档案室文秘档案管理制度_文秘档案管理制度

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档案室文秘档案管理制度

公司的文秘档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为了加强对文秘档案的管理，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

一、管理职责

（一）行政部是公司文秘档案的归口管理部门，负责文秘档案管理制度的贯彻及在各部门的执行检查，加强对文秘档案室的业务领导和工作实务指导。

（二）各部门所负责的部门内部档案资料，应有专人兼管。同样也应执行本制度所规定的各项条款要求。

（三）文秘档案室是公司对文秘档案的专管机构，在行政部的领导下，其管理的主要职责为：

1、制定或参与制定关于文秘档案管理方面的规章制度。

2、协助行政部长对各职能部门文件资料归档管理的指导监督。

3、负责把永久性的文秘档案移交给相关档案机构的工作。

4、总结经验，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文秘档案资料能够充分得到利用，为经营服务产生收益。

二、归档资料的分类

1、A类——规章制度类；

2、B类——行政管理类；

3、C类——法制法规类；

4、D类——内部发文类；

5、E类——馈赠、捐赠资料类；

6、F类——标准、清单、检验报告、申请、说明类；

7、G类——各类事故类；

8、H类——设备仪器类；

9、J类——基本建设类；

10、K类——经营管理类；

11、TZ类——特殊载体类；

三、文件资料的立卷归档

（一）档案的收集

1、凡属本制度第三条所涵盖的文件资料，均应归档统一管理，各部门应做好资料的分类立卷，至次年元月底整理归档；会计归档类在年度终结后，由财务部门编造清册，每两年归档一次。

2、银行票据由财务部立卷留存；各类报表（应收帐报表、销售报表等）报相关领导阅后由专人回收并即刻销毁，只财务部立卷留存。

3、业务要货计划、往来函等业务传真、资料由业务部立卷留存。

4、各类外来文件、资料由总经理办公室负责立卷留存；内部文件原则上各部门传阅后，即由总经理办公室回收立卷留存。

5、公司员工应注意随时收集各种信息资料，并及时汇总到各部门档案管理员，员工因公外出参观学习考察和参加各种会议回到公司后，应

将相关资料全部移交档案管理员。

（二）立卷归档的时间

1、凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交办公室立卷归档。

2、对于某些专门文件，或驻地分散在外的个别业务单位的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。

（三）立卷归档的要求

1、各部门兼职档案员在规定的归档时间内，把整理审定完毕的文秘档案资料，递交文秘档案室立卷归档。

2、移交档案要填写移交清单，移交清单一式两份，双方签字后各执一份。

3、归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须归在一起。

4、立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，然后还要填写备考表，注明保管期限。

5、填写案卷一律用黑色炭素笔或钢笔,禁止用圆珠笔或铅笔,字迹应清楚、准确。

6、立卷应以本单位形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。

7、立卷应以同类问题为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。

8、立卷应把上级文件于本公司文件（除请示、批复外）按保管期限和文件年限分开立卷。

9、立卷归档后，发现还有需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。

10、文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。

11、各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有条件，并保持其完好无损。

12、声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。

四、文秘档案的借阅

1、文秘档案主要供本企业利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人需须持介绍信，并经公司领导批准，可查阅无密级档案。

2、各部门工作人员可直接查阅属于本部门业务工作范围的文秘档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，须经公司领导或原形成档案部门领导批准，方可借阅。

3、文秘档案的借阅者应负责档案的完整和完好，不得私自影印、复印、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加注标语，不得转借，如有违纪，酌情处罚。

4、珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采取复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制文件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制件不会有误。

5、必要时，档案室应对所提供档案出具证明，证明材料写好后应仔细校对和审查，加盖档案室印章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自对档案资料作解释或下结论。

6、文秘档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以作短期外借，最多为七天，且必须经有关领导批准并办理借阅手续；如要延期借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。

7、借阅文秘档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。

五、文秘档案保密要求

1、档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。

2、档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密、秘密三级。

3、有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室。有密级档案复制时，需经公司办公室主任或副总以上领导批准。

4、有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经办公室主任或副总以上级领导批准。

5、对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。

6、外来参观人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。

7、档案管理员丢失或擅自提供泄漏档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。

8、企业在职工工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能调离。档案管理员调离，应由办公室主任监督办理，档案交接之后，方能调离。

六、超期档案的销毁

1、对超过保存期限的档案，由档案管理员登记造册，经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定，报分管副总批准后，按规定销毁。

2、经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。

3、销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。