文件及档案管理制度_文件和档案管理制度
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档案管理制度
为加强公司的档案管理，根据企业档案管理要求，结合公司实际情况，特制定档案管理制度。
一、职责要求
1、公司档案由办公室负责管理。负责公司所有档案的收集、整理、归档、保管、借阅及档案室的日常管理工作。
2、公司设立专门的档案室，由办公室人员负责日常管理。
3、公司各部门档案由各部门落实具体工作人员负责本部门档案的收集、整理，于年底按需要统一交档案保存管理。
二、档案资料的归档范围、分类和保管期限划分
1、凡是反映公司各方面发展情况的书面文件、声像资料、实物等各类载
体的资料都属于应当归档的档案资料。
2、根据实际情况，将公司档案分为管理文书档案（行政、经营、生产）、科技工程档案（产品、科研、基建、设备）、人事档案、声像档案、实物档案和会计档案六大类。
3、各类档案的归档范围和期限划分基本要求。
（1）文书档案：公司制定的制度文件、处理重要问题形成的文字记录，召
开重要会议的文件材料，重要的请示、报告、总结、综合报表、机构变更、班子成员任免的等文件，上级有关部门下发的针对公司的文件材料和需要执行的中要文件等材料，列为永久档案保管。公司处理一般工作问题的材料，一般会议材料，一般管理文件材料，上级机关下发的与公司有关的一般文件材料，下属单位报送的总结报告、统计报
表等材料，列为短期档案保管。
（2）科技工程档案：产品开发阶段的开发建议、可行性研究报告、批准立
项文件、技术任务书、合同书、研制计划、方案计划、方案等材料，设计试制阶段的设计计划、图样配方、技术（故障）分析、试验记录、质量分析、试制总结、操作规程、出厂说明等材料，鉴定验收阶段的用户反映、创优获奖材料等，都列为长期档案保存。
公司基建工程勘测测绘、设计、施工、竣工、验收、创优全过程的文
件，图纸、合同、报告、重要记录等材料都作为永久档案保存。重要
设备的购置、安装、运行、维修、管护全过程的批准文件、合同、图
纸、设备说明书等，随机材料、检验记录、操作规程、维修记录、事
故处理、转让、折旧等材料，作为长期档案保存。
（3）干部（职工）个人履历、自传、学业专业技术、政治审查、参加党派、奖励、处分、录用职务、工资待遇、离退职、参加代表会议、业绩成就、考核等材料，作为永久档案保存。
（4）凡是反映公司重要会议、重大活动、重要管理、技术、质量、安全等
各方面成就，反映有关机关及其领导人到单位视察指导工作等方面的照片，影片、音像带以及记录本单位重要会议、活动、文件讲话等方
面资料的光碟、软盘、胶片等，多作为长期档案保存。
（5）实物档案主要指各类奖杯、奖牌、奖状和纪念品等，都作为长期档案
保存。
（6）会计档案由财务部单独设立档案室保管，其中的凭证、帐簿、月季报
告、银行对账单、银行余额调节表等作为短期（15年内）档案保存。
年度财务报告、保管清册作为永久档案保存。
三、档案的收集整理归档
1、办公室将各部门形成的档案材料和有关领导手中的材料进行收集，以免散去。最晚应在每一年1月将上一工作年度的档案材料收集齐
全。
2、办公室每年年初集中时间和人力，将上一工作年度的档案材料进行
集中整理归档，最迟在每年2月底完成归档工作。
3、对相对集中的工程、声像、会计和个人档案由各部门按要求及时完
成归档工作。
4、不同的档案要按不同的规则进行整理归档。管理文书类按年度—机
构—成文时间进行归类排序，一文一件；科技工程类按产品、项目、设备的立项、开发、竣工、验收的自认顺序归类排序，装订成卷；
干部（职工）个人档案按履历、学业技术、政审、任免待遇的顺序
排序，每人一卷；声像类档案按不同载体和内容时间归类编目，专
门存放；实物档案主要指各类奖杯奖牌，按级别和时间归类编目，集中存放；会计档案按凭证、帐簿、报表归类排序，专门存放。
四、档案的保存和移交
1、各类档案除特殊情况外，整理完毕后须统一存放于档案室，由档
案室工作人员具体负责日常的保管和利用工作。
2、科技工程类档案按项目的竣工验收时间，各部门保存一年后交公
司档案室，声像档案由各部门保存一年后交公司档案室；会计档案由
财务部存放；人事档案由办公室集中统一保管。
3、公司应将永久和长期档案保存3年后，由办公室统一归类后，做
相应的封存手续。
4、部门因各种原因撤销的，应将全部档案移交公司档案室；企业被
合并的，应将档案同时并至合并后的单位。
5、各部门及其工作人员对档案的存放，保管和移交承担相应责任，不得遗失、损毁。
五、档案的借阅利用
1、档案室和档案工作人员负责保存档案的借阅、保管工作，非经允许任
何人不得私自查阅公司档案。
2、档案室和档案工作人员要编制各类档案目录索引，为查阅利用提供方
便。
3、借阅档案要履行登记手续，不得带走、丢失、损毁、未经同意不得复
制。
六、档案的销毁
1、任何人不得擅自以各种方式销毁公司保存的所有档案。
2、对于已过保存期限的档案，要由公司组成鉴定组鉴定，制定销毁清册，并由企业主要负责人签字同意后，安排专人集中销毁，并至少有两人在场监督。
七、对档案工作的督察
1、各部门要将档案工作作为本部门相关人员的岗位职责确定下来。
每年3月份由办公室针对上年度档案的整理归档工作进行一次集中督查。根据督察情况，按照岗位职责进行惩罚。
