材料采购入库管理与单据传递制度_出入库单据管理制度

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材料采购入库管理与单据传递制度

为加强集团物料及财务的票据管理，严格材料采购、入库流程、单据传递，特制定本管理制度。材料采购管理：

1、采购中心严格按计划调度中心采购任务单及附件清单（或合同）进行工程项目、加工项目、贸易项目等材料（办公用品另行规定）的采购工作。

2、各部门提交的材料采购清单必须经过核量、核对库存、部门主管确认才申购（附核量的原始数据）

3、采购材料清单必须明确申请编号（合同号）、项目名称、产品名称、计量单位、规格型号、数量、技术要求、特别要求以及到货时间等要求。

4、采购中心应核准材料清单（与合同要求核对），向供应商下达采购单，签订合同，跟踪付款，确认到货等环节的流程办理。明确到货时间、地点后应及时将各项材料的采购信息（供应商名称、联系方式、到货时间等）采购产品的相关信息应及时传递给申请单位（相应的职能中心责任人）、仓库以及品质管理部门。

5、采购中心应要求供应商在送货单上列清采购合同单号、项目名称、产品名称、规格型号、计量单位、数量等信息，各项信息需与我司下达的采购信息一致，送货单至少要求一式三联，采购一联、仓库一联、供应商一联。

6、同一项目的材料分批采购和增补都须按采购流程执行。

材料验收入库管理：

1、供应商直接送到仓库的，仓库应及时通知品质管理人员进行入库验收，品质管理员应核对物料与采购信息是否一致，材料规格及各项指标是否符合标准，验收合格的在送货单上签字，验收不合格的杜绝验收签字，并通知采购中心处理。

2、供应商直接送到现场的（或材料申请部门的）由接收部门责任人现场验收，并验证采购信息与物料是否相符，并在送货单上签字，现场收取送货单二联（一联送采购中心、一联交仓库办理入出库手续）。

3、如送到湘能电力施工现场的，应由项目经理验收，施工负责人接收，共同签字确认，由施工负责人到仓库办理入出库手续。

4、如是贸易项目（品冠、丰神、盛煌）需直接送到现场的，应由营销中心责任人在获得送货许可（发货申请由调度中心确认）后，编制好我公司的送货单。到现场应由营销中心责任人签收供应商的送货单，再由收货单位签收我公司送货单。

5、仓管员见品质管理部门签字后（现场的按现场收货方式）方可办理材料入库手续，若实际验收数量与送货单数量有差异，应在送货单上注明“实收数量”，要求送货员确认，不得采取先签收后补货方式，仓库管理员根据采购单、送货单、验收结果填写《入库单》进入电子系统。入库单一式三联，一联与送货单匹配传递到采购中心，一联由仓库转财务中心，一联留存。

6、仓库有义务把好下料入库最后一关，保证采购的材料无瑕疵、受损、受潮，避免不必要的财产损失，对不符合要求的不得办理入库手续，并请相关部门处理。单据传递：

1、材料申购单（清单）应由申购部门（核量、核对库存、主管确认）送调度中心确认，由调度中心连同采购任务单交采购中心签收。采购中心经核准后，再分类采购。

2、采购中心的采购单在下达给供应商的同时，应将采购信息下发到初始申购部门、仓库、品质管理部门。

3、供应商送货到仓库的物料，所有单据按财务中心的要求传递。

4、施工项目需送到现场的物料，由施工负责人负责将签收的送货单在一周内交仓库办理入出库手续。

5、贸易项目（品冠、丰神、盛煌）送到现场的物料，应由营销中心责任人将签收的供应商的送货单，在三日内交到采购中心。收货单位签收我公司送货单，在三日内交到财务中心。