行政物资采购管理制度_物资采购基本管理制度
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行政物资采购管理制度
一、目的为规范公司行政物资采购程序，确保行政采购及时、准确到位，在保证采购质量的前提下，降低采购成本，杜绝出现无《物资采购申请表》《三方询价表》进行违规采购、采购过剩等问题，特制订本方案。
二、范围
本制度适用*****公司及全国管理机构及各分（子）公司。
三、定义
行政物资：行政采购的各项有形物资。包括固定资产、低值易耗品、办公用品、赠品、基建物资等。
常备资产：已经多次采购，已有确定型号、规格及价格，需不断补充库存，以备总部各部门及门店随时领用的资产，包括固定资产、低值易耗品、办公用品、装修材料等。
标配资产：公司经常使用且已列入标准配臵的资产。非标配资产：未列入标准配臵的资产。累计采购额：是指12个月内多次采购金额之和
四、采购流程
1、资产采购申请（不含赠品及会员礼品）：
1.1由物资使用部门在OA中填制《资产采购申请表》。
1.2申请部门经办人需将采购物资名称、采购数量、技术规格型号参数、到货时间、初步预算总额及申购事由在《资产采购申请表》中填写清楚。
2、资产采购审批（不含赠品及会员礼品）： 2.1全国管理机构采购审批流程：
采购申请分管总监审批总裁办价格审核行政总监审批标配=5万 非标配>=2千申请人确认仓库配送配送中心确认采购员采购总裁审批标配>=20万 非标配>=2万常务副总裁审批直接入库到部门标配
2.2AA分子公司采购审批流程：
部门采购申请部门负责人审核行政部长审核非标配分管老总审批标配总裁审批标配>=20万 非标配>=2万常务副总裁审批行政总监审批标配>=5万 非标配>=5000总经理审批总裁办审核标配
2.BB公司部采购审批流程：
部门采购申请行政部长审核非标配分管老总审批总经理审批标配标配=5万 非标配>=5000标配=20万 非标配>=2万常务副总裁审批行政总监审批仓库配送直接入库到部门配送中心确认申请人确认归档
2.4AA采购审批流程： 门店采购申请资产管理员/信息组长审核行政部长审核非标配营运副总审批总裁办价格审核标配标配=20万 非标配>=2万常务副总裁审批行政总监审批标配>=5万 非标配>=5千总经理审批仓库配送直接入库到门店配送中心确认申请人确认归档
2.5BB采购审批流程：
标配门店申请资产管理员/信息组长审核行政部长审核非标配营运副总审批总经理审批标配 =5万 非标配>=5千标配=20万 非标配>=2万常务副总裁审批行政总监审批直接入库到门店申请人确认归档
3、赠品及会员礼品采购审批：
3.1全国管理机构采购审批流程： 申请人部门负责人审批行政总监审批总金额>=10万营运总监审批总金额>=20万常务副总裁审批总金额=50万归档总裁办执行采购总裁审批
3.2AA采购审批流程：
门管部申请部门负责人审批营运副总审批总经理审批总金额>=5万行政总监审批总金额=10万归档总裁办执行采购总裁审批总金额>=50万常务副总裁审批总金额>=20万营运总监审批
3.3BB采购审批流程：
申请人部门负责人审批营运副总审批总经理审批总金额>=5万行政总监审批总金额=50万总金额>=20万总金额>=10万行政部执行采购选择行政部采购行政部长审核总裁审批常务副总裁审批营运总监审批选择总裁办采购归档总裁办执行采购
4、常备资产采购审批：
常备资产采购审批流程及权限与标配资产一致，只是申请人为总裁办/行政部采购主管（采购专员）。4.1全国管理机构采购审批流程：
采购员申请行政部助审核行政总监审批总金额>=5万常务副总裁审批总金额>=20万总裁审批总金额
采购员申请行政部负责人审核总经理审批总金额>=5万行政总监审批常务副总裁审批总金额=20万归档总裁审批
五、实施采购
1、市场调查与合同谈判：全国管理机构的采购由总裁办具体负责。分（子）公司的采购由行政部具体负责。单次采购金额超过5000元的（包括首次执行的采购，原有资产供应商或价格发生变化的采购），要求筛选三个以上的供应商，对采购物资的品质、市场价格等信息进行比较，在权衡质量、价格、交货时间等因素的基础上进行综合评估，择优采购。必须将三方询价的资料在采购前3天上交审计部签字备查。审计部在事后审计资产采购执行过程中，发现应按要求提交三方询价报备表而未提交的，按未提交次数对相关责任人进行处罚，处罚标准为：具体负责执行行政资产采购的部助/主管/专员每次处罚100元，分管行政资产采购的行政总监/行政部负责人每次处罚50元。
2、采购合同正式签定：物资采购部门负责人根据与供应商谈判结果，与供应商签定物资采购合同：采购金额在采购申请审批金额以内的，直接签定采购合同；采购金额超过采购申请审批金额的，必须重新申报至终审领导重新审批后方能签定采购合同。印章管理部门根据审批后的《物资采购申请表》，对正式合同加盖印章。
3、物资验收：收货部门根据合同或采购要求验收实物，再打入库单。
六、货款支付，按照《财务审批授权制度》要求执行。附：《行政物资采购三方询价报备表》
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