财务费用报销制度（推荐）_财务费用报销制度
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长沙 费用报销制度及流程
为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为，合理控制费用支出，特制定本制度。本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为税费支出、员工工资及福利支出、日常办公费用、营业费用、差旅费、押金及其他费用支出。本制度将详细说明与报销相关的物资采购、预借款、费用报销单填制以及费用报销流程和相关规定。
本制度于发布日正式实施，适用于公司全体员工。
一、财务费用报销流程
为便于财务做账，公司初定每周三下午为办公物资采买时间，每周四上午10点为行政处小额报销时间，下午3点后为财务与出纳对账时间，每月25日下午3点为当月最后报销时间，逾期的费用报销过度到下一个报销日。具体流程如下：
1、物资采购报销流程：
（1）批量采购申请，需提早填写批量“采购申请单”；
（2）行政核实物品种类，财务核实价格；
（3）采购物资总价超过500元需另提交总经理批示，方可采购；（4）如果需要预支款项的，需填写“借支单”；（5）财务与行政核实借支款项；
（6）借支款项超过500元的需总经理批示；（7）凭已签字的借支单到出纳处预支款项；
（8）物资采购完成返回公司需及时（三个工作日内）按要求填写费用报销单；（9）行政核实报销款项是否合理，财务核实价格；
（10）出纳处予以报销，提前借支的，借支单当场作废留作备案不予以返还；（11）出纳将费用报销单交财务做账。
2、出团报销流程
（1）出团前提早填写“出团申请表”；
（2）行政核实费用种类，财务核实价格；（3）总经理批示；
（4）如果需要预支款项的，需填写“借支单”；（5）财务与行政核实借支款项；
（6）借支款项超过500元的需总经理批示；（7）凭已签字的借支单到出纳处预支款项；
（8）活动结束后三个工作日内须按要求填写费用报销单将活动款项予以处理；（9）行政核实报销款项是否合理，财务以“出团申请单”为标准核实价格；（10）出纳处予以报销，提前借支的，借支单当场作废留作备案不予以返还；（11）出纳将费用报销单交财务做账。
二、采购申请流程及规定
公司所有物资采购必须事先填写《采购申请单》，经财务及行政审核作出预算或总经理批示后方可采购，否则不予以报销。原则上统一每周礼拜三下午由行政人员出去采购，活动道具采购由跟单人员安排。若事出紧急或采购物资比较特殊，需总经理批示后方可自行采购。
《采购申请单》的填写：
①申购日期、品名、规格或品牌、单位、数量、预计单价、采购人、采购时间必填；
②申购人为一人应在表格左上角处注明，申购人为一人以上在备注栏予以标注；如果是针对某次活动而采买的活动道具或物资需在备注栏注明活动名称。
③单据填写后交财务审核，财务负责类别栏的填写及封单，审核无误后交总经理批示； ④总经理批示后方可外出采购；
三、出团申请流程及规定
公司所有活动出团须事先填写《出团申请单》，一般由该活动后勤人员填写，经财务及行政审核、总经理批示后方可生效。申请单中必须将可能发生的费用填写明确，未提前做计划的费用不予以报销。活动过程中的所有费用进出均由后勤负责，活动结束后3天内须将活动款项到财务、行政处予以处理，实际活动开销不得超过计划的3%，特殊情况除外，否则超支部分由后勤人员自行承担。
另单笔活动结束后，跟单员应及时追款，必须在合同规定期限内予以追回，否则需承担相应责任，特殊情况需提前申请。
四、款项预支流程及规定
所有款项预支都必须填写《现金预支单》，填写格式“今因（原因）需预支款项（大写）元整（小写）。”预支人**，预支日期**。财务/行政审核签字，金额超过500元需交总经理签字。
公用费用预支需在半月内予以处理，私用费用预支最迟处理期不得超过一个月，延时不处理且不作说明者，预支款项从工资中扣除，且处以200元罚款。
款项预支注意事项：
①行政出纳处理公司一切资金进出业务，包含预支业务；
②所有款项预支都必须填写《现金预支单》，超过500元需提早两天告知出纳备款；
③500元以内公用费用预支，财务及行政审核签字后可直接到出纳处预支。500元以上还须总经理批示签字方可到出纳处预支； ④所有私用费用的预支，必须由总经理批示后方可到出纳处预支；
⑤款项借支后应及时冲销，一般不超过3个工作日，特殊情况经总经理批示后可延期，但最长不超过一个月，否则从员工个人收入中扣除，直至完全冲销为止，同时处以200元罚款；
⑥上笔借支款项冲销之前不允许再借支备用金；
⑦预支款项处理完成后，出纳当场作废，不予以归还，由出纳保留、保管。
五、费用报销单的填写及注意事项
所有物资或其他事项产生的费用都需填写《费用报销单》，费用报销一般于每周四进行。
1、费用报销单填写：
①《费用报销单》上的日期、摘要、金额、总金额的大小写、报销人为必填项；
②当天产生的费用支出，当天填写《费用报销单》，一张单据只填写同一笔业务产生的费用； ③所有款项报销都须附有该笔业务开具的原始凭证（发票贴复印件，原件交财务保管），特殊情况确实无法提供原始凭证的须相关人员签字证明方可报销；
④在行政出纳处预支款项，预支金额无需填写，出纳处报销后多退少补； ⑤特殊情况，在总经理处预支的款项，预支金额及应退款必填； ⑥费用报销必须经过行政及财务的审核签字后方可到出纳处报销；
⑦每周四出纳与财务进行本周所有费用报销单的整理及核对，下午交总经理审核签字； ⑧为某次特定业务活动而发生的开支，需在备注栏注明活动名称。
⑨单笔费用报销在100元以上的须提供同等金额相关发票，发票抬头为“长沙高新开发区 企业管理咨询有限公司”
⑩《费用报销单》填写或单据粘贴不符合规定的予以退回重新填写。
2、相关费用报销的注意事项：
①税费报销，需在备注栏注明活动名称，税费类别及金额； ②财务费用：银行手续费；
③管理费用，是指一次性使用的办公用品及生活用品、公司内部办公产生的印刷费、电话费、水电费、物业管理费、租金、固定资产的摊销费用以及公司内部办公产生的快递费。
④营业费用，是指公司广告宣传费用、网站维护及推广产生的费用以及公司内部宣传资料的印刷费用以及公关费用。
⑤活动成本：是指与合作单位开展业务而产生的相关费用、经总经理批示的业务活动开展而产生的费用（跟单员、业务员拜访客户、业务洽谈产生的费用作为提成一并发放不再另外报销）。
⑥出团费，由业务员提成、教练带队费、培训师课酬构成；工资，由基本工资、奖金、绩效工资、岗位工资及日常扣除费用构成；福利，由公司组织员工活动开支、节日津贴、补贴构成。
⑦差旅费，是指公司内部办公或非业务出差而产生的交通费、食宿费。⑧固定资产，是指长时间使用不会改变其形态、10元以上的办公用品和生活用品。⑨应收款，即为现金支付的各项押金及借支款项。
3、差旅费报销细则：
①非紧急状况，尽量选用较实惠的交通工具，否则超出部分自行承担； ②交通费报销需注明起止地址；
③除公交车以外的差旅费报销，日期、时间需与外出时间相匹配并注明原因；
④非业务性出差经总经理批准后产生的食宿费、交通费、公关费在不超出公司规定的情况下实报实销，无特殊情况超出部分自行承担；
⑤出差时，对方单位提供食宿的不予以报销；
⑥跟单员、业务员拜访客户、业务洽谈以及出团产生的个人费用由跟单负责人或出团人员自行承担，公司不予以报销，特殊情况除外；因出团时间紧急（早上7：00以前晚上9：30以后）或运送道具而需打的的费用可报销，但需提早做出团申请计划
4、活动成本报销细则：
① 每次出团，出团负责人需在行政处填写出团申请单，经总经理批示后方可预支活动款，活动期间需严格按出团申请计划执行控制活动成本，若出团实际成本超出计划金额，超出金额在3%以内予以合理解释可予以报销；超出金额大于3%的，超出部分活动负责人自行承担，确有特殊情况的需总经理批示可予以部分报销。
②因出团时间紧急而需打的的，在早上7：00以前晚上9：30以后可报销冲减当次活动成本，其他时间段不予报销，但需做出团申请计划。
③后勤人员正式出团3次以上方可获取出团费（试讲或无收益的其他宣传活动不算正式出团），前3次后勤出团表现突出的公司可以其他形式予以奖励。
④跟单人员除递交方案或公司宣传资料而产生的打印费及道具费可报销外，其他费用一律不予以报销，包括跟单产生的差旅费、公关费、红包等费用皆由跟单人自行承担（特殊费用经总经理批示后方可予以报销，并要求在出团申请表中予以体现）。
五、附则
本制度解释权归公司财务部。
本制度经总经理批示后于发布日开始生效，最新制度公布以最新制度为准。
