档案资料管理制度_资料档案管理制度
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内蒙古文和工程造价咨询有限公司
档案资料管理制度
为规范公司技术档案工作底稿的编制、复核、使用和管理，强化咨询质量，降低咨询风险，促进提高整体水平，保证咨询资料的完整性、统一性、实用性，特制定本制度。公司以依照《中华人民共和国档案法》的有关规定，运用计算机加强档案现代化管理，建立、健全档案管理的各项规章制度，包括：档案收集制度、统计制度、保密制度、借阅制度以及档案管理人员守则等。
第一章档案的分类
一、公司咨询成果文件基本档案资料有：
1、工程造价咨询合同；
2、工程造价咨询相关资料交接清单；
3、工程造价咨询工作方案；
4、项目操作人员配置一览表；
5、项目基本资料（含施工合同、招投标资料、结算书、签证单、变更设计、索赔记录、咨询业务会商记录、施工现场勘查记录、工程量核实记录、预结算材料价格签证单、预结算协调会记录等）；
6、工程造价咨询报告书（含结算审定签署表、造价计算书）；
7、造价咨询项目校审纪录表；
8、与咨询成果文件相关的计算底稿；
9、造价咨询项目征询意见回访纪录表；
10、项目备案资料。
二、咨询业务档案可分为过程文件和成果文件两类：
1、过程文件按照咨询项目的类别分别制订文件目录。主要包括：委托服务合同，工程施工合同或协议书，补充合同或补充协议书，中标通知书，投标文件及其附件，招标文件及招标补遗（答疑）文件，竣工验收报告及相关的竣工验收资料，工程结算书及完整的结算资料，图纸会审记录，工程的洽商、变更、索赔、会议纪要等书面协议或文件，施工过程中甲方确认的材料、设备价款、甲供材料、设备清单，承包人的营业执照及资质等级证书等。
2、成果文件包括：投资估算、工程概算、工程预算、工程量清单、招标控制价、工程计量支付文件、工程索赔处理报告、工程结算、工程决算、造价鉴定报告等。
第二章档案的归档与管理
一、公司的归档资料实行“项目归档”制度，每个项目完成后及时进行资料的归档工作；
二、每个工程项目文档都要进行编号处理，并按文件类型再分成若干个子项以便查找；
三、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
四、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。
五、档案管理员根据公司的《档案管理制度》实施档案归档整理。档案管理员职责：保证公司及各部门的原始资料齐全完整、安全保密和使用方便。
第三章档案的收集及移交
工程造价咨询档案原则上由项目负责人负责整理归档，项目负责人必须在咨询报告出具后7日内将完整的档案资料移交档案室；公司专职档案管理员负责造价咨询档案的接收、装订立卷、保管、提供查阅等工作，档案管理人员必须在档案移交后10 日内将档案装订归档，并保证归档后档案的完整、安全。
第四章档案的保存
工程造价咨询技术档案过程文件自归档之日起，保存期为5年；成果文件自归档之日起保存期为10年。项目负责人在交付存档资料时要保证各种资料齐全，归档时填写资料清单及页数，工程量计算书要求加封面，并分类装订完好，资料完整方能存档。各种类型项目存档资料要求如下：
一、工程标底、清单编制存档资料：
1、存档资料目录;
2、工作总结（业务范围、完成时间、参加人员等）;
3、工程造价（标底、清单）编制委托合同;
4、委托方交付的资料：建设方提供的招标文件、答疑文件（除图纸外）;
5、成果文件：工程（概）预算书（电子版及纸质版）;
6、三级复核表;
7、工程量计算书（电子版及手稿）;
8、委托方评价意见;
二、工程造价审核：
1、存档资料目录;
2、工作总结（业务范围、完成时间、参加人员等）;
3、工程造价审核委托合同;
4、成果文件：审核报告、定案表、单位工程预（结）算书（电子版及纸质版）;
5、计算书底稿、工程量确认单;
6、委托方交付的相关资料：施工合同及补充协议、经济签证、变更资料、洽商记录、对方报送预（结）算书等;
7、三级复核表;
8、委托方评价意见;
三、工程造价过程控制（根据项目要求，统一编号，分批存档）：
1、存档资料目录;
2、工作总结（业务范围、完成时间、参加人员等）;
3、审核付款定案表、单位工程预（结）算书（电子版及纸质版）;
4、最终审批支付单（尽可能）;
5、计算书底稿、工程量确认单;
6、委托方交付的相关资料：施工合同及补充协议、经济签证、变更资料、洽商记录、对方报送结算书等;
7、三级复核表.四、文件成果要求:
1、外封面;
2、内封面（要求有工程名称、建设单位、设计单位、编制单位、编制人、审核人、编制时间、文件成果编号等）;
3、汇总表;
4、编制说明;
5、各分项预（结）算书;
6、单位资质证书、营业执照、造价师注册证书。
第五章档案的借阅
一、凡本公司职工均可通过公司档案管理员借阅并办理借阅签字手续，但需妥善保管，不得涂改遗失，如经发现涂改遗失要受到经济处罚，后果严重者要开除处理或追究刑事责任。
二、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，填写《借阅档案申请表》备案，并按要求及时归还。
三、借阅者用毕后应及时归还。对借阅份数过多及时间过长者，档案管理员有权催还。接催还通知后，应即刻归还。如确实需要使用，应向档案管理员办理续借手续，经同意后续借。
四、公司技术档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过8小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或总经理办公室主任批准；
五、档案借阅者必须做到：
1、爱护档案，保持整洁，严禁涂改。
2、注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
第六章档案的销毁
1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料；
2、当某些档案到销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核，经总经理批准后执行；
3、凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁；
4、经批准销毁的公司技术档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存；
5、在销毁公司技术档案资料时，必须由总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁；
第七章档案管理制度的执行
档案管理责任人负责督促执行本规定，制定本制度旨在规范公司技术档案管理，全体员工必须严格遵守。
