工程公司档案管理办法档案查借阅管理制度2_档案借阅管理制度

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工程部档案借阅管理制度

为加强工程部档案文件的规范管理，特制订档案文件管理、借阅制度：

一、工程档案分为三类：

1、公司内部文件：上级往来文件、企业资质、公司红头文件、内部通启、通知、文件流转单、工程会议纪要、工程合同类；

2、工程图集、手册、光盘等

3、工程类文件：工作联系单、工程通知单、罚款单、停/开工通知单、材料进场确认单、检验报告、设计变更、工程洽商、工程签证、工程结算、图纸绘审等；

二、档案保密制度

1.档案工作人员必须树立高度的保密观念，遵守公司的各项保密制度。2.凡涉及不宜公开的公司机密等档案，应作秘密保管并严格控制查阅范围，本公司人员需要查阅者，须经部门领导批准。

3.凡作秘密和内部管理的档案，应严格履行查阅登记手续，利用者应严格遵守保密规定，不得泄露公司秘密。

三、档案工作人员岗位职责

1.热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，勤奋学习，主动学习、提高档案专业知识。

2.负责本公司建设工程中形成的资料和设备资料的整理、立卷、归档工作,积极提供利用，为各项工作服务。

3.定期向部门领导汇报档案工作情况，档案存在疑问时及时向部门领导请示。4.办理领导交办的其他档案业务工作。

四、档案借阅管理制度

1.非档案管理人员不得擅自查阅档案柜里的案卷，确因工作需要，须经本公司主管领导批准并与资料员联系后方可查阅；

2.档案柜内的档案要进行系统排列存放，不准堆放与档案无关的东西, 做到完整安全，存放有序，查找方便

3.对档案柜所藏档案要进行经常检查，发现问题及时采取有效措施。

4、查阅档案（包括资料、文件、光盘）必须在档案查（借）阅登记簿登记后方可查（借）阅，查阅人员必须爱护档案，要保护档案的安全性、完整性，不得擅自对档案进行涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、转借或损坏，否则，将追究当事人的责任；

5、档案管理人员必须及时跟进所查、借阅文件，避免遗忘造成丢失；文件交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告工程部长；

6、档案文件一般不外借，如必须借阅，借阅时间不超过1天，不得转借他人。密级档案必须得到部门领导同意。

工程文件分为：A级——机密，B级——公开 A级：工程合同、工程协议等文件。

B级：工程一般类文件（设计变更、工程洽商、工作联系单、处罚单、工程图纸等）

7、查阅、复印工程合同必须经过工程部长同意，并在档案查阅登记本上登记；

8、借用的档案，当事人必须在规定时间归还资料员；如确需延期，当事人必须提前告知资料管理人员，并确认归还日期，由资料员做好相关登记、记录；

9、借档人确因工作原因需要打印、复印、摘抄文件，须经部门领导同意、批准。并由资料管理人员负责打印、复印，并做好登记。

五、档案安全制度

1.严格执行定期检查和进出档案清点制度，档案柜实行专人负责，钥匙应妥善保管，如有丢失应及时汇报并采取措施，非管理人员不得随意翻阅档案柜里的档案。

2.每次长假前应对档案进行全面检查，并移交同部门同事，并做好交代工作。保持手机畅通，以便查阅文件时方便联系。