资料管理制度_系统资料管理制度
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中国水电建设集团崇信发电有限责任公司
铁路接卸系统建筑安装工程
水电四局崇信发电铁路接卸系统建筑安装工程项目部
2014年2月
批准：
审核：
编制：
资料管理制度
一、总则
1.1为确保工程档案的齐全、完整、准确、系统，确保档案案卷合格率，使工程档案管理顺利达到《建设工程文件归档整理规范》（GBT/50328-2001）的要求，特制定本制度。
1.2基本建设工程档案资料是指在整个建设项目,从酝酿、决策到建成投产的过程中形成的有归档保存价值的文件资料,包括项目的提出、调研、可行性研究、评估、勘测、设计、施工、调试、生产准备、试运行、移交生产、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体的材料。
二、适用范围
2.1本制度规定了项目部工程技术资料管理标准、管理内容、要求与方法、检查与考核。
2.2本制度适用于本项目部从工程开工前准备阶段到项目竣工投产验收期间所有工程项目技术资料的收集、整理、移交等管理。
2.3适用资料范围：
2.3.1 项目部施工方案图及所涉及的所有相关图纸资料； 2.3.2 技术部门的全部管理文件、资料； 2.3.3 各分布及分项工程的全部工程管理资料； 以上各部门的文件资料包括文字、电子版、资料文件。
三、资料管理内容
3.1档案资料管理
3.1.1工程档案资料工作是工程建设过程的一部分，应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。资料员集中统一管理本工程全过程的技术档案资料，对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查，并负责工程技术档案资料的接收和移交。
3.1.2为了便于各个管理环节的衔接，资料的接收与发放配备资料员，为更好地管理好档案资料。
2.1.3工程建设中，各种技术资料交由资料员统一管理发放，各有关部门和单位指定专人办进领用手续。
2.1.4设备到货后，由物资组汇同有关部门开箱验收后，设备资料（归档的发给施工单位的）统交资料员统一管理，造册登记并建立收发明细帐。各单项工程总体验收由资料员对其各种技术文件和竣工资料进行查验，各项工程竣工决算的最后付款必须由资料员对竣工资料签收合格后支付。
2.1.5购置技术资料、图书、标准由资料员统一申请，经批准后按计划办理，或委托有关部门自行办理。凡购置技术资料、图书、标准的报销凭证，一律由资料员签收后方可办理报销手续。
2．2归档文件的质量规定
2.2.1凡合同、协议等文件材料均应为正本（即必须有各方代表符合规定的亲笔签名，有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章归档，签字方不能用副本或复印件归档）。
2.2.2调试措施，方案和报告等均应为油印件或激光打印机打印件，不能用复印件或普通色带打印件，以保证字迹的耐久性。
2.2.3书写规定 A）B）书写字迹工整，图样清晰。
书写墨水应为碳素墨水，严禁用圆珠笔或铅笔书写。
C）文件书写格式应用横行排列，文件段落，章节编排，按有关文件编写要求；汉字简化应符合国家颁发的有关规定。2.2.4书写材料的大小尺寸应规范,装订边空白间距应为25mm，装订边空白间隙内不能进行书写和留有信息。3 工程文件收发及管理规定
为加强工程文件收发管理，理顺传递关系，并按工程进度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。
3.1 工程文件接收
3.1.1各单位提供给工程部的工程文件（工程技术文件、图纸资料）由档案资料室统一接收；上级党政主管机关所发的行政及党务方面的文件由办公室统一接收。
3.1.2工程部其它部门或个人从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件，一律交资料员。
3.1.3设备文件，物资组汇同有关部门对设备开箱验收后，及时将设备资料立卷归档；设备文件资料由资料员统一归口发放给有关单位。
3.1.4资料员对接收的工程文件资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时通知寄发单位补发。
3.1.5资料员对接工程文件应及时建立工程文件接收总登记帐和分类帐（簿式台帐和电子台帐），并能利用计算机进行各类工程文件的查询检索。
3.1.6登记完毕的工程文件，应及时予以处理，在保证归档份数后，应按工程部领导审定的工程文件分发表及时分发给有关单位和部门。
3.1.7对接收的密级文件资料，要严格按保密规定妥善收存，并认真执行密级文件资料的借阅规定。
3.1.8资料员仅对归档的工程文件资料实施整编作业，并建立档案登录总登记帐和分类登记帐；对分发各部门的工程文件资料不进行整编作业。
3.2 工程文件资料发放
3.2.1分发外单位和部门的工程文件资料由档案资料室统一归口办理。3.2.2呈送上级单位的工程文件由工程部领导确定发放单位和数量。3.2.3分发的图纸资料应建立资料分发台帐，资料分发台帐应留存备查。3.2.4为避免工程文件资料分发过程中可能出现的错发现象，图纸、资料领取单位应指定领取人名单，并书面通知资料员；资料员按指定名单发放工程文件资料。
3.3设计修改通知单、工程联系单、传递及管理规定
3.3.1设计修改通知单、工程联系单统一由资料员按设计修改通知单、工程联系单中所指定的部门及时传递并建立签收记录。
3.3.2设计修改通知单、工程联系单原件一律及时交档案资料室归档保存，工程结束后由资料员向设计院提供全部设计修改通知单、工程联系单的复印件供设计院编制竣工图。
3.3.3凡涉及设计修改、变更，档案资料室应及时在归档图纸的副本对应卷册图纸目录上加盖设计修改印章，并将变更单复印件及时放入卷册内。
四、项目部资料员职责
4.1 项目部资料员负责图纸、设备资料、技术协议、信函传真文件、综合文档等的接收、传递及保管。
4.2 负责各种工地会议纪要、施工措施、监理月报、质检报验单等的接收整理、登记、发放和借阅。
4.3 负责工作联系单、变更单的接收、发放和登记。
4.4 参加设备开箱验收，收取设备开箱资料;及时向工程技术档案归档责任划分表中单位所要文档资料。
4.5 保管各类需永久或长期保存的资料档案。
五、文件、资料的交接保管
5.1 凡部门之间的来往文件、资料处上报资料室保管外，本部门的文件资料均应妥善保管。
5.2 项目部人员均有义务保管文件、资料并不向外单位人员传播、泄露。5.3 凡各部门的人员出现调动，离开工作岗位前均应将属于个人保管的文件、资料交与本部门负责人登记造册、签收。
5.4 不符合项目部制定的签收手续的，签收人有权拒绝签收，待条件符合后再予与签收。
六、报告与记录
6.1 报告
项目部以外的其它人员借阅档案时，应经项目部相关领导同意后方可借阅。发现借阅人员损坏档案的现象时，应及时向管理人员汇报，并进行相应的处理。
6.2 记录
项目部接收档案材料必须有交接记录，调、借、阅档案材料必须有登记记录，安全检查等要有相关记录。
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