客户信息保密制度_客户信息保密管理制度
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客户信息保密制度
1.目的为保证公司客户信息安全防止客户信息失密泄密事件发生特制定本制度
2.范围适合于公司内全体员工。
3.职责
3.1.品质管理部负责相关制度的拟订和对执行情况的监督IT管理员负责对管控系统客户信息权限的管理
3.2.各部门负责对本部门客户信息的日常管理。
3.3.各部门负责人
3.4.总经理负责客户信息需提供于公司外部使用时批示
3.5.各服务中心信息员
3.6.负责客户信息清单编制、保管对使用客户信息人员监督工作。
3.7.各服务中心项目经理
3.8.负责纸质客户信息打印申请批示。
3.9.监督部门人员实行客户信息保密工作。
3.10.3.11.总经理 负责客户信息需提供于公司外部使用时批示。
4.术语定义客户信息属于公司秘密信息公司秘密是指关系公司的利益依照一定程序确定在一定时间内只限一定范围的人员知悉的经公司采取保密措施并具有实用性的信息。
5.方法和过程控制
5.1.客户信息分类
5.1.1 纸质信息交付时产生的客户档案或其他信息
5.1.2 电子信息各种格式WORDEXCEL等电子客户信息
5.1.3 管控数据指管控系统中客户资料
5.2 客户信息权限、使用、保管、销毁
5.2.1 纸质信息
5.2.1.1除客户档案外不得保留任何形式的纸质客户信息。特殊情况需经部门负责人批示后方可打印打印件盖“受控文件”、使用期限后接收人签收领取。
5.2.1.2使用过程中不得转借他人不得带出办公区域。
5.2.2 电子信息
5.2.2.1交付时由地产提供电子版客户资料只能由项目负责人保管若信息员因工作需要项目负责人可授权给信息员使用。但需设置权限只能查看不能打印、复制、转发。5.2.2.2当信息员结合客户档案、地产提供的电子版客户资料完成管控数据的建立并确认无误后信息员与项目负责人保留的电子信息均需销毁处理。
5.2.2.3销毁需由项目负责人监销并记录。
5.2.2.4包括但不限于大范围访谈、人口普查所产生的纸质客户信息由信息员与管控进行核对及时更新核对完后再由客户经理将客户的其他诉求信息进行电子版归档整理但不得保留客户电话、工作单位等私密信息。
5.2.3管控数据
5.2.3.1品质管理部IT工程师有管控全部权限。
5.2.3.2各项目信息员有除客户信息导入导出外的所有权限。
5.2.3.3其他有管控使用需要人员只有录入、查看权限。
5.2.4各部门根据实际使用情况评估客户信息外泄风险决定是否封闭相关计算机USB接口、刻录光驱。
5.2.5 新员工入职需签定保密协议离职时做好相关移交、注消工作。
5.3 监督检查
5.3.1 各部门需每月对客户信息保密风险进行一次评估并及时整改。
5.3.2 品质管理部每两个月对各项目客户信息保密工作进行一次检查。对存在重大隐患的项目进行通报批评。
5.3.3凡有下列表现之一的公司员工公司根据其贡献给予奖励100--1000元 1对泄露或者非法获取公司客户信息的行为及时检举的 2发现他人泄露或者可能泄露公司客户信息立即采取补救措施避免或者减轻了损害后果的5.3.4凡有下列情形之一给予罚款300--2000元如情节严重给予辞职赔偿公司经济损失
1因疏忽大意而泄露公司客户信息。
2遗失书面客户信息清单。
3出卖公司利益利用公司客户信息为已谋利的除赔偿公司经济损失外还要交司法部门处理。
4.相关文件无
5.相关记录表单《客户信息保密风险评估表》《客户信息借阅、销毁记录表》
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