企业外贸管理制度_外贸企业管理制度

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企业外贸管理条例

一、组成人员：

老板----盯目标

望远镜---全面的看待市场和使命，要有前瞻性；

外贸部经理----追过程 求结果-

平面镜---真实的看待自己，时刻检查自己的工作

外贸部业务员----强有力地正确执行

显微镜---把事情做细，从小处入手，精细的做好每一件事情！

共同的关键词：开心、付出有回报（个人能力提升和经济收入）

二、管理制度

为了更好的发展公司外贸业务，提升外贸业绩，同时帮助外贸人员更好的成长，特制定如下条例：

一、基础工作：

1）接受培训----接受中国制造的电子商务培训，将培训内容运用到日常工作中。

2）熟悉产品----了解贵公司的产品知识，相关术语，建立一份所有产品的价格表，并经常更新；

3）准备实物样本和电子样本：需由生产部配合，每件产品要提供高质量的样品，便于寄样。同时制作电子样本，买家会经常要求寄样品册，可以用电子样本代替。

4）准备报价单：

A.报价单采用文本形式，其优点文件小，不易受电脑病毒感染，海外买家更愿意接受。

B 报价单的确定需有生产部门和销售部门的协助，大家经过详细分析，最后确定。争取同一产品能有多种报价。

5）询盘处理：

A/接收客户询盘：至少每天三次收发email(早中晚各一次)

B/询盘回复：

a.确保回复每一个查询

b.及时报价：一般无特殊情况，客户的每次询价提问确保在一天内完成，争取在两小时内完成，如果需要，报价时连同电子样本、报价单一起发出。

c.回复时尽量告诉买家我们能为他做什么,扼要介绍公司并强调优势所在,完整填写公司地址，电话，传真让买家感觉我们是一家很正规的公司

C．询盘整理：每天在收到买家查询后

第一步：接收和评级, 将所有询盘按A`B`C`D`级进行保存（参考客户管理示范）

第二步：建立买家数据库：

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 定期向买家发送市场资讯，行业动态，公司新闻 隔些日子，向买家发送最新的产品或最热门的产品，并通知买家到网站上去看； 新产品开发：寻求买家对新产品的要求和建议，或按照买家的要求定做新产品 国外参展并拜访客户；利用买家数据库找出目的地的客户，并查看每次联系的记录，与买家约时间沟

通；

 参加商展；利用买家数据库通知买家摊位号，带上商展的最新样品，追踪表格。按照买家反馈与买家

约见面；

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 利用买家数据库寄送最新的样本，样品和节日问候及正常性商务问候； 利用买家数据库进行统计工作；了解客户源实力，地域，性质和最受欢迎的产品。

注：A级：有明确意向，成交可能性较大的客户。

B级：有意向，但有些犹豫，需要通过努力才能争取的客户。

C级：有意向，但属于长线采购，周期较长，不确定因素较多。

D级：意向不明确，但也有可能成交。

每月由贵公司操作人员将所有A级客户名单及具体情况提交给总经理。

6）客户跟进：按ABCD级进行。

A级：每周2次B级：每周一次C级：每半月一次D级：每月一次

方法：

1)将所有的客户资料（如老客户、展览会认识的客户）放入Acce/Excel/crm客户管理系统中，而不只是来自中国制造的邮件查询。

2)每次收到一个陌生的邮件查询、电话或传真时，先在客户管理系统中查找他以前有没有和您联系过，问过产品，如果以前有过联系，当时的进展如何？在对该客户的情况有一个基本的判断，进行更有效的后续跟进；如果该客户以前没有联系过，则将他的资料录入到系统中。

3)系统地跟踪每一个查询，一般每半个月至少和客户联系一次，如果有参展、新产品发布或促销活动，通知客户。

4)经常利用客户管理系统来发直邮给所有问过产品的买家。

5)常发新产品推荐给买家。

6)从节省成本角度出发，合理利用电话、传真、邮件，Trademanager;skype, msn…。TEL电话：针对A级客户了解详细的情况；

FAX传真：传真查询用传真回复（12小时以内）；

POST：给买家提供最完整的资料，用特快专递寄资料，设计一个反查询表格随信件一起发过去。

7）客户要求寄样品：

a.电子样本。先寄电子样本给客户，因为速度快而且成本为零，还有样本可随时更新。

b.真实样品。样品邮寄费一般采用样品免费，快件费倒付方式，样品量大，客户先由T/T方式汇到我司帐号，如果客户对产品确有诚意，他会主动提出倒付，这样的客户希望很大，关键就取决于样品质量了。

8）网页资料更新：

资料更新（如产品图片更换、公司基本信息修改）是非常重要的一个方面。就好比是公司的一张脸，需要给人以新鲜的面孔。

中国制造的后台操作工具—Virtual office是为了针对跟进买家操作特别设计的，可以自己非常方便的完成部分资料发布及更新。中国制造提供操作手册和培训。

三、外贸部销售人员收入计算方法（具体数据每个公司不同）：

基本工资（每月发放）＋外贸业务提成（每季度或半年发放一次）+ 奖金（每年发放一次）提成根据外贸业绩，每季度累计业务0-100万人民币（包括100万）提成2%

100万-500万（包括500万）提成2.5%, 500万以上提成4%和额不外奖金

奖金根据每季度阿里有效利用率和工作态度及方法综合而定,奖金额度不少于整年的工资。

四、外贸部作息时间：

考虑到国外买家的工作时间跟国内工作时间的时差问题，特调整公司外贸部作息时间如下：

上午：09:00－11:30工作

中午：11:30－13:30休息

下午：13:30－17:00工作

晚上：17:00－18:00休息

晚上：18:00－20:00工作

周日休息

如果有特殊情况，需向公司老总请假说明.五、外贸部的学习培训：

为了形成公司内部学习和交流的良好氛围，达到互助提高的效果，公司鼓励交流，学习和互相帮助，比如中国制造提供的业务培训要求必须到场，而且做好学习笔记，中国制造后台外贸服务部要充分利用，加强和中国制造外贸服务人员的沟通和学习，好的意见要充分利用，帮助自己提升业务能力和业绩；

六、客户跟进管理方法：

要求每个业务人员，把自己联系中的客户进行软件管理，把每个客户每次跟进的情况，在用户管理平台进行管理和记录，老板会定期查看；也方便自己有效管理客户。一周内的新客户必须在当周至少联系一次，对于客户必须进行等级管理，较高级别以上的客户每月至少联系5次（任何形式）。

七、工作报告的提交：

要求外贸部人员，每周写工作报告，打印出来提交给老板或外贸部经理，同时要求自己建立报告档案，报告要求如下：（参见工作周报）

1．本周工作回顾；

2．本周重点开发的客户以及重点跟进客户（要求说明，客户公司名称，地址，主要联系人，电话，E-mail，客户跟进情况详细描述）；

3．工作总结：本周工作中发现的问题，包括公司内部的问题，自身存在的问题，改进方法，公司如何给予支持；自己业务员心态的变化及感受。

公司制定的外贸部管理条例，每位应员工认真执行，有意见可以及时向老板提出，在以后的实施过程中，可以及时补充目的是为了更好的提升个人和公司业绩，建立良好的工作氛围。若暂无其它意见，公司管理层和外贸部人员可以签订制度共同遵守执行。