公司行政管理制度(草稿)（版）_公司管理制度草稿版

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公司行政管理制度

第一章 员工行为规范

一、目的和适用范围

（一.）规范员工行为，提升员工精神面貌，树立公司良好的对外形象。

（二.）本规范适用于公司全体员工。

二、管理与组织

（一.）本规范由行政部与人力资源部负责检查和监督执行。

（二.）各部门经理有对本部门员工行为是否规范进行监督和管理的职能。

三、基本规定

（一.）仪表

1.仪表应端正、整洁。

2.头发要保持清洁，梳理整齐，请不要留怪异发型和怪颜色。

3.男员工请不要留长指甲，发不过耳，不留胡须。

4.女员工上班提倡画淡妆，要体现清洁健康的形象，饰物的佩带应得当，不得浓妆艳抹，不用香味浓烈的香水。

5.衬衫领口、袖口要清洁。

6.出席重要场合要符合着装要求，大方文雅得体。

7.上班前不得喝酒或吃有异味的食物，口腔保持清洁。

（二.）着装

1.员工在周一至周五的工作时间内建议着装如下

1)男士须穿有领有袖上衣、长裤、皮鞋

2)女士须穿有领有袖上衣、长裤或长裙

2.任何人、任何时候都不得着如下装束进出公司、会见客户。

1)衣冠不整（不整齐、不整洁）。

2)穿着短裤、超短裙。

3)穿着无领且无袖、过透、过露的服装。

4)穿拖鞋（含拖鞋式凉鞋）、运动鞋。

（三.）接打电话

1.接打电话是我们与用户交往的重要途径；个人的形象就是公司的形象。员工在日常的接

打电话中要给对方以良好的形象，更好地表现公司员工的文化修养及素质，也使外界对

公司的办事效率，管理水平等方面留下良好印象。

2.基本要求

1)在电话铃响三声之内接起电话；

2)接打电话，先说声“您好”，并主动报出部门、姓名。

3)通话言简意赅，时间不宜过长。

4)邻座没人时，请代接电话，有事请写留言条，并及时转告。

5)尽量减少私人电话，严禁拨打信息台电话。

（四.）言语行为

1.言语、行为、举止文明、礼貌。

2.严禁在公司内打架斗殴，互相吵骂。

3.公司内与同事相遇应点头表示致意，同事以姓名或职务称呼；客户以先生、小姐称呼，并使用普通话。

4.站姿要挺拔，坐姿要端正，走路要平稳不得拖拉散漫。

5.公司内职员与领导或客户相遇，应主动让行，以示礼貌。

6.公司领导进入办公室应主动起立相迎。

7.握手时应主动热情，不卑不亢。

8.进入办公室应轻轻敲门，听到应答后再进，进门后回手关门不能大力粗暴。

9.同事之间或部门内部如有业务问题进行讨论时，应避免影响他人工作。

10.请不要在办公区走廊或通道内奔跑、大声叫喊、高谈阔论。

11.在办公区走廊或通道内请靠右行走，互相礼让，不要抢行。

12.未经同意不得随意翻看同事的文件、资料等。

13.办公时间内不得在电脑上玩游戏、看影碟、做与工作无关的事。

14.请爱护公司的办公用品、设备及其它财物，不得公私不分。

15.厉行节约，减少浪费。

16.严禁在公司内用餐、吃零食。

（五.）个人环境

1.请保持个人办公位整洁，办公桌椅、计算机表面不能有灰尘，物品要摆放整齐，办公区

请不要随便张贴。

2.请不要在办公区堆放资料、纸箱等物品。

3.有事离开或下班离开办公位时，请将座椅推入办公桌下。

4.下班离开办公室前，请关闭机器电源（包括电脑），收好所有资料和文件，最后离开者

请关闭电灯、门、窗、空调等。

（六.）公共环境

1.除指定地点外（办公室确定并明示），在公司任何地方（包括卫生间）都禁止吸烟。

2.无特殊事由请不要带家人、亲属、朋友到公司办公场所。（特殊情况需办公室主管领导

批准）。

3.员工外衣请统一悬挂指定地方（如衣架等），不要随意摆放。

4.请不要在办公家具上和公共设施上任意写字、刻画、张贴。

5.请把废纸、废物放入纸篓，杯中剩水请倒入指定地点，请不要用饮用水冲洗杯子。

6.请不要在办公区大声喧哗，有来客请带至会客室或洽谈区。

7.请不要让客人在没有任何员工的陪同下在办公区内走动。

8.车辆请停至指定区域，不要随意停放。

9.爱护公共财物，使用办公设备要严格遵照使用说明操作。

10.下班前关好本办公区域内的门窗、空调、电脑及其他设备，随手关灯。

11.一切有碍观瞻，有损形象的行为。如：随地吐痰，乱扔垃圾等。

（七.）奖惩措施

1.办公室部将不定期对本规范进行检查，并对检查结果进行公布；员工遵守此规范的程度

将作为受聘的依据。

2.对检查出的不符合规范的行为，要求予以纠正或整改。

3.对违反规定的人员，根据情节轻重分别给予当事人和部门负责人警告、公司通报批评、经济处罚、降薪、辞退直至开除的处罚。

4.在公司内打架斗殴对当事人予以辞退。

5.在公司内互相恶语吵骂，将对当事双方每次罚款200元，情节严重者还将给予行政处分

直至辞退的处理。

6.在禁止吸烟的地方吸烟，发现一次罚款200元。三次（含）以上对责任人予以辞退。

7.工作时间内在电脑上玩游戏或做与工作无关的事情，发现一次罚款200元。

8.其他违规情况第一次违反予以口头警告；第二次违反除警告外，填写过失单，予以经济

处罚20元；第三次违反，予以经济处罚100元，并在公司内通报批评，同时对主管领导予以经济处罚50元。

9.对三次以上违反规范的、屡教不改者，可根据情节予以降薪、辞退直至开除的处罚。

10.罚款以现金的形式当场缴纳。

11.所有罚款将作为员工活动经费，经行政总监审批后使用。

第二章 会议管理制度

一、内部会议管理办法

（一）公司会议主要包括总经理办公会议、工作调度会议、各种专题会议、全体员工大会、部门会议及临时会议等。

（二）公司级会议的组织者视会议内容与部门而定。

（三）会议由办公室提供服务，会议召开应提供、做好会议通知、材料、会场、记录等各项服务，会议结束后，根据情况撰写会议纪要，必要时提供水果、茶水、录音、摄像、投影等服务。

（四）会议通知形式主要为电话通知，处长、部门经理及以上人员应通知到本人，其他人员通知到部门，由各部门自行通知。

（五）因故不能参加会议的，必须亲自向办公室说明理由。

（六）会议决议事项，与会人员应在会后立即执行，不得拖延或敷衍了事，办公室负责跟进决议事项的执行情况。

（七）各部门要把每次调度会及其它会议精神传达到基层，也可根据自己部门的实际情况，定期召开部门级会议传达会议精神。

（八）部门有关会议如需办公室协助的应提前通知办公室，以便做出统一安排。

第三章公文管理

一、公文撰写

公文的内容资料由相关部门出示相关的报表、报告、计划等，办公室公文撰写人员汇总撰写拟稿。

二、公文签发

将经审核的文稿交领导在签字，批准发文。公司级公文由总经理签发，各处室、部门或某特定业务范围的行文，由办公室、部门负责人签发。

三、公文的印刷、用印

经审核无误后的公文的即可印刷与装订。如需加盖公章的按《印章管理办法》加盖公章。

四、公文发放

指将公文发放到相关部门。确定发文后，办公室发文人员要在《发文审批单》上编制发文编号，登记公文名称、发文日期、数量、发放部门等。对内发放文件须有各处室、部门相关人员签收。公司级文件发放时只发到相关部门，部门内部的传达由各部门自行管理。部门收到文件后要签字确认。

五、公文的传阅

接收的文件需由多部门阅看时，经总经理在《文件传阅单》上审批后，原文件附《文件批阅卡》交由部门阅看，阅看人员签字确认。

六、公文归档

公司发文由办公室及时归档，填写《文件归档登记表》。各处室、部室自行发放的文件，如有必要应及时报送办公室归档。

第四章档案管理

一、归档范围：

公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。

二、档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。

四、档案要做到系统排列并建立案卷目录和索引，以便于查找和利用。

五、档案保管工作应做到四不：不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。

六、档案柜应符合防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘的要求，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补，保持整洁、卫生。

七、各部门的档案资料需指定专人进行负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全

三、档案的借阅与索取：

（一）总经理、副总经理、总经理办公室主任借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档；

（二）公司其他人员需借阅档案时，要经主管副总经理批准，并办理借阅手续；

（三）借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档原因总经理办公室主任批准方可摘录和复制。

八、档案的销毁：

（一）.任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料；

（二）若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准后方可销毁。

（三）.经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。

第六章、印鉴管理

一、公司印鉴由总经理办或公室主任负责保管。

二、公司印鉴的使用一律由主管副总经理签字许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。

三、公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询，存档。

四、公司一般不允许开具空白介绍信，证明如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经主管副总经理签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。

五、盖章后出现的意外情况由批准人负责。

（第五章办公用品及办公器材的管理

一、办公用品的购发：

（一）每月月底前，各部、室负责人将该部门所需要的办公用品制定计划提交总经理办公室；

（二）总经理办公室指定专人制定每月办公用品计划及预算；经主管副总经理审批后负责将办公用品购回，根据实际工作需要有计划的分发给各个部、室。由部室主任签字领回；

（三）.除正常配给的办公用品外，若还需用其它用品的须经主管办公用品的人员批准方可领用；

（四）公司新聘工作人员的办公用品，办公室根据部室负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作；

（五）负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好；

（六）办公室还应负责办公器材（电话、电脑、打印机、复印机、传真、扫描仪等）的采购和日常维护。

（七）负责购发办公用品的人员要建立帐本，办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字；

（八）办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事，不允许非工作人员进入库房。

（九）采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单，收票时要当面点清数目，检查包装是否完好，如发现短缺或损坏，应立即拆包清点数目，如发现实物与入库单数量、规格不符时，库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人。

（十）物资入库后，应当日填写帐卡。

（十一）严格执行出入库手续，物资出库必须填写出库单，经公司办公室主任批准后方可出库。

（十二）库房物资一般不可外借，特殊情况须由总经理或副总经理批准，办理外借手续。

（十三）严格管理帐单资料，所有帐册、帐单要填写整洁、清楚、计算准确，不得随意涂改。

（十四）库房内严禁吸烟，禁止无关工作人员入内，库内必须配备消防设施，做到防火、防盗、防潮。

（十五）办公室应该妥善保管好办公器材使用说明书和保修卡，如产品日常使用时出现问题，应积极与卖家（产家）协商退货或维修，从而保证办公器材的正常使用。

第六章报刊及邮发管理

一、报刊管理人员每半年按照公司的要求作出订阅报刊计划及预算，负责办理有关订阅手续。

二、报刊管理人员每日负责将报刊取回并进行处理、分类、登记，并分别送到有关部门。有关部门处理后，一周内交回办公室由报刊管理人员统一保管、存档备查。

三、任何人不得随意将报刊挪作他用，若需处理，需经总经理办公室主任批准。

第六章文件打印、复印及传真管理办法

（一）在复印和打印的过程中纸张应尽量双面打印，从而实现纸张的充分使用

（二）打印机、复印传真机由公司办公室负责管理，各机器设备须定期检查、及时维修，确保工作业务正常进行。

（三）公司提倡无纸化办公，非必需事项尽量减少纸张的试用

第七章、保密管理规定

总则:为维护公司利益，保守公司秘密，进一步加强公司信息及资料管理，特制定本规定。

一、公司保密内容包括以下几个方面:

（一）公司重大决策及事项；

（二）公司尚未实施的经营战略，经营方向、经营规划、经营项目及经营决策；

（三）公司内部的合同、协议、及可行性报告、重要会议记录；

（四）客户档案；

（五）公司各类财务报表、统计报表；

（六）公司产品资料、产品报价等各类信息；

（七）公司员工人事档案、工资、劳务性收入及资料；

（八）公司内部管理制度。

二、公司资料按密级分为：绝密级、机密级、秘密级三种。

（一）绝密级：公司经营发展过程中，直接影响公司权益的重要决策文件及技术信息资料；

（二）机密级：公司的工作规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、客户资料、经营状况、管理制度等；

（三）秘密级：公司人事档案、合同、协议、员工工资等各类信息。

三、属于公司机密文件、资料由专人专职进行管理，其他人员不得摘抄、复制及打听。

四、负责机密文件、资料的管理者不得在私人交往和通信中泄露公司秘密，不得在公共场所谈论公司秘密，不得通过其他方式传递公司秘密；

五、对于泄露公司机密文件、资料者，并给公司造成经济损失的，按照公司奖惩制度进行处理，公司并有权追究当事人的经济和法律责任。