淮溪花园商务酒店采购管理制度_酒店采购管理制度表

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淮溪花园商务酒店采购管理制度

一、总原则

1、本酒店员工必须遵纪守法，从公司整体利益出发，相互协作。

2、本酒店各部门必须相互衔接，各负其责。

3、必须做到账款分管，账物分管，手续齐全。

4、每项业务必须签字，“签字”就是牵制。

二、原材料采购

（一）总则

1、为规范酒店的采购行为，加强对酒店日常采购的监督管理，降低酒店运营成本，特制定本规定，望遵照执行。

2、本规定是酒店购置客用品，原料、燃料、辅料，零部件，营运设备，工程配件，办公用品，劳动防护用品，以及其他物资过程中的决策、价格监督、质量检验、仓储管理等行为的基本规范。

3、酒店按照“四权”分离原则（即询价、采购、收货、付款四权分离），科学有效、公正公开、比质比价、监督制约的原则，建立健全采购管理的各项制度。

4、酒店各部门应按照物资采购的内控程序执行，即采购计划申请确立---询价、比价---确定价格---签订合同（或出正式订单）实施采购---验收入库---财务最终审查付款。

（二）采购申请和决策

1、酒店建立健全物资采购的申请和决策程序，按照采购物资类别和金额的大小，实行分级分权管理，各司其职，明确各级管理人员，各有关部门及人员的责任。

2、除特殊情况（零用现金采购，金额在100元以下）外，酒店所有物资采购的事项，应首先由部门填写“申请订货单”，填列出具体货名，数量及规格，并必须经过使用部门负责人的签署（仓管审查是否库存），报总经理审批。

3、使用部门采购物品应结合本部门实际，量力而行，酌情采购，在申请采购物

资的同时，必须给出合理的申请理由。

4、酒店各部门负责人对其签署的物资采购事项负有审查和监督责任。

（三）询价

1、人员组成：酒店询价小组由使用部门、督查人员和采购组成。

2、询价时间：

（1）原材料的市场考察每周考察一次。考察后按新价格执行。

（2）干货调料和酒水的市场考察每月一次。

（3）酒店其他采购物品至少每年四次，遇到价值较大或采购重要物品时，必须有针对性的进行市场寻价。具体时间由采购把握，由总经理审核经董事长后批准实施。

3、方式：应当努力利用各种现代化的手段广泛收集采购物资的质量、价格等市场信息，掌握主要采购物资的信息变化，并依据此市场信息做比质、比价采购。在采购过程中引进竞争机制，采取货比三家，竞价措施，实施比价比质，同等价格比质量，同等质量比价格，除仅有唯一供货单位或有特殊要求外，酒店主要物资的采购应当选择三个以上的供货单位，从质量、价格、信誉等方面择优进货。

4、审批程序：考察回来后由采购制作定价表，交相关部门确认后，由成本控制审核。成本控制对定价表具有“一票否决”的权利，对双方存在异议的价格，以成本控制为准。最后报总经理批准后执行。

（四）采购

1、酒店重要物资的采购应遵循样品的事先确认制度，使用部门对样品承担审核责任，如因采购物资未经确认，即被采购回来，造成物品的不符，采购部门将承担相应责任。

2、除部分零用现金采购货和急用工程物资采购外，酒店各部门的物品购置都应经过询价小组确认并经采购员进行采购，任何部门不得越权进行采购。

3、对于各部门用零用现金采购及个别有特殊要求的工程物资采购，除严格控制其采购数量和金额外，还应努力依据市场情况变化进行跟踪调查。

4、对于超过一定金额（500元）的，采购员在购买申请单的基础上，应出具正

式的订货单。经过财务部负责人、总经理批准后，作为向供应商正式采购的依据。

5、酒店大宗材料的物资采购等，有董事长决定。

6、为明确责任、权限和内部工作程序，切实发挥出价格的决策和监督职能，酒店成立价格监督小组。平时履行价格监督职能的部门是财务成本控制。成本控制人员应当履行职责，监督采购价格，降低采购成本，并对酒店各部门采购物品的计划、数量承担核实与确定责任，对某些不必要采购或不需采购的物品可行使否决权。

7、酒店所有采购的物资都应当经过价格监督部门（成本控制）审核，总经理批准后方可购置。

8、在采购过程中，成本控制应依据最近一次采购同类产品价格进行监督和

审核，采购应在成本控制审核的价格范围内进行采购，如因特殊原因（因为市场行情变化等）需要提高价格的，必须说明原因，经财务部经理和总经理批准后方可执行。

9、财务成本控制负有对酒店所有采购物资进行价格监督和控制的责任，对于未在审核价格范围内进行采购给酒店造成重要损害的（特殊情况例外），成本控制有责任向酒店高层管理人员和有关主管人员反映并提出处理意见。

10、酒店行使价格监督职能的部门（成本控制）或人员应当及时了解，掌握酒店主要采购物资的市场价格，并对其审核的物资采购价格承担相应在责任。

（五）采购活动的后续跟进

1、采购订单的跟催：当订单发出后，采购员要跟进整个过程直至收货入库。

2、采购订单取消：

（1）酒店取消订单。如因某种原因，酒店需要取消已发出之订单，供应商可能提出取消的赔偿，故采购必须预先提出有可能出现的问题及可行解决方法，以便酒店总经理做出决定。

（2）供应商取消订单。如因某种原因，供应商取消了酒店已发出的订单，采购必须能找到另一供应商并立即通知需求部门。为保障酒店利益，供应商必须赔偿酒店时间及经济上的损失。

3、违反合同:合同上应载明详细规则，如有违反，便依合同上所载处理。

4、档案储存:所有供应商名片、报价单、合同等资料须分类归档备查，并连同采购人员的自购物品价格信息录入价格信息库。

（六）质量检验监督

1、承担对物品检验和验证的部门是酒店成本控制的收货部门和物品使用部门。采购物资未经质量检验或验证,不得开据收货记录和办理结算手续。对酒店采购物资的质量检验或验证，实行收货部门和使用部门双重检验制度。

2、酒店收货部门和使用部门应严格按照标准和程序进行检验或验证，并对检验、验证的结果承担相应责任。

3、对于一些重要的采购物资和日常用得较频繁的物资，酒店可以根据需要留样存档，并进行复检。

（七）仓储管理

1、仓库应加强对酒店库存物资的计划管理，库存物品的购置计划要与经营周期相适应，尽量将库存保持在一个合理的区间内，以减少存货的损失。

2、加强仓储保管人员的责任，落实岗位责任制，对于因保管不善造成实物毁损、丢失的，将追究保管人员的责任。

3、成本控制作为酒店仓储管理的部门，对于实物的流转应根据使用部门的实际，严格落实“先进先出”原则，防止商品因为过期而毁损报废。

4、存货的管理应根据其物理化学性能分类保管，合理堆放，同时完善仓库的台帐、存货卡制度，经常进行实地盘点，保证帐卡，帐物相符。

三、物资验收制度

（一）适用于酒店采购的食品、酒水、饮料、营运设备、家具、用具及其它物品的验收

酒店应严格按照“四权”分离（即询价、采购、收货、付款四权分离）的原则，做好采购货物的验收工作，建立健全货物验收制度。货物的验收，必须经过

收货部人员和使用部门人员双重检验，验收人员对验收的货物承担相应的责任。

（二）食品的验收制度

1、海鲜类的验收：海鲜池的海鲜，由厨房和仓管共同验收；冰鲜的海鲜（死的海鲜）：由厨师与仓管共同进行验收，主要检查其新鲜度，并按厨房所需规格逐个进行称重验收，验收合格后，厨师与收货人员共同在填好的《收货记录》上签字，有不合格的退还供应商；冻货：严把质量关的同时，严格执行《海鲜报价单》的冻货含冰量比例，由厨师与仓管共同进行验收，抽取20%进行化冻，达不到规定标准的，按化冻后的实际重量与供应商结算，验收合格后填开《收货记录》，并在备注栏填写抽样比例，并由厨师与仓管共同签字，不合格的退还供应商；

2、肉类的验收规定

按照厨房订货单的要求，由厨房和仓管人员共同进行验收，主要检查肉的新鲜度，不得注水，验收合格后，填开《收货记录》，不合格的退还供应商；

3、干货调料的验收

仓管人员在检查时，主要审查其生产日期、保质期、规格、品牌、含量等，如是进口产品还必须有国家进出口检验检疫局的许可证和中文标签，罐装产品一般在10瓶以内全部检查，10瓶以上抽取10%进行检查，然后交给厨师确认以后，填开《收货记录》，在备注栏中填写抽样数量、生产日期和保质期，不合格的退还供应商；

4、水果蔬菜等原料的验收

按照厨房订货单的要求，由厨师和仓管人员共同进行验收，主要检查其新鲜度，不得有变质和不符合规格的，检查合格以后，填开《收货记录》，由厨师和仓管人员共同签字，不合格的退还供应商。

（三）酒水、饮料的验收制度

主要检查生产日期、保质期、产地、酒精度、容量及有无中文标签，检查合格后交给使用部门确认，经确认后，收货填开《收货记录》，不合格的退还供应商；