人事档案管理制度_人事档案管理制度制度
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人事档案管理制度目的为了加强人事档案管理工作,提高人事档案管理水平,有效地发挥员工档案作用,为公司的人力资源管理提供准确的参考依据,特制定本规定。范围.本制度规定档案的归档范围、管理要求等。本制度适用于公司对员工档案的管理。职责
3.1 行政人事部负责公司所有人员人事档案的管理。4 人事档案的管理
4.1 归档范围
4.1.1 建档内容:员工应聘时的《应聘人员登记表》;居民身份证、毕业证及相关职称(资格)证书复印件;《应聘人员考评表》等;指定医院体检证明。
4.1.2 归档内容:员工在职期间的绩效考核结果、各类培训记录及公司出资参加学习获取的各类证书、奖惩记录、关于人事的晋、降、调决定或通知;员工离职时的证明、退休证明及其他有价值的资料。
4.1.3 不属于规定归档范围的材料,严禁擅自归档。有保存价值的,经行政人事部负责人批准后归档。
4.2 档案管理要求
4.2.1 档案应由行政人事部指定专人(专职或兼职)保管,并对其负全责。
4.2.2 凡属应归档材料,均应整理立卷,装入档案袋,并按一定的规则编号,位置、编号、内容统一。
4.2.3 收集归档的材料必须是办理完毕的正式材料,材料必须完整、齐全、真实、文字清晰、对象明确,有承办部门或个人署名,有形成材料的日期。
4.2.4 材料的载体必须按统一规定,使用A4纸,文字须是打印、铅印或水笔、签字笔书写,不得使用铅笔、红色笔、复写纸书写或其他不便长期保存的材料。
4.2.5 人事档案的部分资料是变动的,应及时更改,确保准确性。
4.2.6 档案借阅、转调等来往档案要认真登记,手续清楚。
4.2.7 档案管理员应每年对档案次序、数量核对一次,行政人事部每季度对各子公司档案管理情况检查一次。
4.3 离职雇员人事档案管理
4.3.1 离职员工档案应和在职员工档案分类存放,离职员工档案保存期为员工离职后2 年时间。每年年底由档案管理人员整理,并列清单,经行政人事部负责人审核后统一销毁。
4.3.2 员工辞职以员工离职审批表或相关资料为依据。所有辞职、自动离职等人员因故重新被录用的,应重建档案,不
得重新使用原档案,工龄不得累加。
4.4 人事档案的借取、转调及人事数据的提供
4.4.1 人事档案及相关人事数据属秘密资料,借取、转调及提供相关人事数据时必须保证绝对安全,并做好记录。
4.4.2 因工作需要借取、摘抄、复制档案的,由主管领导书面说明事由,并注明借取期限、摘抄、复制内容等,经行政人事部负责人批准后方可办理。
4.4.3 相关部门需要行政人事部提供相关数据时,需求单位提供对数据的要求或条件,经行政人事部负责人批准后,由档案管理人员负责统计提供。其它
5.1 员工相关资质等信息一律以档案记录为准,当员工进过培训取得相关资质证书时,应及时到行政人事部备案,否则无效,并且不得享受公司相关待遇。
5.2 特殊情况证件丢失(或其他原因),由相关部门出具有效证明,经行政人事部核准后,与原证件具有同等效力。6 附则
本制度由公司总经理批准,自下发之日起执行。
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