吉发食品有限公司档案管理制度_食品安全档案管理制度

吉发食品有限公司档案管理制度由刀豆文库小编整理，希望给你工作、学习、生活带来方便，猜你可能喜欢“食品安全档案管理制度”。

吉发食品有限公司档案管理制度

第一章 总则

1、为规范公司各类档案的管理，更好的为生产工作服务，特制定本制度。

2、本制度根据《档案法》及有关条例制定，本制度仅适用于本公司内部档案的管理，本公司相关岗位工作人员必须遵照执行。

第二章 档案归档制度

3、本公司档案管理工作由行政部负责主管，各部门分管的原则；公司行政部负责文书、人事、工程、设备类档案的管理；各部门负责所属业务范围内档案的管理。

档案工作人员岗位职责：

（1）认真学习贯彻执行《档案法》和档案工作的方针、政策，坚持以法治档，忠于职守，全心全意为本部门各项工作做好服务。

（2）负责管理本部门的档案，做好各门类、各种载体档案的接收、收集、登记、整理、编目、保管、借阅。

（3）积极做好档案的服务利用工作，编制必要的检索工具和参考资料，及时准确地提供利用。

（4）做好档案防火、防潮、防盗、防光、防高温，防尘，防鼠，防虫的“八防”工作，确保档案的完整与安全。

（5）严格遵守“保密制度”工作，未经批准，不得擅自扩大档案的借阅范围，不得泄露档案的保密内容。

4、文件材料的归档要求：

（1）公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。

（2）公司各部门负责本部门范围内归档文件材料的收集和整理，并定期交档案室集中管理，任何人不得拒绝归档。

（3）归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。

（4）归档文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史面貌。

（5）归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。

（6）归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。

（7）归档的文件材料必须为正本，本企业编制的文件应附发文底稿。

（8）归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

（9）非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。

（10）外文材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。

（11）为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水

13、非档案室人员不得随便进入档案库房，库房门窗及箱柜应随时关锁。

14、全体员工对重要档案、文件、资料均须严格执行公司保密规定，不失密。否则应追究责任。

15、凡查阅重要档案，均须办理审批和借阅手续，一般只允许在阅档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续。

16、查阅人员对档案内容承担保密义务，违反规定造成后果者必须追究责任。

17、档案人员要忠于职守，认真执行各项保密制度。

18、定期对保密档案保管情况进行检查，发现问题及时处理。

第五章、档案库房管理制度

19、、档案入库检查：

（1）档案出入库房要清点、登记。定期对库藏档案进行清理、核对，做到账、物相符。对破损或载体变质的档案，及时进行修补和复制。

（2）入库底图应批边分类装袋，照片、磁带等声像档案应存放入专用档案盒（袋）内。

（3）定期对档案保管状况进行全面检查，做好记录，发现问题要采取积极有效措施，保证档案的安全。

20、、档案库房管理：

（1）档案库房未经许可，外来人员不得擅自进入。

（2）档案柜、卷排列科学、合理、整齐、美观，便于调卷。

（3）库房门窗须安装窗帘，库房内采用白炽灯且照度不超过100勒克斯。

（4）避免光线直射档案，更不能在烈日下曝晒档案。防止有害生物对档案的危害。

（5）库房内应有空气调节和温湿度计等设施，及时做好温湿度记录，温度应控制在14度——24度，相对湿度控制在45——60%。

（6）库内及库外应科学地安设温湿度记录仪表，库房应专门安装空调设备。

（7）库房必须配备适合档案用的消防器材并禁止吸烟，定期检查，杜绝一切发生火灾的可能。

（8）档案库房要做到八防。

（9）对库藏档案应经常进行检查，发现问题，及时报告并采取措施予以处理。

（10）每年9月定期对库藏档案进行一次抽样检查，掌握档案管理情况，为科学管理积累资料。

（11）档案库房严禁堆放食品和易燃易爆物，严禁吸烟和使用明火。

第六章、档案鉴定、销毁制度

21、根据《档案法》及《广东省档案管理条例》中的相关规定，编制本企业的档案保管期限表。其中会计档案见会计档案保存期限表。

22、保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限，保管期限从长。

23、从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面监别档案的价值。

作文件等资料。

第八章、人事档案管理制度

33、为更有效的对员工人事档案进行妥善保管，有效保守机密；同时为了维护人事档案材料的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案材料，特制定本办法。

34、本制度适用于全体员工之个人档案，包括：员工入职档案；员工培训档案；员工个人档案；绩效管理档案；员工离岗档案

35、由行政部专人负责保管人事档案，收集、鉴别和整理档案材料，保证档案资料齐全完整，并做好档案的安全、保密、保护工作。管理人员定期进行核查。

36、档案管理内容（1）员工入职档案：（1）个人简历；（2）体检报告；（3）试用期员工考核表;(4)各类合同及协议；（5）离职证明；（6）员工培训统计表等（2）员工培训档案：（1）培训通知；（2）考评结果；（3）派出培训审批表；（4）证书原件

（3）员工个人档案

A、员工人事档案包括员工履历类、鉴定考核类、学历和评聘专业技术职务材料、党团类材料、奖励材料、处分材料、录用任免、岗位异动等材料等。

B、日常使用的档案资料：学历学位、资格证书复印件材料、员工聘任、奖励的文件及复印件。

（4）绩效管理档案：将员工绩效考核相关的档案资料按月归整。

（5）员工离岗档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，退休、死亡等情形。

37、人事档案管理相关规定

1、基础管理

（1）分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。

（2）员工入职前，行政部应对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用或解聘处理。

（3）人事档案按入司时间（或部门）分类存档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时做好在职员工人事档案目录和离职员工人事档案目录，并在档案袋上填写各种人事资料的名称及对档案袋进行编号。人事档案原则上为永久保存。（4）当在职员工的基本档案资料有变动时（如学历变动，身份证号码变动、个人技术职称变动，婚姻状况变动等），应及时将相关资料复印交行政部归案，原件当场查验。

（5）员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上二年后方可销毁（高管及核心技术人员保留至该员工离岗5年止）。

（6）行政部档案管理人员根据气候的不同变化，经常注意档案的“八防”工作。

2、档案的查、借阅

（1）各部门因工作需要查、借阅属本部门人员的档案，须填写申请，并经行政部主管批准后方可办理。

（2）任何单位一般不得跨部门查、借阅人事档案，下级员工不得查、借阅上级员工人事档案，特殊情况下经行政部主管批准后方可办理。

书、技术文件、设备制造图、备件图册、设备档案袋、设备改装图纸及设备维修、使用记录等。

45、设备档案资料由行政部所属资料室负责统一集中管理，保管设备档案资料。

46、新设备进公司，开箱应当通知设备管理员及有关人员收集随机带来的图纸资料，如果是进口设备需提请主管生产（设备）的领导组织翻译工作。随机说明书上的电器图，在新设备安装前必须复制，以指导安装施工，原图交由设备管理员妥善保管。

47、随机带来的图纸资料及外购图纸和测绘图纸由行政部组织审核、校对，发现图纸与实物不符，必须做好记录，并在图纸上修改。设备管理员应将有关图纸复 制后供生产车间维修使用，原图未经批准一律不外借或者带出资料室。

48、图纸入资料室后必须按总图、零件、标准件、外购件目录、部件总图、零件图的图号顺序整理成套，并填写图纸目录和清单，详细记明实有张数，图面必须符合国家制图标准，有名称、图号，有设计、校对、审核人签字。

49、底图的保管。

（1）所有底图按设备类别清点、编号等。

（2）底图的修改应当由有关负责人员签名（盖章）批准，注明个性日期。（3）底图作废、销毁，应当由设备管理员提出，经有关部门负责人批准后方可销毁。

50、动力传导设备技术档案资料的保管。

（1）动力传导设备技术档案资料是指蒸汽、自来水管系、高低压电力电缆、电话电缆等的平面附设布置图。

（2）动力传导设备档案资料由有关部门组织有关技术人员按照各种电缆、管道的实际附设走向进行测绘，底图交公司资料室作密级资料保管。

（3）档案资料必须保持与实物或者实际情况相符，根据公司管线布置变动的情况，档案资料必须作相应的变动，修改后归档。

51、检验（检测）、检修、验收记录等资料由设备管理人员作分类整理后集中统一管理、核对，并在图纸索引中加以注明。

52、设备经改装或者改造后，图纸应当及时修改。

53、图纸的修改应当表示在底图上，并在修改索引上注明。

54、严禁将图册中的图纸拆下作为加工和外协等用。

55、设备档案资料的借阅必须按有关规定办理借阅手续。

第十章、财务档案管理制度

56、财务档案包括：原始凭证、记账凭证、手工账薄、财务报表、纳税申报表及税务相关资料、各种票据领购使用登记薄、财务人员移交清单及交接登记薄、财务软件计算机拷贝磁盘或光盘、各种经济合同、项目成本资料、资产评估报告、借款合同及抵押登记合同、验资报告、审计报告、已作废的各种票据、已使用完的各种票据存根、各项内部审计报告等。

57、财务档案管理人员职责：负责全部财务档案的整理、编号、调阅、借阅、复印、查询等，对财务会计档案的安全、完整、保密负责，对于应当入库保管的资料应及时入库纳入管理。

58、每月的原始凭证、记账凭证应在每月账务完成纳税申报后，由会计人员协同-