会议管理制度_会议管理制度正式

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会议管理制度

（2015年9月修订）

为保证公司各类会议的有序组织与管理，确保会议召开的质量和效率，制定本制度。

一、适用范围

本制度适用于公司各部门、分公司召开的各项会议的组织与管理。

二、会议分类

1、定期会议，也称例会，指公司各级单位按规定定期召开的会议，如总经理办公例会、总部办公会等。

（1）总经理办公例会，由总经理主持，毎两月召开一次，副总经理、财务总监、质量总监、总经理助理、各部门经理、分公司总经理参加，通报情况、研究处理相关问题。

（2）总部办公会，由财务总监或副总经理主持，每月召开一次，各部门负责人或各部门员工参加，研究处理各部门存在的问题。

（3）各部门每月由部门经理主持召开两次会议，部门全体员工参加，研究或处理本部门工作中存在的问题；各分公司每月由分公司总经理主持召开两次会议，分公司全体员工参加，研究或处理分公司工作中存在的问题。

2、不定期会议，召开时间没有特别规定，根据实际需要可随时召开的会议。总部、各部门、各分公司等根据需要随时召开会议，研究或处理相关问题。

3、工作座谈会。由总经理主持，每个季度分别对各部门、各分公司、工会（职代会）工作进行座谈；财务总监、副总经理、本部门正、副经理或各分公司正、副经理参加，研究本单位工作。

4、合作伙伴交流会。由总经理或分公司总经理主持，邀请材料经销商、施工队等合作伙伴参加。

5、年终总结会。各部门、各分公司自行组织召开本部门职工大会。年终集团主持召开全体职工大会，总结表彰。

三、会议组织与管理

1、会前准备。（1）确定会议主题。

（2）确定会议目标和会议应达成的结果，并以书面形式列出。

（3）合理设置会议议题，会议集中讨论或决议事项的摘要或题目由会议发起部门确定。

（4）拟定会议议程，由会议主持人确定，人事行政中心负责根据议程拟订出具体的日程、时间、顺序，可随会议通知事先派发至与会人员，会议议程见《会议议程安排表》。

（5）确定会议时间、地点及与会人员。不定期会议，可根据实际情况进行会议时间、地点及与会人员的选择。

（6）会议通知。会议通知分为书面通知和口头通知两种，一般内容包括：召开原因、会议主题、会议起始时间、会议地点、与会人员、会议议程、准备资料等内容。集团召开会议，人事行政中心应于会前24小时内以短信方式通知与会人员，并以参会人回复信息为准；未回复必须再以电话形式另行通知。

（7）准备会议资料。集团召开会议，人事行政中心负责协助会议主持人或与会者准备会议报告、演讲稿、参考资料、数据、电子文件、实物、会议通知等。与会者应根据会议的类型和议题提前准备会议资料。

2、会场过程服务。

（1）会场布置。会议场地的布置可根据会议的性质和与会人数的多少来调整，并安排座位。会前30分钟准备好白板、白板笔、投影仪等设备。

（2）会议接待与签到。会议召开前5-10分钟进行签到，并准确统计会议人数。安排会议记录与录音，专人对会议情况进行记录，声像资料存档备查。

（3）会场服务。分发会议文件和材料；内外联系、传递信息；维持会场秩序；处理临时交办事项；会议住宿、会议用餐、会议医疗、车票、娱乐等生活服务，均按照公司制度与标准安排。

（4）会议流程。上次例会决定事项执行情况总结；各部门根据本次会议内容进行工作汇报；讨论本次会议议题，针对存在的问题进行沟通研讨，制定解决方案；传达公司最新决策、文件和要求；通报新信息，了解新动向，解决新问题。检查、掌握公司日常运营、管理工作执行情况，加强公司内部各部门工作的沟通，逐步完善公司管理制度。

（5）会议纪律 ①与会人员必须认真对待会议主题，积极发表自己的见解，对发表意见的真实性、可行性负责并且要注意条理清晰，简明扼要。

②会议期间，与会人员应将手机调至振动状态，中途不得随意离场。③保守会议秘密，在会议决策未正式公布前，不得泄露会议内容，影响决议实施。

④总经理办公例会不得迟到或缺席。与会迟到人员扣罚所属部门或分公司300元及个人50元，缺席人员扣罚所属部门或分公司500元及个人100元。迟到超过30分钟视为缺席。产生的部门罚款由财务管理中心次月根据会议记录从单位账户中扣除。个人罚款由人事行政中心在个人当月工资中扣除。请假并获批准不扣罚，但是本人必须提交会议要求的文档报告，会后认真了解学习会议纪要内容，执行相关决议。

3、会后跟踪

应于会后24小时内整理编写会议纪要并下发；会议纪要和决议形成后，由与会公司领导签字确认；会议从准备到结束整个过程的相关文件、资料、表单一并收集、整理齐全，分类存档，并加以保存；会议纪要是公司重要文件，备忘已研究决定的事项，发至参加会议人员，以便对照核查会议落实情况。

本制度自公布之日起执行，最终解释权归人事行政中心。

长绿集团有限公司

二〇一五年九月

生产和资金调度会管理制度

一、目的生产和资金调度会是公司组织生产经营活动的重要会议。为了合理调配资金，加强项目管理，提高办事效率，相互交流项目经验，扬长避短，及时了解项目的进展情况，统筹安排好资金，协调各部门之间工作，制定此制度。

二、会议要求

1.会议时间：每月最后一周的星期六上午8:30准时在会议室召开； 2.参会人员：公司总部高管、各部门经理、各分公司总经理； 3.会议纪律：与会人员须按时参加，不得迟到、旷会或中途退场； 4.会议要求：分公司负责人每月25日前提交当月项目生产情况（人员、产值、回款额、存在问题等）及下月项目计划安排的文本材料给公司办公室。

三、会议内容

1.分公司负责人、项目经理汇报本月工作完成情况； 2.分公司负责人提出下月工作安排,包括所需资金要求； 3.提出存在的问题并讨论。

四、问题的落实与检查

1.解决所提出的问题，明确期限、负责人，由办公室记录在案； 2.会上一时不能解决的问题，可召开专题会议进行研究；

3.会议确定解决问题的方案和办法，有关部门和分公司必须接受，不得扯皮、推诿、顶着不办；

4.分管领导或部门负责人检查并督促问题的落实。

五、考核办法

1.调度会议所决定不执行或规定时间内没有落实者，扣责任单位500-1000元；

2.与会迟到的人员扣罚所属部门或分公司300元及个人50元，缺席的人员扣罚所属部门或分公司500元及个人100元。

六、本制度由公司办公室负责解释。

长绿集团有限公司 二〇一〇年五月六日