某集团采购物流中心基础管理制度_xx集团采购管理制度

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XX集团采购管理中心管理制度

目的：为了规范采购作业管理，确保采购工作顺畅和推进集团化统一采购的进行，特制定

本制度。

适用范围：集团公司及各子公司的采购管理业务。

采购管理基本原则

XX集团采购管理工作，实行两级制管理，即一级集团公司采购管理中心，掌控对采购活动管理的权力和责任，对大宗采购计划和采购协议的审批、采购品种和来源的审核等；二级各分公司采购部，掌控采购活动的执行全过程。

1、采购工作本着保证供应、质量合格、价格合理、库存最低的原则。

2、在质量、价格、合作条件适宜的前提下，坚持以本地区采购为主。

3、计划外采购或特殊、急用物品的采购，各部门应知会财务部并报总经理审批同意后，方可采购。

4、凡购进原物料，尤其是定制品，采购部门应坚持先取样品，征得使用部门同意后，方进行定制或采购。

5、大宗采购（标准：待定）和长期定货，必须签订购销合同，并报请集团公司批准。

6、公司坚持采购活动运营与采购分离的原则，营运部门没有采购的权力，但有监督权。

7、各分公司采购相关人员，实施集团公司派遣制度。

8、凡不按上述规定采购者，财务部应一律拒绝支付货款，并上报给集团公司处理。

一、制定采购计划

（一）由公司各部门根据每年物资的消耗率、损耗率和对第二年的销售预测，在每年年底编制采购计划和预算报财务部审核，并根据每月的实际情况进行调整但不能超出预算范围；（各部门月采购计划，应在财务月度资金计划中体现）

（二）计划外采购或临时增加的项目，并制定计划或报告财务部审核，同时报请总经理批准；

（三）采购计划一式四份，自存一份，其它三份交财务部。

（四）采购计划编写应清楚、明确并分解到每个月份（现金采购：项目、规格、数量、金额等；协议采购：应以中小分类形式提报）。

（五）此采购计划只做为财务月度资金计划的参考，不作为采购部门实施采购活动的依据；采购申请表和菜品计划验收表是采购部门进行采购活动的唯一根据。

二、审批采购计划：

（一）财务部将各部门的采购计划和预算汇总，并进行审核；

（二）财务部根据公司本年度的营业实绩、物资的消耗和损耗率、第二年的营业指标及营业预测做采购物资的总预算；

（三）将汇总的采购计划和预算报总经理审批；

（四）经批准的采购计划交财务经理坚督实施，对计划外或超预算未经批准的采购要求，财务部有权拒绝付款。

三、采购计划的申请：

（一）采购申请、审批：由使用部门根据采购计划、工作需要提出采购申请，填写“采购申请表”（见附表1）或“每日菜品计划验收单”（见附表2）（注意：填写清楚明白，尤其是采购物品的技术描述；一式两或三份），报请主管经理、财务经理、总经理审批。

1.餐饮/酒店菜品（蔬菜、肉禽、豆制品、海鲜、鱼及其它等）采购计划审批流程； 附图1每日菜品/（粮油、调味品、其它）采购计划审批流程图

*使用表单“每日菜品计划验收单”。

2.餐饮/酒店主食、调味品等（米、面、油、餐饮辅料、能源等）采购计划审批流程（审批流程图同附图1）；

*使用表单“采购申请表”。

3.物业采购计划审批流程

附图2物业采购计划审批流程图；

*使用表单“采购申请表”。

采购申请表/菜品计划验收单未经审批，采购员有权拒绝采购。

（二）紧急情况采购的审批流程：只针对于计划外、临时发生、情况紧急，不能正常执行审批程序的采购工作。

1.由使用部门负责人由总经理授权，向财务部门请示批准后；

2.由采购部门进行紧急采购；

3.采购钱款由财务部先行借款或使用采购备用金，事后由使用部门及时补签相关审批手续、核销财务借款。

（三）采购员应在采购期限完成采购任务，采购员没能采购到的商品。

1.在限定时间内，由采购员进行二次采购；

2.与采购申请部门进行沟通协商，寻找替代品；

3.确实在目前情况下（时间、区域），无法采购到的商品，由采购员负责跟综寻找，发现货源时由使用部门重新申请采购。

四、采购验收入库：

（一）采购物品由采购员或供应商、库管员、运营人员（直接进入营业的物品）共同进行验收（执行辽宁XX集团的验收标准），合格（质量、数量）后办理入库，并打印入库单（一式三份，自留一份、采购员或供应商一份、上交财务会计一份）采购员（供应商）、库管员、运营人员签字确认。

五、核销及付款

（一）付款：

1.采购员采购的大宗物资的付款要经财务经理审核，经确认批准后方可付款；

2.支票结帐一般由出纳根据采购员提供的准确数字或发票填制支票，若由采购员领空白支票与对方结帐，金额必须限制在一定的范围内；

3.按公司的财务制度，付款元以上者有采购合同的，要使用支票或委托银行付款结款，元以下者无采购合同的，可支付现金。

4.超过元要求付现金者，必须经财务部经理审查批准后方可付款，但现金付款必须在一定的范围内。

（二）采购核销：

1.采购员核销必须凭相关人员签字齐全的入库单（验收单）、采购申请表第二联、发票，经出纳审核是否经批准或在计划预算内，核准后方可给予核销。

2.采购员若向个体户购买商品，可通过税务部门开票，因其他原因卖方无发票者，应报请部门经理和财务经理批准后方可给予报销。

六、市场调查（考行）管理

（一）运营部人员（餐饮、酒店、工程维修）每周至少一次市场调查。调查后要填写“市场价格调查表”（见附表3）、写明调查人员，调查时间、地点及调查结果，由全体人员签字后交财务进行价格比对。

附图3 市场价格调查反馈流程图

*使用表单“市场价格调查表”

（二）选择的调查时间、地点：以批发市场早市开市期间为调查区间，不能选择雨、雪天及极端天气情况后的当日或次日调查。市场调查以供货商所在的市场为准。

（三）调查的方法和程序：调查人员应遵循先蔬菜、鲜货、后干杂调料、粮油、酒水的原则，单项货品的调查不应低于三家。调查中要坚持集中调查的原则，调查时应实行看、闻、摸等手段、必要时可进行采样。对被调查的商品要详细的了解产地、规格、品种、生产日期、保质期等。在询价后要进行讨价还价，切记只记录买方一口价；

（四）除实地调查外，当地的报刊、杂志、电视等所刊出的价格，同行报价也是调查的手段和依据；

（五）调查结果由调查小组结合实地调查结果和咨询结果进行综合讨论通过；

（六）零星物品的调查由总经理委托其他人（采购人员除外）实施。

七、采购的定价原则，（一）对供货商所提供物品的定价：在市场调查的基础上，每周进行议价一次，菜品的采购价格应每天进行议价；

（二）定价程序：由采购经理、采购人员根据市场调查的结果与供货商议价后予以确认，并由总经理、营业部门负责人、采购人员签字以书面形式告知库管、财务执行；

（三）价格管理原则：（依据各分公司实际而定）

1.对于供货价格实行最高限价制，根据不同的货品，设置最高限价范围。

2.实行定期议价制，依据市场的变化时时与供应商进行议价。

八、供应商资信的管理

（一）对每一个与辽宁XX集团合作的供应商都要建立详细的供应商基础资料即“供应商基础资料表”（见附表4）。

（二）供应商基础资料表要及时进行更新，并且要每月日要上报财务管理中心和集团采购管理中心备案。

采购部业务操作

1、按使用部门的要求和采购申请表，多方询价、选择，填写价格、质量及供方的调查表；

2、向经理呈报调查表，汇报询价情况，经审核后确定最佳采购方案；

3、在经理的安排下，按采购部统一确定的采购方案着手采购；

4、按公司及本部门制定的工作程序，完成现货采购和协议采购；

5、货物验收时出现的各种问题，应即时查清原因，并向经理汇报；

6、货物到货后，将货物送至仓库验收、入库，办理相关的入库手续；

7、将到货的品种、数量和付款情况报告给有关部门，同时附上采购申请单或经销合同；

8、将货物采购申请单、发票、验收单（入库单）或采购合同一并交财务部校对审核，并办理报销或结算手续。

附表1采购申请表

附表2 每日菜品计划验收单

附表3 市场价格调查表

附表4 供应商基础资料表