11档案立卷归档制度_各种档案立卷归档制度

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编号：HJ-ZD-XZ-11-G1

豪钧同创科贸有限公司

档案立卷归档制度

一、总则

1.为加强公司档案管理工作，特制定本制度。

2.归档的文件应按年立卷，公司内部在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

3.文件承办部门及承办人应保证经办文件的系统完整（文件上的各种附件一律不准抽存）。工作变动或因故离职时应将经办文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

4.公司各种文件资料及相关表格，都有其制定的内容和标准格式，任何人不得随意修改，如确有已不适之处可经主管领导同意后由原撰写进行修改后重新签字定稿发布。代理产品协议及外来协议一般不由公司拟定其内容及格式，但必须经总经理阅后方可操作执行。

二、文件材料的收集管理

1.公司文件材料按其重要性、保密性和总体性分为公司级档案、部门级档案。公司级档案主要是机密性文件，由公司设专（兼）职档案管理员，由总经理直接管理，部门级档案由部门兼职档案管理员管理，人员保持相对稳定。

2.专（兼）职档案人员的职责

1）具有档案人员应有的道德品质，严守档案机密，遵守本岗位档案工作流程，了解本岗位的工作业务，掌握文件材料的归档范围，并做好归档记录。

2）认真执行归档制度，对承办的文件材料及时收集归卷，并按借阅权限控制借阅，对应存未存的文件材料要催办并报主管领导对之考核。

三、档案分类

1.档案主要内容

1)公司管理文件资料

会议材料、外来文件、公司内部请示与批复文件、公司各种证件、计划总结报告、行政工作的合同协议、员工任免奖惩、劳动管理、公司历史沿革大事记等材料、内部管理资料，外部加工协议、运输协议、代理产品协议等公司对外各项合作协议。

2)财务文件资料

各部门备用金申报审批资料、工资管理、财务成本费用有关资料、按财务规定应保存的各种凭证、帐目、报表等。

3)业务文件资料

定货合同及生产任务单有关资料、招标书、各种与业务有关的记录、客户资料、部门间传递 1

资料（如工厂发货通知单）、内部管理资料。

4）设计、产品图纸技术资料

设计任务单有关图纸资料、新产品开发图纸技术资料、图纸样册等资料、产品图纸资料、生产过程的各种记录、内部管理资料。

2.档案载体

文件资料归档根据适用性及保存价值可分为：文件资料、软盘、光盘，但均需在计算机中保存一份。

四、机密文件

1.内容及保存期限

1)设计、生产图纸技术资料：具有专利、专用、独特性的图纸资料及其他技术上属于机密性的资料。保存期限属永久保存。

2)业务资料：销售资料、市场情报、客户资料及其他业务上属于机密性的资料。保存期限5年以上（长期保存）。

3)财务、公司管理资料：财务文件资料、各种公司证件，外部加工协议、运输协议、代理产品协议等公司对外各项合作协议。公司认为有必要列入机密文件的管理资料。财务归档资料按财务规定要求期限保存，公司资料一般为永久保存。

2.保存形式

1)设计、生产图纸技术资料按类目保存形式采用计算机内保存、光盘保存、图纸资料文件资料保存。

2)业务资料按类目保存形式采用计算机内保存、软盘备二份保存、文件资料保存。

3)财务、公司资料依类目要求及有效期间予以计算机内保存和文本文件保存。

2.机密文件资料管理

公司的机密文件资料在归档记录上要有注明，机密文件档案归档见相应流程，每月各部门增加的机密文件，于次月5日前由各部门填写“机密文件增列表”呈总经理核阅，并于每年年底清理档卷，将认为已无需继续保管或已消失机密性质的文件，填写“机密文件销毁表”呈报总经理核准后销毁，销毁需两人在场，如机密性文件资料应归档未归档，经查记录查明原因后，按处罚条例执行。

五、平时归档

1.设计、产品图纸技术资料

1）设计部电子图纸资料管理

设计部的电子图纸资料，随着平时设计图纸的增加而分类、分目录保存在计算机中，通过内部计算机连网，图纸资料可以资源共享，在此基础上，通过规定的一台计算机统一向外传递邮件，其

它计算机无拷贝功能。

2）设计图纸资料、产品及新产品图纸技术资料

a． 设计部图纸照片资料

设计部图纸照片资料属公司级档案，由公司统一管理归档。设计部应将平时设计积累的图纸照片、新产品开发图纸资料按类别进行电子文档保管，由公司档案管理员负责办理借阅手续，设计部借到借阅单才能打印图纸资料，设计部按要求每月对图纸样册换页更新，并由公司档案管理员整理编册，做好更新记录（见档案借阅管理制度）。

b.工厂产品及新产品图纸技术资料

1）工厂产品应有的图纸资料有

单体图、加工图、安装图及说明

2）新产品图纸技术资料有

寻价单、单体图、加工图、安装图及说明

工厂产品及新产品图纸技术资料属公司级档案，由厂长统一分类归档保管。

2.业务资料

1）业务部归档

定货合同、生产任务单有关资料、招标书、各种与业务有关的记录、部门间传递资料、内部管理资料，由业务部在平时的工作中积累分类归档，并做好归档记录，以备查找。对于已签定的定货合同按月归纳到公司客户资料中。

2）公司级归档资料

客户资料及其他业务上属于机密性的资料为公司级档案，由公司统一管理归档（见客户资料管理办法）。

3.财务、公司资料

1)财务文件资料为公司级资料，由财务部按财务规定归档保存。

2)会议材料、外来文件、公司内部请示与批复文件、计划总结报告、行政工作的合同协议、员工任免奖惩、劳动管理、内部管理资料属行政部管理资料，平时按时间顺序分类归档保存，按文件编号做好记录。

3)公司各种证件、公司历史沿革大事记等材料属公司级档案，由公司统一归档管理（见流程

四）。

4.各专（兼）职档案管理员应根据归档范围，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”，并标明借阅权限。

1.专（兼）职档案管理员应及时将已归档的文件材料，按照“案卷类目”，放入平时保存文

件卷内对号保存，并在收发文登记簿上记录。

六、立卷

1.案卷的要求是：遵循文件形成规律和特点，保持文件之间的联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

2.归档的文件种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

3.在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件分别立在一起，不得分开。

4.不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复放在批复年立卷，跨年度的规划放在针对的第一年立卷，跨年度的总结放在针对的最后一年立卷。

5.卷内文件应区别不同情况进行排列，应依其文件资料形成规律或特点进行编号，编号原则应有部门、年月，目的是便于查找。

6.永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，卷内目录放在卷首。

7.案卷封面，应逐项按规定用钢笔或签字笔书写，字迹工整清晰

8.案卷立卷后按排列格式（先卷内目录后文件）以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。

本制度经过经理会讨论后，总经理批准之日起实施。

北京豪钧同创科贸有限公司总经理：

年月日