通信设备管理制度_通讯设备管理制度

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通信设备管理制度

目的为提高公司的经营管理，节约成本费用，为有效发挥通信设备在日常工作中的作用，提高工作效率，特制定本制度

范围

公司所有部门及全体员工

本规定通信设备涵盖的范围：办公固定、移动电话、传真机、工作配备的个人电子邮箱等

职责

员工通信费用由财务部按照本规定统一管理，管理部进行监督与实施 公司的各项通信工具主要是方便员工用于与外界沟通，开展业务。公司不提倡公司员工利用公司通信工具进行私人用途。

一、电话管理

要求：

办公电话应在三声内接听，接听电话统一使用标准用语：接听外线时“您好，中盐食品，请问有什么可以为您服务的吗？”接听内线时“您好，管理部XX（员工姓名）”

接听业务电话应简捷明了，尽量使用礼服用语，说话声音不可太大，以免影响他人，办公分机电话不开通长途功能，部门及员工需要拨打长途电话，需填写长途电话登记表，并使用综合办公室专门电话。

禁止用公司电话聊天、上网、拨打声讯或信息台查询与公司业务无关的信息等

末经公司及电话所有人拨打长途电话的，一经发现除赔偿所发生的相关费用外，还可视情节，处于50元-200元的处罚。

公司为业务部门配备的移动电话及其电话卡，属于公司财产，员工在离职时，将电话及其电话卡交回公司，如有损坏，按照原价赔偿。公司部门主管及享受手机费报销补贴的员工，一律保持24小时开机，如一个月内连续出现三次电话无法接通或停机等现象，一经发现给予当事人50元罚款。

二、传真的管理

公司传真机由专人管理，收发传真由各部门员工负责操作，员工发送传真可填写传真登记表，发送完毕，应检查是否有文件遗留在传真机旁，对于发送保密性高的文件，可先电话提醒对方，同时注意文件的保管。对于涉及公司重大机密的文件，不宜采用传真机发送，以免泄密。

员工不得利用公司传真机发送私人资料与文件

公司传真机不可拨打市内及长途电话，如发现将由当事人承担相关电话费用。

三、电子邮箱的管理

公司提倡无纸化办公，为员工配备个人专用电子邮箱。公司系统员协助员工在其电脑上安装邮箱软件，设置好各应用功能，员工应熟练掌握邮箱软件的各项功能，员工每日上班后，应及时打开邮箱，查收文件，并及时接受及时回复，并做好重要电子邮件的备份，对于邮件的发送按照管理的权限进行逐级呈报，通知相关部门及相关领导。员工发送紧急与重要邮件时，还应采取其它方式如电话等通知相关联系人，以保证邮件的及时传递。

员工不得利用公司配备的邮箱在互联网上订购各种邮件，用于非业务用途。

员工离职时将电子邮箱帐号与密码交还与公司，并保证公司的相关信息不得外漏，如发现损害公司利益的行为，公司有权追究当事人的相关法律责任。

中盐（湖北）食品有限公司2011-10-08