行政执法案卷管理归档制度_行政执法案卷管理制度
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昌吉州质量技术监督局 行政执法案卷管理归档制度
第一条 为加强和规范昌吉州质量技术监督局行政执法案卷管理和归档工作，制定本制度。
第二条 本制度在昌吉州质量技术监督系统内适用。
第三条 行政执法案卷实行统一管理的原则，不得分散在执法机构和个人手中。
第四条 各执法单位要建立健全归档制度，实行一案一立的原则，结案的案件都应具备完整、准确、系统的档案。
第五条 立案案卷，卷内文书必须有案卷封皮、卷内目录、现场检查笔录、立案审批表、调查笔录、案件讨论记录、通知、行政相对人陈述笔录、行政处罚决定书副本、送达回证、罚没款收据、结案审查表，需要有其它证据、文书等材料的，也要收入。卷内材料按时间顺序排放。
第六条 现场处罚案件，卷内文书必须有案卷封皮、卷内目录、现场检查笔录、现场处罚决定书副本、罚没款收据、结案审查表。
第七条 案卷从立案到调查取证阶段由案件承办机构保管。
第八条 调查取证完毕后，由承办机构将案卷交案件审理办公室。
第九条 案件审理办公室自收到案卷起三日内对其进行审查，认为事实清楚、证据确凿的，交案件审理委员会审理；认为事实不清、证据不足、文书不全的，退回承办机构进一步补充调查。
第十条 案件经审理、相对人陈述申辩、听证、做出处罚决定后，案件审理办公室组织案件承办机构制作《行政处罚决定书》，与案卷一起交由案件承办部门执行。
第十一条 案件执行完毕后，由案件承办机构填写《结案报告》后，报主管行政执法工作的领导审批后予以结案。结案案卷由案卷承办机构整理装订，装订后的案卷暂由承办机构保管。
第十二条 案件承办机构每年年初将上一年承办的案卷，在经案件审理办公室审查后，交局档案室统一归档保管。
第十三条各部门在交接案卷时，应当严格履行交接手续。
第十四条 案卷要分类编号保管。类别和保管期限统一用汉字，年代号和序号使用阿拉伯数字。
第十五条 案卷的整理归档应做到以下几点：
1、归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数应齐全完整；
2、案卷的排列顺序原则上以时间顺序为准，依次排列；
3、案卷内的文件材料应依次排列顺序，编写页号，统一在有文字的每页材料正面的右上角，背面的左上角用铅笔编写页号；
4、卷内文件材料要取掉金属物，对已破损和无装订线的文字材料，应按裱糊技术要求进行托裱（加边）；字迹已经扩散和字迹不清楚的，应复制并与原件一并立卷（复制件放在本卷后面）；
5、案卷内的文件材料用纸和书写格式要规范统一，严禁用红蓝黑铅笔、圆珠笔书写文件，不能用热敏传真件；对文件中红蓝黑铅笔、圆珠笔书写起草的文件和热敏传真件，要进行复制并与原件一并立卷（复制件放在本卷后面）；
6、案卷应采用三孔一线的方法装订；
7、案卷归档的存放条件应当符合档案管理的规定；
8、要有案卷登记本；
9、案卷保管期限分为长期、短期两种。长期为6至50年，短期为15年以下。大案（货值20万元以上）要按长期保管。其他案卷短期保管。现场处罚案卷保管3至4年，立案处罚案卷货值在5万元以下的保管5年，5万元以上10万元以下的保管6至10年，10万元以上20万元以下的保管11至15年（“以下”不包括本数，“以上”包括本数）。
第十六条 归档案卷如使用，应当履行报批手续。
第十六条 本制度自发布之日起执行。二00三年六月二日
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