合同管理制度 (发布版)_合同管理制度试行版

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合同管理制度

一、总则

为规范公司合同管理工作，明确管理职责，界定管理层面、提高管理效能。做到管理有规章、签约有约束、履行有核查,有效防范与控制合同风险，维护公司合法权益。根据《中华人民共和国合同法》及相关法律、法规，并结合公司实际情况，制定本制度。

二、定义

本制度所称的合同，是指公司与公司以外的自然人、法人、其他组织之间就设立、变更、解除民事权利义务关系所签订的协议。

三、适用范围

（一）本制度适用于公司的合同管理工作（劳动合同除外）。

（二）本制度适用于公司所属的各部门。

（三）公司建立“统一管理、统一审查、分级负责、全程监控”的合同管理体制。

（四）除本制度另有规定外，公司的生产、经营、项目建设等一切对外交易活动，均应签订书面合同。

四、合同管理职责

（一）公司及所属部门对外签订及履行合同时应做到遵守法律法规、诚实守信、保守秘密、维护公司利益。

（二）合同管理由合同主办部门、财务中心及其他相关部门分别行使职权，各部门行使职权应遵循职责明确、相互配合、严禁推诿等原则。

（三）公司各部门为合同主办部门。合同主办单位（部门）是合同业务的直接责任人，对合同的订立、履行全过程负责。

具体职责如下：

1、负责确保合同项目计划经公司有效审批；确保合同标的内容与计划一致；确保合同申报的内容准确；确保文本、资料规范、完整、真实；确保合同标的满足相关技术要求（产品的技术性能、标准、质量等）；

2、负责审核合同相对方的签约资质和履约能力。合同相对人是法人的，应

（六）合同主办部门为最终签约部门，其他部门应当在本部门职责和权限范围内对合同进行审核，并协助、配合、监督合同的签订和履行。

五、管控说明

（一）合同主办部门与他方达成合约意向，经协商一致，除即时结清者外，一律应订立书面合同，严禁口头协议和非正式书面协议。

（二）特殊情况下，以传真、公文信件或者电子邮件等方式签订合同的，应当随即以正式的书面合同予以确认。

（三）合同主办部门应在交易开始前办理完毕合同签订事宜。非遇突发事件等特殊情况，坚决杜绝履行在先，签订合同在后的情况发生；确遇特殊情况需事后补签合同的，应在事后3日内履行合同签订审批流程，并在OA系统合同审批流程中写明合同补签原因。

（四）原则上合同主办部门应使用公司发布的统一合同文本。如无统一合同文本又需多次重复使用的合同文本，由合同主办部门负责起草，经法务负责人审定后，公布使用。

（五）公司所属非独立法人单位（部门），未经特别授权不得以本单位（部门）名义对外签订合同。

（六）凡未经OA系统合同审批流程审查过的合同，而由合同主办部门私自签订的，由此导致的一切法律风险及后果均由私自签约的合同主办部门负责。

（七）国家法律法规或行业规范对供应商、服务商等的从业资质有规定的，必须选择具有相关资质的单位提供商品或服务。

六、合同起草

（一）合同主办单位（部门）在公司授权的职能范围内起草合同。

（二）订立合同时，必须做到充分协商，合同对当事人权利、义务的约定必须明确、具体，合同文本用语应当准确、严谨、简练、规范。合同一般应包括以下条款（根据签约需要，选择适用）：

1、合同标题明确，各方当事人的法定全称、法定代表人、住所应当与各方当事人的有效证件等资信材料载明的情况一致；

2、签约的目的和依据；

3、合同标的。合同标的应具有唯一性、准确性，标的物应详细约定规格、及经营信息、技术信息的合同，应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任；履约期限1年以上的重大合同应当约定双方联系制度。

（三）涉外合同的内容按照有关法律规定确定。

（四）合同主办部门应就合同文本统一进行合同编号：

1、合同编号的格式为：公司代码-部门代码-签订日期-流水号。（1）公司代码一律为“****”；

（2）部门代码：合同主办单位（部门）代码（3）签订日期：即合同签订日期，八位阿拉伯数字。

（4）流水号：合同主办部门该年度所签合同的顺序号，由四位阿拉伯数字组成，是按合同签订先后顺序编制的流水号，自“0001”起，至“9999”止。

（5）补充协议、变更（解除）协议或长期合同项下的订单与主合同共用一个合同编号，但在主合同编号的流水号后，根据补充协议、变更（解除）协议或订单的签订次数及顺序在合同编码后用扩号加两位阿拉伯数字标识，自“01”起，至“99”止。

（五）合同文本除签订日期、合同编号或签字栏内容外，一律采用打印字体，不得手写。

七、合同的审批签订流程

（一）原则上合同一律在OA系统合同审批流程中申报、审查、审批；对于个别特殊合同可以通过纸版进行申报、审查、审批。

（二）合同主办部门负责合同的谈判和合同文本的起草，并填制合同审批单，然后依次经主管领导、财务中心、法务部及其他有关部门直至总经理签批意见，经对签批意见处理落实后形成的合同正式文本方可由公司法定代表人或负责人签字盖章。

（三）合同主办部门根据经济业务实际情况，对合同审批部门的签批意见无法落实的，应在合同合同审批流程中进行情况说明，并经主管领导同意，否则提出签批意见的部门应将该合同审批流程驳回合同主办部门，不予审批通过。

（四）使用法务提供统一合同范本的，主办部门仅需在合同中填写金额、数量等基本情况的，可以不经过办法务审核。

（五）涉及到重大经济、法律责任，有重大影响的合同，应由合同主办部门

（十六）合同签订后，任何单位（部门）和个人不得对合同文本进行涂改。合同内容的变更、合同主体的转让，必须签订书面变更协议或补充协议。

（十七）合同经我方签字盖章，但合同相对人尚未签字盖章时，如合同所涉及业务发生变更或取消，导致该合同文本作废的，则我方合同主办部门需将我方已签字盖章的所有合同文本交给印章管理部门，不得擅自进行处理。

（十八）合同相对人是法人或其他组织的，必须加盖与合同相对人主体名称完全一致的公章或合同专用章，不得以其他业务章或部门印章代替；合同相对人是自然人的，必须是本人亲笔签名并摁手印，不得他人代签。

（十九）合同审查应认真、准确、及时、高效。具体要求如下：

1、合同主办单位（部门）、审查部门应在1个工作日内完成合同申报、审查工作；

2、对于审核中遇到问题需要进一步核查的，应在2个工作日内完成；

3、因公出、岗位调整或其它原因不能及时完成合同申报、审查等工作时，应及时做好工作转委托、交接。

八、合同的履行

（一）合同在签字、盖章，且约定的生效条件成就前，不得实际履行。合同生效后，一切与合同有关的部门及人员应全面、及时履行合同，确保信誉；

（二）公司任何部门及人员发现合同相对人不按照合同约定履行的，应当立即通报合同主办部门，合同主办部门应当在法定或合同约定期限内以法定或合同约定方式向对方催促履行或者提出索赔。不按照合同约定履行，包括不能履行、不全面、不适当的履行。如需出具催促履行合同和索赔函件，应由法务负责起草；

（三）公司任何部门及人员收到合同相对人提出的催促履行合同和索赔的函件或告知，应当立即送交或告知合同主办部门，由合同主办部门商同办法务负责人制定对策，经合同主办部门负责人签注具体意见后执行；

（四）有关合同履行中的书面签证、收发货单据、结算文件、往来信函、文书、传真等均为合同的组成部分，必须由双方业务代表签字或加盖印章。各部门应将相关资料保存备案。合同权利义务完全履行完毕后，合同文本及相关资料交由主办单位存档保管；

（五）合同主办单位（部门）或合同相对人将我方或双方已盖章的合同原件

务，并与其他部门共同积极配合法务商讨解决方案，经审批流程完成后决定提起诉讼或应诉；

（二）合同纠纷的提出，加上与对方协商处理纠纷的时间，应在法律规定的时效内（一般为2年）进行；

（三）对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书和有关主管机关或仲裁机关的调解书、仲裁书，在正式生效后，主办单位（部门）应指定专人负责该文书执行的跟踪和履行情况。对方逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书的，合同主办部门应及时上报。经协商无效者，由法务向法院申请执行；

（四）合同纠纷处理或执行完毕，法务负责人应及时通知相关部门，并将有关资料整理归档。

十一、合同档案管理

（一）合同主办单位（部门）应当建立本部门合同台账及合同档案资料管理工作。

1、合同档案是指合同谈判、签订、变更、履行和争议处理过程中形成的，具有查考利用价值的各种书面、电子资料等与合同有关的所有资料。包括但不限于：

（1）调查资料；

（2）合同正本及附件原件；（3）合同审核和审批资料；

（4）合同谈判、签订、变更和履行过程中的往来函件（信函、传真、电子邮件）等；

（5）合同谈判、签订、变更和履行过程中签订的意向协议、补充协议、备忘录、会议纪要等；

（6）争议处理过程中形成的和解协议书、仲裁调解书、仲裁裁决书、决定书、民事裁定书、民事判决书等；

（7）合同履行过程中的有关文件资料；（8）其他应当存档的相关资料

（二）合同履行完毕或合同的权利义务终止后，合同主办单位（部门）应当及时整理合同资料，确保资料齐全，按合同编号归档。定期将合同档案移交给档