学生会档案管理制度_大学生档案管理制度

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学生会档案管理制度

2010-04-07 阅读：191

德化陶瓷职业技术学院

学生会档案管理制度

学生会档案是学生会在工作和各种活动中形成并作为历史记录保存起来以备查考的文件资料，它起着凭证、依据和史料的作用，并为团委指导帮助学生会开展工作提供丰富材料。

一．工作部门

1.学生会档案管理工作由院学生会办公室档案组成员负责统一管理； 2.各部门应设管理本部门档案的副部长，负责日常档案的收集、整理以及保管工作；

3.各部门负责档案的副部长应与办公室加强联系，沟通思想，交流经验，以便于档案管理制度的顺利推行。

二．学生会档案的分类及内容

1、学生会档案分类为：各类文件类（上级文件、申报表、申请表）、会议记录类、人事档案类（包括各部门及其干部档案类奖惩记录类）、工作计划类活动内容及工作总结类及其他共六类。

有关档案都将据此分类：（1）文件类： 文件（包括上级文件、申请表、申报表）一律按A4纸一份归类存档；（2）会议记录类：

各个部门根据各自部门会议情况包括会议时间、地点、会议内容、会议签到情况于学期末把本学期部门会议；

（3）人事档案类：

学生会人事档案包括院学生会人事任免、调动、奖惩等情况。主要由办公室配合收集资料的完善；

（4）工作计划类：

学生会各部门每学期工作开始（开学第一、二周）都应向学生会主席团呈交一份详细的工作计划，做出本部门在未来一学期内的各项工作设想。此工作计划保留存档，以利于期末部门考核时起参照作用；

（5）活动内容类：

学生会各部门组织活动应当制定活动计划书（策划书），并于活动结束后及时做出活动总结，并把工作总结于活动结束后3天内交于办公室，此工作计划保留存档，以利于期末部门考核时起参照作用；凡学生会集体获得的奖品、纪念品作为工作成绩的体现，必须交给办公室妥善处理，任何人不得私自占有。

（6）工作内容类：

各部门于学期末要上交一份各项工作的详细记录。部长和副部长级以上的干部则须递交一份详细的职务报告，报告应介绍任职期间的工作内容及工作经验教训，并存入档案；

2、学生会成员档案管理： 学生会办公室档案组成员把各届学生会成员的档案设宗，主要含以下材料：（1）学生会干部个人档案；

（2）学生会干部各学期的工作总结以及工作成绩评定；（3）与学生会干部本人有关的各类文字材料；（4）各类材料均一式两份。三．档案管理原则

1.当有办公室档案管理员在场时，直接由管理员负责归档； 2.管理员不在时，应及时通知管理员，由管理员整理归档； 3.管理员归档时，应详细填写档案管理纪录；

4.未经过主席或者办公室主任同意，任何人不得以私人借口借阅档案； 5.调档时，必须持有主席的签字证明；

6.调档时，必须有档案管理人员在场做详细记录，并填写档案借阅表； 7.档案一旦遗失，管理人员应立即上报有关部门并及时补档； 8.档案管理员不得私自翻看档案；

9.未经有关部门同意，任何人不得擅自改动档案，否则一经查实，报主席团严肃处理；

10.档案管理人员必须定期整理核查档案。四．档案内容要求： 1.活动策划书、活动筹备情况、活动及进程结果、活动结束后整理得经验、教训；

2.活动新闻稿。（对于比赛类活动，必注明各轮次的战况及获胜方）五．档案查阅办法：

为了加强档案管理工作，办公室应完整、科学地保管好学生会的档案材料，以备查询、参考、交流，特制订本细则。

1.查阅前请对照办公室档案清单，明确档案名称详细资料； 2.认真填写档案借阅登记表，并由审批人(部长)同意； 3.各部门在指定时间办理查档手续，并确认归还日期；

4.档案查阅完毕后请及时归还，过期不还且未讲明原因的讲上报主席团并做严肃处理；

5.本细则适用于学生会在各项工作中直接形成的，对今后工作具有查考、利用价值的各种文字、图样、图表、奖证、声、像等不同形式的历史记录材料的管理工作。

六．档案的要求：

为加强学生会工作档案管理制度的系统性、完整性和科学性，使学生会工作形成一定的历史资料，特建立本制度。档案制度总则在于规范学生会各类文件资料的管理，利于查询借阅及其他相关工作的有效开展。

1.学生会办公室每年换任之前整理本学年档案资料分类入库，每届学生会换届之前应整理转交本届学生会档案； 2.学期初，由办公室负责收集整理学生会各部门部员最新名单及联系方式；学期末，干部评定等一切评定资料及其结果应及时上交办公室并存档；

3.遇有学生会干部工作调动或辞职离任时，要及时报于办公室备案； 4.对符合规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向档案组或者档案工作人员移交，集中管理，任何人不得据为己有；

5.院学生会的其它文件及文字资料是否列入院学生会档案，由院学生会办公室决定；

6.属于学生会所有的档案，由委员会决定公布：未经上述机构同意，任何组织和个人无权公布。办公室有权查询并作相应处理。

七．档案资料范围：

本制度所称“档案”包括以下内容：

1、各级文件；学生会成员名单及主要学生干部档案；学生会各部门的工作计划、总结活动照片，DV记录等；学生会财务记录、值班记录和会议记录；历届学生会的考核表；学生会的工作简报及上报的其它资料；以及各系学生会、各班委通讯录；以及委员认为要保存的其它资料；

2、档案要做到格式规范、内容完备、条理清楚，手写的应用碳素墨水工整书写。A4纸文档是指文书、档案等原始的或电子的资料。

八、本制度要求全体学生会全体干部认真遵守执行。

八、本制度由院学生会办公室负责监督执行。

九、本制度最终解释权归德化陶瓷职业技术学院学生委员会。

十、本制度自公布之日起实行。

德化陶瓷职业技术学院学生会

2009