称、物、数量、日期、防潮、防雨、防倒置、小心轻放等。如甲方有特殊要求时，乙方须按甲方的要求办理。
3． 乙方须采用适当的运输工具防止锈蚀、磕伤，尘埃污染。交付时，产品须附：有包装□；有《合格证》□；有《产品质量证明书》□；有《检验报告》□；有检验记录□。
4． 对库存产品或物料，乙方须保持适宜的库存环境，制定确保产品质量的控制要求或制度，做好相应的防护工作。第六条 验证、评审、监督/ 17 1． 甲方在认为必要时候，可组织有关人员到乙方的生产现场，对制造件质量是否符合规定要求进行验证，验证安排可由甲乙方双方协商。
2． 甲方可以根据需要对乙方的质量保证体系文件进行验证、评审、监督或产品质量监督抽查。
3． 甲方的验证既不能免除乙方提供可接收产品的责任，也不能排除其后甲方对不合格品的拒收。
4． 乙方须接受甲方的验证、评审、监督。根据甲方验证、评审、监督的结果，乙方要根据甲方提出的改进建议，尽快制定出整改计划，将实施结果向甲方通报。
5． 当乙方不予整改或整改效果差，影响甲方产品质量时，甲方保留取消乙方供货资格的权利。第七条 索赔处理
1． 乙方提供的产品有下列情况之一时，乙方必须负责修理、更换或回收。因供货产品质量问题给甲方造成直接经济损失或间接声誉损害时，经双方或第三方确认后，甲方有权向乙方提出索赔，乙方必须向甲方赔偿相应损失。
（1）甲方在产品组装、总装和安装过程中发现因乙方产品材质、制造或包装、防护、运输等方面缺陷造成的质量问题；（2）在产品三包期内发生的乙方产品质量问题；/ 17（3）虽然超出三包期，但因乙方提供的产品有质量问题或质量隐患造成质量事故甚至人身伤亡等。
2． 其余按《中华人民共和国产品质量法》的有关规定执行。第八条 乙方的赔偿责任
1． 产品发生问题时，凡是判定为乙方的责任，乙方要赔偿甲方采取对策时所需的费用。
2． 由于乙方产品的质量问题，在社会上造成人或物的损害，引起民事纠纷，对甲方声誉造成极大损害时，根据《中华人民共和国产品质量法》有关条款，乙方要赔偿全部费用。
3． 因乙方责任甲方造成企业形象、声誉损害时，甲方将视其影响大小对乙方处以0元至20000元的罚款。必要时可终止双方的协作关系。第十一条 甲方的赔偿责任
下述情况发生时，甲方有责任给予乙方赔偿：
1． 由于甲方提供给乙方的图纸、工艺文件、验收标准等技术资料有问题造成乙方蒙受损害时；
2． 乙方在加工期间，由于甲方临时修改图纸，造成乙方额外加工工时时及材料损失时；
3． 由于甲方提供给乙方的技术资料有缺陷时，造成乙方增加额外工时；
4． 因甲方计划改变对乙方造成加工工时及材料损失。/ 17 第十二条 索赔的判定
1． 由于乙方责任造成的问题，按照第十条乙方要向甲方赔偿的金额应由甲方来判定。
2． 乙方对于上述判定有异议时，由甲乙双方协商后决定。3． 由于甲方责任造成的问题，按照甲乙双方协商后决定。十二 进货验收管理规定
1.由项目部对入场材料组织验收。材料验收内容包括：材料需用计划、发票票据、数量、包装、材质证明材料和产品合格证明，随行技术资料以及相关质量、安全、环保标准材料和生产许可证（或复印件）。2.仓库管理员对到货材料与送料单上的相应项目内容是否一致进行核对验收。
3.仓库管理员对应相应项目内容填写入库单，入库单一式四联，一联签字后交送货方做结算凭证使用，一联交财务记账使用，一联作入库记账凭证，一联交项目部质量部门。十三 品质纠纷处理 按第十一条相关规定执行 十四 采购交期管理
签订采购合同时，应明确约定采购品交期，并严格制定违约措施，对供货商进行约束。于约定交货日期前进行催交。约束手段：/ 17
1、履约保函、预付款保函等
2、制定严格的违约责任
3、对于故意延误或明知无法完成而故意虚报工期的，解除采购合同并进入采购商黑名单，不再进行采购。/ 17
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