销售合同管理制度_公司销售合同管理制度

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档案管理制度

一、合同管理

第一部分：认购书存档管理

一、认购存档所需资料：

1、认购书原件第一联；

2、情况说明（刷卡）；

3、声明（不得变更买受人）；

4、认购金收据复印件（2份）；

5、身份复印件2份（个人及配偶）；

6、户口本复印件2份（主页、户主页、个人页及配偶户口本复印件）；

7、结婚证复印件2份；

8、暂住证复印件2份；

二、认购资料存档要求

1、将以上资料入档案袋存档，待客户签时使用。、2、档案袋上需填写客户姓名，房号。

3、认购书需放专门处进行保管。

第二部分：签约合同存档管理

一、签约存档所需资料1、2、3、联机备案表原件2份（已盖章）； 合同原件四份（合同已盖章正副本各2份）； 房款发票复印件2份；4、5、6、7、8、9、会签单原件； 家庭成员登记表（表

一、表二）； 身份复印件2份（个人及配偶）； 户口本复印件2份（主页、户主页、个人页及配偶户口本复印件）； 结婚证复印件2份； 暂住证复印件2份；

10、外籍非京人员需提供5年社保及纳税证明；

11、认购书存档所有资料。.二、合同存档要求

1、审核合同是否已盖章，合同盖章页数为：P18、P19、P24、P26、P27、P48、P56、齐缝章、正副本章；注P18需盖合同章及人名章。2、3、4、审核存档资料是否齐全。将合同及存档所需资料一并放入档案袋存档。档案袋上需标明：房号、客户姓名、合同号、签约日期、业务员姓名、支

付方式。应逐项按规定书写，字迹要工整、清晰。5、6、7、所有档案按照楼座进行分类保存，并定期进行检查，查阅文件的完整性。合同存档资料室要定期进行检查，排查各类安全隐患(如：火患等)。档案室的钥匙有专人进行管理，其他人员未经批准不得进入档案室翻阅客

户资料。

8、9、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报。必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

三、合同领取及借用要求

1、客户领取合同原件（或复印件）必须在合同领取登记表上登记，并签字确

认。

2、3、合同领取登记表由品管负责管理。客户领取合同原件（或复印件时）必须进行面签，原则上要求必须是本

人亲自领取并签字。

4、银行领取合同（银行放款），必须进行合同领取登记，同时领取人签字确

认。

5、如客户有其他需要借合同，必须请示开发商相关负责人，经批准后方可。

二、档案管理制度1、2、3、4、严格执行档案整理、保管、制度和规定，确保其完整、系统和安全。档案按档号排放，档案柜编顺序号。借出的档案须按时归还，利用后的档案应随即放回原处。不得窃取、出卖和涂改档案，切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。5、6、7、定期对库房档案进行全面检查、清点，发现问题及时处理。认识档案保密工作的重要性，严格遵守有关法规和制度。查阅档案须经负责人批准，必要时请示领导批示。客户个人档案信息、资

料因工作需要使用的，须经负责人同意，并请示开发商获批准后，填写客户资料使用单，使用人签字确认。

8、9、未经批准，任何人不得私自带档案出馆。因需要经批准摘录或复制档案材料的，须妥善保管，用后销毁，如发生涉

密问题，后果由使用者负责。

10、如有违反保密规定的，视情节轻重进行处理。

11、查阅档案，须经负责人批准。

12、查阅利用档案时不得随意涂改、拆卷或损毁。

13、严禁烟火、易燃、易爆及腐蚀物品进室。

14、做好安全巡查工作，下班时关好水电、锁好门窗。

15、发生火警、火灾要迅速报告，并全力扑救。