四川音乐学院人事档案管理制度暂行规定_人事档案管理制度制度

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四川音乐学院人事档案管理制度暂行规定

为了加强人事档案工作，有效地保护和利用档案，使人事档案工作制度化、规范化、科学化，更好地为人事工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和国家关于人事工作方针、政策，结合我校实际，特制定本规定。

一、人事档案管理的基本原则

1、人事档案管理以贯彻“为人事工作服务”为基本原则。必须维护人事档案的真实性和完整性，实行人事档案管理的集中统一。严守人事档案机密，提高管理水平。

2、在人事档案管理工作中，必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规制度，严密保管，确保档案的完整与安全。

二、档案材料的收集、归档

人事档案材料的归档工作直接关系到人事档案的完整性和每个人的切身利益。为了使人事档案能够适应人事工作的需要，要经常通过有关部门收集干部任免、调动、考察考核、培训、奖励等工作中新形成的反映教职员工德、能、勤、绩的材料，充实档案内容，使人事档案能全面的反映个人情况。

（一）、收集归档的范围

1、职工调任、考察、考核等工作中形成的各类人员登记表、任免呈报表（包括上报的考察材料）、鉴定、干部考核登记表、民主评议和组织考核形成的综合材料。

2、录用和聘用干部工作及招工中形成的录用和聘用招工审批表、聘用干部合同书、政审材料、续聘审批表、解聘、辞退材料。

3、办理教职员工工资、待遇、出国（境）、退（离）休材料及各种代表会代表登记表等材料。

4、评聘专业技术职务和学历材料。

5、政治历史情况的审查材料（包括更改入党、团时间、参加革命工作时间等问题的审查材料）

6、参加中国共产党、共青团及民主党派的材料，党、团组织建设中形成的材料。

7、司、局级以上部门表彰奖励活动中形成的各种表彰材料、处分材料（包括甄别、复查材料、免于处分的处理意见）。

审计工作中形成的有关材料：主要涉及干部个人的审计报告或审计意见材料、离任审计考核材料；法院审判工作形成的判决书。

8、其他可供组织参考的材料。

（二）鉴别与归档手续要求

1、必须是办理完毕的正式文件材料。

2、必须材料完整齐全、真实、文字清楚、对象明确、写明承办单位及时间。

3、必须手续完备，凡规定由组织审查盖章的，须有组织盖章。规定要同本人见面的材料，一般应有本人的签字（与本人见面后未签字的，可由组织注明）。

4、档案材料必须使用十六开的办公用纸，只能用炭素墨水或蓝黑墨水书写。

（三）收集方法

1、形成人事档案材料的部门，在形成正式材料后的一个月内，按要求把应

归档的材料送交人事处档案室归档，并形成制度。

2、档案管理部门要经常了解和掌握形成人事档案材料源信息，沟通渠道，建立联系制度，不失时机地向形成材料的部门收集应归档的材料。

3、档案管理部门发现送交的归档材料不符合归档要求的，要及时通知形成档案材料的部门，补交材料或补办手续。

三、档案的查阅、借阅

（一）因工作需要查阅和借阅人事档案，须遵守下列规定：

1、查阅档案者须是党员干部。

2、查阅单位填写《查阅档案审批表》，按查阅规定办理有关手续。

3、各分党委、总支书记可查阅本单位职工的档案，但不得跨单位查阅。

4、查阅副处以上级别的干部档案须经党委组织部或人事处批准，方可查阅。

5、任何个人不得查阅或借用本人及其亲属的档案。

6、档案一般不外借。如必须借出使用时，要说明理由，经过主管部门负责人批准，并严格履行登记手续，到期归还，不得擅自转借他人。

（二）查阅档案注意事项：

1、凡需要了解有关情况，并适合与本人见面的，建议直接采访本人，一般不得查阅人事档案。

2、查阅档案在人事档案管理部门。因特殊情况需要借出时，须严格履行手续，借出后要妥善保管，在规定日期内必须归还。

3、查阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、乱加批注、抽取、撤换档案材料。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，违犯者视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。属于假公济私者，按违反《中华人民共和国档案法》处理。

4、借用、查阅档案的单位或个人，不得擅自拍摄复制档案内容。因工作需要从档案中取证的必须请示人事档案主管部门审查批准后才能复制（拍摄）。

5、因工作需要，必须摘记档案内容时，要经人事档案管理部门同意。摘记材料要妥善保管，不得个人私自存放。

6、查阅档案审批表，由党组织保管，填写审批表要严格按规定办理。

四、档案的转递

转递人事档案应遵守下列规定：

职工因工作调动或辞职时，档案管理部门应及时将档案转出。

l、人事档案必须经严格密封通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交本人自带。

2、转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出、转入。转出的档案，应在收档单位逾期一个月未退回档案转递通知单回执的，应由档案管理人员及时催问情况，催回回执，以防丢失。

3、转进的档案，负责人事工作的人员要及时转给档案员，档案管理人员要按照档案材料的目录清点验收。经核对无误后，在回执单上签名盖章，寄回档案转出单位。

4、及时转递人事档案材料，做到档案随人动，避免“有人无档”的现象发生。

五、人事档案管理的其它事项

（一）关于收取人事档案代保管费的规定

根据人事部、中组部、市人事局有关规定的精神，结合我校的具体情况，本着“服务为主，以档养档”的原则，特制定收取档案代保管费的规定：l、档案保管费收取范围

以下人员的档案，现仍在我处人事档案室保管的，均属收费范围。

（l）教职工辞职出国（境）学习的。

（2）原我校职工因长期脱岗或出国（境）逾期未归等原因，按自动离职或除名处理的。

2、收费标准及办法

（1）档案保管费按每月按二十元收取。档案保管费均由本人负担。

（2）凡办理自费出国留学的人员，需一次预交五年的档案保管费。

（3）凡超过保管期限的人员，需补交档案保管费。

（4）凡不满保管期限，本人提前转出档案时，由本人出具有关证明和原始收据后，按月退回预收未到年限的档案保管费。（保管期限为档案在我处保管时间）。

（6）凡超过保管期限未能转档者，应自觉补交档案保管费。如有拖欠，在需要办理公证或转移人事档案到新的管理单位时，须补交清档案保管费后，方可办理。

（7）凡属收费范围者，其档案保管费均以职工离职、不在岗之日算起。

3、几点说明

（1）学校只承担人事档案的保管责任。

（2）如上述人员回国或有单位接收，本人可出具接收证明或调档函，学校将其人事档案转递给新的主管单位。

（3）在档案保管期间，除不可抗拒的（包括自然的）原因外，保证人事档案物质形态不损毁，不丢失。

（二）关于办理公证证明的规定

1、根据《中华人民共和国公证暂行条例》的规定，档案管理部门可为教职工提供各种民事公证证明。

2、凡是委托学校保管档案的各类人员，按规定交齐档案管理费后，可申请办理涉外、涉港公证证明，同时携带有效证件；若当事人在境外或由于其它特殊原因，可委托其亲友或他人代为办理，代办人应持有申请人的委托书信。

3、申请办理公证证明必须书面或口头讲清所要证明的事实真相，并提出可靠的证据（如结婚证、学历证书、身份证、户口本等）。

4、公证费的收取标准

（1）办理每项公证内容、收费10元。

（2）申请人在域外申办各项公证证明，收费20元。

（三）关于收取复印档案工本费

本着为学校教职工服务的原则，在规定范围内，凡是需要复印档案里的内容做为证明资料的（如学习成绩单、出生年月证明等），每份收费10元。

六、干部人事档案管理人员职责

1、坚持四项基本原则，认真学习马列主义、毛泽东思想和邓小平理论，学习党的各项方针政策，努力提高政治思想水平。

2、热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，提高业务水平和工作能力，认真管理好干部人事档案，积极为组织人事工作及领导决策服务。

3、严格遵守《中华人民共和国档案法》和保密规定，保护档案的安全，不泄露档案内容。

4、坚持原则，严格按照档案管理工作的各项规章制度办事。

本暂时规定需交学院办公会议通过之日起实施，解释权在四川音乐学院人事处。