建筑施工企业档案管理制度_施工企业档案管理制度

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档案管理制度

1.目的规范图纸资料收发、借阅、保管制度。

2.适用范围

本程序适用于公司工程项目开发施工期间和竣工后的图纸资料管理。

3.引用文件

无

4.定义

本程序所述“图纸资料”是指工程项目开发施工期间的各类设计图纸（含电子文件等）、设计变更通知及其它有关工程项目方面的文件资料。

5.职责

5.1行政部负责审批机密图纸资料的借阅；

5.2工程部经理负责签发施工图及变更通知，并对常规文件拟定发放清单。

5.3工程部负责图纸资料的收发、编号、登记、复印、盖章、归档保存和借阅管理，并负责定期清理工程档案，按要求及时移交公司总部档案室存档。

6.程序

6.1图纸资料的发送、登记、归档

6.1.1工程部调查地产窗口各部门所需图纸资料的数量，填写《图纸资料发放清单》，交工程部经理审核签字。

6.1.2工程部将图纸资料按审核后的《图纸资料发放清单》及规定的《工程设计变更图纸编号表》（由工程部人员制定）编号、盖出图章、复印后发放，同时填好《发文记录表》。

6.1.3凡是工程部发送的图纸资料，必须留一份连同《图纸资料发放清单》原件存档。

6.1.4工程部至少每六个月清理一次工程档案，对已竣工项目的工程档案，填写《文件移交单》）移交公司总部档案室档案员归档。

6.1.5工程部在进行图纸资料管理时，应按工程所在区域分类。

6.1.6工程部对库存的有关资料进行编目，填写《工程资料一览表》，以便进行

统一的归档管理。

6.1.7工程部所存资料以简单、易查为原则进行有关资料的标识登录，以方便查询资料达到快捷目的。

6.2图纸资料密级的确定

6.2.1图纸资料密级由工程部经理确定，并在《图纸资料发放清单》中注明。

6.2.2密级分机密和非机密两类。

6.3图纸资料的借阅

6.3.1相关部门借阅非机密图纸资料时，由工程部填写《图纸资料借阅登记表》，并须由借阅人签名。到期归还时，须签名确认。

6.3.2借阅时间超过三十天者，须由部门负责人在《图纸资料借阅登记表》上签署意见，方可办理借阅手续。

6.3.3机密资料通常不予借阅，如确因工作需要，须由借阅人填写《工作传签单》报主管副总经理审批同意，再按6.3.1～6.3.2办理借阅手续。

8.记录

《图纸发送登记表》、《发文记录表》、《文件移交单》、《图纸资料发放清单》、《工程资料一览表》和《图纸资料借阅登记表》由工程部资料员保存三年。