办公室管理制度_办公室管理制度

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中社益民咨询管理服务有限公司

办公室管理制度

二零一一年十月二十七日

一、行政办公纪律管理规定

第一条 本公司员工上班时需坚守工作岗位，不得无故离岗、串岗，不得大声喧哗，不得影响办公安全，确保办公环境的安静有序；

第二条 上班时间不得闲聊、吃零食、看报纸、上网聊天、玩电脑游戏、打瞌睡或做与工作无关的事情；

第三条 如无特殊情况员工不得越级请示报告，不得故意疏忽或拒绝公司领导的合理合法命令或工作分配；

第四条 不得在办公时间干私活或做兼职，不得从事与公司利益冲突的任何行为；

第五条 不得干扰公司其他员工的正常工作，员工间应互敬互爱，不做有损公司团结的事；

第六条 不得故意损坏公物，不得将公司财物用作私人用途或私自取出公司使用；

第七条 要做到廉洁奉公，不得接受任何种类的贿赂；

第八条 公司员工在上班期间必须做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁；

第九条 所有员工不得因私事长期占用办公电话，不得因私打长途电话； 第十条 公司设有吸烟室，所有员工不得在吸烟室外的其他任何区域吸烟； 第十一条 不得在工作场所鼓吹任何政治理论或宗教思想，不得诱使或强迫其他员工加入任何宗教组织或社会团体；

第十二条 无工作需要不得进入董事长办公室、总经理办公室及财务部； 第十二条 上班时间接见亲友必须得到总经理批准并在指定地点会客。

二 员工仪容仪表管理规定

第一条 员工在上班时间内，要注意仪容仪表，总体要求是整洁、大方、得体。

第二条 男职员不得留长发或蓄过长的胡须；女职员不得化浓妆或喷涂浓烈的香水，金银饰品及其他饰物的佩戴也应简洁得当。第三条 员工在上班时间内，要注意着装得体，所有职员必须佩戴公司徽章，穿着公司工服。

第四条 部门副经理以上的员工一定要备有正装或职业装，以便有对外活动或重要业务洽谈时穿用。

第五条 前台女接待员上岗必须化淡妆，穿着工装，并在左胸前适当位置佩戴公司徽章。

第六条 员工违反本规定的，除给予警告批评外，每次罚款50元；一月内3次违反的，扣发当月奖金；多次违反本规定并不予改正的最高可给予开除处分。

三、员工考勤管理规定

第一条 员工应严格执行本公司考勤管理规定，要做到：不迟到，不早退，出满勤，干满点。

第二条 公司实行五天工作制：周一至周五为工作日；周日和国家法定节假日休息。每天工作时间为：上午：9：00－12：00 下午：13：30－17：30。

第三条 严格指纹打卡签到制度，如必须使用人工方式签到，任何人不得代签，否则代签双方各罚款200元。上午9：00－9：30、下午13：30－14：00到岗的计为迟到（事先申请及工作需要的情况除外，由于天气极端恶劣或其他不可抗力造成迟到的由总经理决定是否减免处罚）。每迟到或早退2分钟扣1元钱，迟到或早退超过半小时者按旷工处理。

第四条 迟到或早退超过半小时的计为旷工半日，迟到或早退超过一小时的计为旷工一日，每月迟到、早退累计3时者算旷工一日，旷工一日按日总工资的200%扣罚；月连续旷工超过3天或一年以内累计旷工时间超过7天者公司将给予除名处理并有权拒发当月工资。

第五条 员工以任何方式请假都需事先填写请假申请单（急病可以电话请假并要在事后及时补办请假申请），报本部门经理和总经理批准；部门经理请假需由总经理批准。请假申请单在获得部门经理和总经理签字后，交办公室备案并在月末统计考勤时体现。在月末统计考勤时，办公室对任何空白考勤不予补签。病假扣除当天工资的50%，并取消当月全勤奖，事假则扣除当天全部工资，并取消当月全勤奖。病假如无证明，则一律认同为事假。

四、办公物资管理规定

第一条 办公室负责办公用品、办公设备、低值易耗品及其他各类设备的采购、保管与发放。公司办公室物资分为低值易耗品、个人保管物品、实物资产三大类。

低值易耗品：笔、纸、电池、订书钉、胶水等；

个人保管物品：订书机、剪刀、美工刀、文件夹、计算器等；

实物资产：物资价格达300元以上，如：办公桌椅、电脑、照相机等。第二条 公司物资的采购，原则上由办公室统一购买，特殊物资经总经理同意，可由申购部门自行购买。各部门将所需办公用品提前半个月报至办公室、由办公室列表报总经理批准，统一购买，购买时注意保质比价、择优选购，尽量减少采购开支。申购物品应填写办公用品申购单，300元以内物品申购经部门经理同意，办公室批准；300元以上（含300元）须经部门主管同意，办公室审核，并由总经理审批。

第三条

低值易耗品和个人保管物品直接向办公室物品保管人员签字领用并填写办公用品领用单；实物资产由办公室设立实物资产管理台帐，以准确记录固定资产的现状，实际使用者应在实物资产管理台帐上签名备案。

第四条 各部门应本着节约的原则领取、使用办公用品，公司员工应爱惜各类办公用品用具，并注意环保节约，杜绝浪费，努力降低消耗和办公费用，如非正常使用造成设备损坏或丢失由当事人负责赔偿。

第五条 借用公司办公用具及设备需填写物资借用单，并由总经理签字认可； 借用物资超时未还的，办公室有责任督促归还；借用物资发生损坏或遗失的，借用者应按照具体情况照价或折价赔偿。

第六条 新进人员到职时应向办公室领用办公物品；人员离职时，必须向办公室办理办公物品归还手续，未经办公室认可的，人事管理部不得为其办理离职手续。

第七条 员工不得将公司办公用品、办公设备或其他公物带回家使用，一经发现将从重严惩。

第八条 若发现办公设备设施损坏或发生故障时，员工应立即向办公室报修，以便及时解决问题。

五、保密管理制度

第一条 加强员工思想道德教育和保密教育，所有员工不得向任何外部人员谈论公司的一切工作事务，尤其是业务机密；不得向其他公司员工窥探、过问非本人工作职责内的公司秘密；不得以任何形式泄漏公司的电子文档、资料报表、音频视频等涉密信息。

第二条 建立文件秘密分级制度，把公司所有文件分为机密、秘密、普通三个级别，对机密级和秘密级文件要建立涉密文件档案，由专人负责，涉密文件的查看、打印、复制、传送、借阅、销毁必须得到总经理的审批。

第三条 未经总经理批准，所有员工不得擅自编辑、涂改涉密文件。所有涉密文件必须锁入保险柜，由专人负责保管；公司办公场所在无人状态下不得放置涉密文件，确保桌上无泄密。

第四条 所有涉密文件必须设置开启密码，所有存储涉密文件的电脑必须设置开机密码及屏保密码，密码长度至少六位，并定期更换。涉密计算机应做到专人专用，其他员工未得到总经理允许不得使用该电脑。

第五条 办公室负责门禁密码的管理，门禁密码应按时更换，公司任何员工不得将门禁密码泄露给不相关人员。

第六条 公司员工调职、离职时，必须将自己经管的涉密文件或涉密物品交至保密办公室，切不可随意移交给其他人员。

第七条 发现失密、泄密现象要及时报告保密办公室。对失密、泄密者将给予 200-1000元处罚，并视情节轻重给予一定行政处分；造成公司严重损失的，送有关机关处理。

六、会议管理制度

第一条 所有与会人员必须签到，不得无故迟到、缺席，不能参加会议的应提前向所在部门领导说明原因，经总经理同意可以准假或由本部其他人员代为出席。会议召开过程中不得无故退席，否则视同缺席处理。

第二条 公司会议制度应本着精简、有效、节俭的原则运行。会议筹划者应精心做好会议统筹安排，公司财务部门要加强对会议开支预算方案的审核，减少不合理费用，并确保合理经费及时到位。

第三条 与会者必须关闭手机或将手机调到无声振动状态，在会议召开期间不得拨打或接听手机，以保持安静的会议环境；与会者到会应发言坦诚、有序、严肃、精炼，遵守会议纪律；与会者不得吸烟并应自觉保持会议室的清洁卫生。

第四条 重要会议必须安排专门人员做好会议记录，应根据实际需要决定是否形成会议纪要，会议纪要应规范编号、统一分发、存档管理。

第五条 会议结束后，应将电灯、空调等设备电源关闭，同时清理杂物、椅子归位。

第六条 违反会议管理制度者，将视情节轻重给予通报批评并给予相应经济处罚。

七、计算机管理制度

第一条 各员工应爱护公司计算机设备，保持计算机工作环境的清洁，每天下班时确认计算机关机、电源关闭后方可离开，计算机出现故障应及时报告计算机管理人员进行检修；

第二条 在工作时间不得在利用计算机进行与工作无关的活动，禁止上网下载与工作无关的各类软件，禁止在线看视频、打游戏、听音乐等行为；

第三条 不得利用计算机做私活或从事任何形式的违法犯罪活动，严禁在网上发表不当言论，严禁访问不健康网站，尤其不得利用互联网泄露公司的商业秘密。

第四条 不得利用公司内部局域网复制、修改、移动、删除其他员工的数据和文件。

第五条 公司各电脑必须安装杀毒软件，各员工不得以任何方式在公司内部传播电脑病毒。

第六条 公司计算机实行专人专用，非工作需要不得使用其他员工的计算机，各计算机应设置开机密码和屏幕保护密码以保护公司电子数据的安全，禁止外来人员使用本公司计算机，如工作需要可在本公司相关人员的陪同下使用。

第六条 公司打印机不得打印私人资料，打印公司材料时应注重节约，能不打印时尽量不打印，非重要文件尽量使用双面打印。

八、印章管理规定

为了加强印章管理，维护公司的合法权益，明确印章的使用范围、使用权限

及有关责任，特制定本规定。

第一条 本文所指印章包括公司的公章、合同专用章、办公室专用章、财务专用章、银行留用负责人印鉴等。

第二条 公司公章、合同专用章由行政人事部主管或指定专人负责保管；部门专用章由各部门负责人保管；银行留用负责人印章由出纳保管。

第三条 各种公章印鉴由保管人员签收，保管人必须妥善保管，如有遗失，应立即报告有关部门，并登报声明作废。若因此而导致损失的，视情节轻重，追究有关人员责任。

第四条 印章使用应实行登记制度，以便查存，防止出错。

第五条 一般性公文往来及一般性证明材料，由行政人事部负责人签名，方可盖章。

第六条 涉及经济事务及法律责任的有关公文及证明材料，须由公司法人代表签名才能盖章。

第七条 凡属人事任免、调配、奖罚等以公司名义签发的文件、报告或请示，须经公司经理（法人代表）签名，方可盖章。

第八条 财务部门印章的使用必须按有关财务制度严格执行。

第九条 任何人不准私自动用公章，不准用公章开空白条、空白证明和空白介绍信。

第十条 公司印章原则上不能带出，如确因工作需要，须经公司总经理批准，二人同行方可带出。

第十一条 各种印章印鉴，必须严格按照使用范围及各级分管权限正确使用，如有违反规定而造成法律纠纷或经济损失者，将根据情节轻重追究当事人责任。

九、文件管理制度

第一条 公司文件由办公室负责起草和审核，总经理签发；公司各部门文件由本部门起草，办公室审核，总经理签发。

第二条 文件签发后，由办公室进行印制，经校对无误方能复印、盖章。第三条 属于秘密的文件，核稿人应该注明“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。第四条 文件统一由办公室负责签收，分类登记并由发文部门负责发送。发送人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。秘密文件应由专人按核定的范围报送。

第五条 外来的文件由办公室专人负责签收，并进行登记，相关文件应及时发送到相应部门，个人信件应发送到收件人手中。

十、档案管理制度

第一条 各部门应做好本部门的档案管理工作，存档文件应严格登记，统一编号并注明存档日期和经手人，存档文件原则上应为原件，必须清晰完整。

第二条 档案的接收、移出、外借必须履行登记手续；借出档案须在规定时间内归还。

第三条 借阅公司档案文件必须填写《档案借阅单》，由办公室主管审核后交总经理签字方可借阅，借阅者应爱惜档案文件，不得丢失损坏，并应按时归还。

第三条 公司档案文件没有总经理书面允许不得擅自进行复制传播，不得交与他人，不得涂抹修改。

第四条 调离本单位的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。

十一、接待管理制度

第一条 外来人员进司须填写《中社益民来访登记表》，接待客人时应态度谦和，面带微笑，与客人谈话时应站立端正，讲究礼貌，用心聆听，不抢话，插话，争辩，讲话时声音适度，有分寸，语气温和文雅，音量大小适中，不大声喧哗。

第二条 听到客人的意见、批评时要做到不辩解、不争执，在及时上报有关领导的同时要冷静对待，避免事态升级，不得做出有害公司名誉的行为。在客人停留期间，办公室工作人员应注意公司文件资料的保密工作，不得随意将公司保密资料提供给客人翻阅、复印或带走，未经允许客人不得摄影、摄像。

第三条 接打电话要简练、清晰，回话应礼貌、耐心。电话应在铃响三声内接听，拿起电话应礼貌地说：“您好，中社益民”，铃响超过三声接通则应致歉：“您好，中社益民，让您久等了”。电话沟通的过程中要注意保密事项，不得泄露公司秘密。如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话应做好接听记录。如所找人未在办公室，距电话最近者应代接电话，并礼貌地询问对方姓名、单位、电话、事宜，并做书面记录以便转达。如果对方打错电话，应礼貌告知“这里是中社益民，您打错电话了”，注意不要急于挂断电话。

十一 安全管理制度

第一条 公司下班后，所有员工应关闭各自管理的电源，锁上各自管理的办公设备。公司下班后最后一个离开办公室的人员应关闭相关门窗、开关、电源，并锁上公司大门；

第二条 现金、贵重资产、涉密文件、重要资料等物品需存放在保险箱内，并指定专人看管。若发生窃案，应立即通知相关公司领导并报警。

第三条 如果突发火灾、地震等灾害，应立即汇报公司相关领导并采取必要行动以保护公司人员和财产的安全。

第四条 公司有来客访问时，前台须主动询问并进行外来人员登记；在外来人员非法侵害公司人员人身或财产安全的情况下，应立即汇报公司相关领导并报警。

十二 奖励制度

第一条 为了提高员工工作积极性，加强企业凝聚力和归属感，公司对为公司做出突出贡献的员工设立奖励制度。

第二条 根据公司效益确定是否发放年终奖，发奖时间为第二年春节前，全年累计迟到或早退一次扣发半年奖10元，旷工半天扣发30元，旷工一天扣发50元，事假一天扣发半年奖30元，病假（婚假、丧家）一天扣发半年奖10元（请病假没有医院证明的，按事假计算。）

第三条 全年满勤的员工可额外获得全年全勤奖 2000 元。

第四条 凡被公司评为年度先进工作者的，每人发放 500 元奖金及获奖证书。