某县气象局文件材料和文书档案管理制度_县气象局制度汇编
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xx县气象局文件材料和文书档案
管理制度
第一章 总则
第一条 根据《中华人民共和国档案法》和《山西省档案管理条例》的有关规定，为了加强档案的管理工作，有效地保护和利用好档案，特制定本制度。
第二条 本制度所称的档案是指过去和现在的气象部门从事相关活动中所直接形成的有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
第三条 全体干部职工有依法保护档案的义务。第四条
档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则，逐步推进档案的电子化工作。
第五条 各部科室要指定专人负责档案管理工作。第六条 档案工作由局办公室负责接收，收集、整理、立卷、保管，并监督各科室的档案工作。
第七条 局办公室应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理科学化。
第二章 文件材料归档范围和文书档案保管期限 第八条 本制度中的单位文件材料是指单位在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。
第九条 单位文件材料归档范围是：
（一）反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设、事业发展和历史研究具有利用价值的文件材料；
（二）单位工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
（三）本单位需要贯彻执行的上级单位、同级单位的文件材料；下级单位报送的重要文件材料；
（四）其他对本单位工作具有查考价值的文件材料。第十条 单位文件材料不归档范围是：
（一）上级单位的文件材料中，普发性不需本单位办理的文件材料，任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；
（二）本单位文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，单位内部互相抄送的文件材料，本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；
（三）同级单位的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；
（四）下级单位的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
第十一条
凡属单位归档范围的文件材料，必须按有关规定向本单位负责档案工作的单位移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
第十二条
单位文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。
第十三条 永久保管的文书档案主要包括：
（一）本单位制定的法规政策性文件材料；
（二）本单位召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；
（三）本单位职能活动中形成的重要业务文件材料；
（四）本单位关于重要问题的请示与上级单位的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；
（五）本单位机构演变、人事任免等文件材料；
（六）本单位房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；
（七）上级单位制发的属于本单位主管业务的重要文件材料；
（八）同级单位、下级单位关于重要业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复等文件材料。
第十四条 定期保管的文书档案主要包括：
（一）本单位职能活动中形成的一般性业务文件材料；
（二）本单位召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；
（三）本单位人事管理工作形成的一般性文件材料；
（四）本单位一般性事务管理文件材料；
（五）本单位关于一般性问题的请示与上级单位的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；
（六）上级单位制发的属于本单位主管业务的一般性文件材料；
（七）上级单位和同级单位制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料；
（八）同级单位、下级单位关于一般性业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复等文件材料；
（九）下级单位报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
第十五条 单位对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。
单位应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应当与文件正本、定稿一并归档。
第十六条 单位联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办单位归档，其他单位将相应的复制件或其他形式的副本归档。
第十七条 在编制本单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，应当全面分析和鉴别本单位文件材料的现 实作用和历史价值，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。
第三章 档案借阅及利用
第十八条 外单位来本档案室利用档案者，须持单位介绍信，经本局主要领导批准后，方可查阅。
第十九条 利用档案者须按介绍人提示的内容和范围，认真填写《利用档案资料登记表》，超出利用目的和范围，不予查阅。
第二十条 利用档案者如需要复制（缩微、拍照、复印、摘抄）须在《复印档案资料申请单》中填明所需复制内容，经局领导审批后，方可复制。
第二十一条 利用档案者必须爱护档案，严禁在档案上涂改勾划、批注、剪裁、偷窃和损坏档案，违者按《档案法》有关规定处理。
第二十二条 本单位档案只准在档案室内查阅，遇有特殊情况需要外借时，需经局长批准并应在限定时间内及时归还档案。
第二十二条 档案管理人员无权私自借阅档案，一经发现，视情节轻重，按《档案法》规定处理。
第四章 档案保密制度 第二十三条 局办公室要加强对带密级文件和资料的管理，严格按文书处理工作的有关规定办理，不得擅自扩大传阅范围。
第二十四条 鉴定剔出的重份文件或已失去保存价值的案卷，应集中妥善保管，并按照有关规定，办好销毁手续，送市保密局指定的造纸厂化浆。
第二十五条 任何人不得复印、摘抄密级文件。第二十六条 涉密档案管理人员要做到不该问的机密绝对不问，不该说的机密绝对不说。
第二十七条 如发生失泄密事件，应及时报告，并立即采取补救措施。
第五章 档案库房管理
第二十八条 管理人员要切实做好“八防”，即防火、防盗、防虫、防鼠、防光、防尘、防潮、防高温等安全防卫工作。
第二十九条 库房管理人员在进出库房时必须随手关门，库房钥匙由管库人员专管，不得随意丢放或交无关人员保存，更不得带出室外。
第三十条 档案库房内要严禁堆放易燃易爆物品及一切与档案无关的杂物。除主管领导外，其他一切人员，未经管理库房人员允许，不得进入库房。第三十一条 档案库房管理人员必须保持库房清洁卫生，至少每月打扫一次。库房温度应保持在14-24℃，相对湿度保持在45-60%。
第三十二条 档案库房要定期大检查，管库人员调动工作，必须做好档案移交清点工作，一旦发现丢失、被盗、损坏，将追究有关人员责任。
第三十三条 管库人员对进出库房的档案要认真登记，完善交接手续，对销毁的档案，应注销并加以说明。
第三十四条 管库人员对前来查档人员要热情接待，调卷时要准确及时，每次调卷不超过10卷，调出的案卷必须当日入库，不得在库外过夜。
第三十五条 档案库房管理人员必须对所管库内的档案全宗卷、全引目录、案卷目录等检索工具科学管理，有序排放；库内柜架排列整齐、科学、美观，标引清楚、方便查阅。
第六章 档案管理员职责
第三十六条 档案管理员在局办公室的直接领导下，负责做好单位档案室的管理工作。
第三十七条 负责各科室有关档案材料的收集、鉴定、整理、归档和保管工作。接收档案须认真验收，办理好移交手续，同时认真装订案卷，卷内文件材料要去掉金属物。
第三十八条 收集的资料要进行系统整理、编排、立卷，做到目录齐全、类别清楚、排架有序，便于查阅。第三十九条 严格遵守《档案保密制度》，做好档案的保密工作，不得将档案内容外泄。
第四十条 对档案进行定期保养、管理或销毁，每半年进行一次库藏档案的全面检查，对破损的文件档案，及时进行修补和复制。
第四十一条 做好档案统计工作。收集、销毁、使用档案都必须登记、造册，对档案收进、移出和保管情况清楚。
第四十二条 指导、督查各科室档案的收集、整理、保管、分类工作，并督促其按规定归档。
第七章 附则
第四十三条 本制度由局办公室负责解释，自下发之日起执行。
2017年11月
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