华侨大学学生委员会文件档案管理制度(试行)_华侨大学学生处文件

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华侨大学学生委员会文件档案管理制度

第一章 总则

文件档案管理工作是学生会工作连续性，有序性的有力保障，为实现工作的正规化，以提高工作效率和工作质量，特制定此项制度。

第二章 日常档案工作具体管理办法

第一条 学生会档案是学生会的组织干部管理、教育、活动等工作开展所积累的文字与图像声像资料，是学生会至关重要的公共财产。档案内容不得随意公示、复制。

第二条 学生会档案由办公室统一分类管理，各部门档案由各部门部长整理，常委监督管理，定期各部门将进行一次档案清理（包括部门日常记录，相应部门材料等），将有关资料交于办公室归档备案。第三条 学生会档案包括人事档案、工作档案、活动档案及财务档案。第四条 各部门策划筹备的各项活动的所有资料（包括图像资料），活动后必须交办公室存档，以备查找。

第五条 档案形式要求：对于各部门档案，有文本或电子两种版本。电子版统一发送至学生会共享邮箱hquxiaoxueshenghui@163.com。密码：2010xueshenghui.第六条 部长例会会议记录表及会议相关资料由秘书处记录，学期末交由办公室负责存档。

第三章 档案存放办法

第一条 学生会各部门档案分别存放于办公室，秘书处和常委办公室，其中办公室存放处主要存放办公室文件档案资料，秘书处存放处主要存放秘书处文件档案资料，常委办公室存放其他部门资料。第二条 将文件存放于文件袋或者文件盒中，便于取阅与存放。贴上 标签，注明文件性质，时间，部门。

第三条 文件存放按照性质，时间，部门存放，存放有序，便于查阅。

第四章 档案内容要求: 第一条 人事档案制度

（一）档案范围

干事纳新表、日常工作评定、部门基本资料、部门日常工作记录以及其它有关材料，都作为优秀部门评选、奖励的依据。由办公室负责存档。

（二）档案建立

（1）学生会成员的人事档案由办公室在成员正式加入时为其建立，其中的个人履历等基础资料各部门整理后统一上交办公室存档。（2）学生会成员工作评定由监察部考察，结果由监察部整理后上交办公室存档。第二条 工作档案制度

（一）档案范围 包括学生会工作计划、各部通知、通报、决定、计划、总结、建议意见、结构设置、会议记录、提案、上级或外单位来文、各种出版物及印成品、照片、考核、奖惩情况等。由办公室整理保管。

（二）档案建立

（1）学生会各部门每学期工作伊始都应向学生会常委呈交一份详细的工作计划及活动立项申请表，每一学期末后交一份工作总结由办公室存档。

（2）部长例会会议记录

学生会全体例会及部长例会由秘书处做好会议记录学期末交由办公室存档。

（3）学生会各部门建立工作日志。

工作日志作为部门工作档案保存，各部门将其各项工作指示、活动通知、会议文件、决定、建议意见、经验总结等认真详实地加以记载。

第三条 活动档案制度

（一）档案范围

活动的立项申请书、经费物品申请、计划书（策划书）、实施方案、海报底稿、节目单、照片等。

（二）档案的建立

（1）学生会各部门在举办大型活动时，活动当月月末，需作出详细的书面总结和财务报告连同通知、节目单、比赛结果、策划书等一并上交，由办公室存档。（2）举办大型活动时，宣传部要注意保存各种文字图像资料，要及时采集活动图片，并及时将照片、宣传稿件存档和上传。第四条 财务档案制度

（一）档案范围

学生会财务帐目、预算申请、发票、学生会集体获得的奖品、纪念品，学生会的报刊、杂志、家具、文具、展板、条幅、装饰品等。

（二）档案建立

（1）各部门举办活动前，根据活动计划书，本着节约务实、具体详尽的原则编制预算申请，然后交由常委审核通过，再上报老师审核签字。

（2）发票填写所购物品、时间要符合实际。背面注明经手人、所购具体物品及用途。做到详实具体，以便登记入账。

（3）办公室专门设立财务账目本，每月应作账目整理，并向常委汇报批示，接受常委监督。

（4）办公室为学生会每一件办公物品都建立档案，详细记录其管理、使用情况。

第五章 档案借阅办法

第一条 查阅要求

（一）学生会各部门可以根据工作所需向办公室借阅有关文件，但不得 将有关文件作非工作之用。

（二）各部门借阅文件后，应保持文件的完整、清洁，不得在文件上乱 涂乱写，并且应该及时归还，若有遗失应做出书面检讨，办公室会做出 相应的警告、批评。

（三）查阅前请对照办公室档案清单，明确档案名称及档案号。

（四）学生会各部门在指定时间办理查档手续，并同时告知办公室归还 日期。

（五）档案阅毕后请及时归还，过期不还办公室有权进行查询并作相应 处理。

第二条 借阅手续

（一）借阅档案必须有证明，各部门副部长、干事、借阅资料要征得部长同意，并由部长以告知办公室，由办公室同意后方可借阅，没有证明的一律不予借阅。借阅档案必须进行登记，登记时应注明借阅人姓名、地址、借阅的内容和时间等。

（二）借阅档案应办理登记手续（包括编号、内容、时间、借阅人员、记录人），做到责任落实到个人。

（三）借阅时间不得超过一周（管理档案者同意除外），延期归还由办公室处给予口头警告、批评。

（四）复制文件必须征得办公室的同意。

（五）外单位借阅校学生会工作档案的，需向办公室提出书面申请，并经管理档案者签字同意后方可。

（六）办公室的对外借档案应做好外借登记（包括编号、内容、时间、借阅人员的个人资料、记录人员），外借期限为一周。、附录：文件档案管理具体实施条例

第一条 学生会档案包括人事档案、工作档案、活动档案及财务档案。其中财务档案主要由办公室负责记录整理归档。会议记录由秘书处记录整理，每学期末交由办公室归档。工作档案，值班考核由监察部记录整理，每学期末交由办公室归档。

第二条 人事档案在新学期学生会纳新后将纳新表等材料交由办公 室存档。

第三条 活动档案。各部门大型活动结束的当月月末，需作出详细的 书面总结连同策划书、通知、节目单、比赛结果等上交，由办公室存档。

第四条 对于各部门档案，有文本或电子两种版本。电子版统一发送 至学生会共享邮箱hquxiaoxueshenghui@163.com 第五条 档案的查阅。由部长或部长允许后方可查阅，查阅后放回原地，复制需经过办公室同意。

本制度最终解释权归华侨大学学生委员会所有。