办内部管理制度_办公室内部管理制度

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办公室管理制度

第一章、总则

为了加强办公室管理，明确综合办公室内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际情况，特制订本制度。

一、本制度适用于######公司综合办公室所有成员，并严格遵守各项规定。

二、办公室工作要切合公司及##公司区实际情况，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，保证公司的各项工作有效开展。

三、办公室人员应明确各项工作职责，牢记自己岗位职责。简化办理流程，做到每周有计划、每月有总结的工作目标。

四、按照本制度对部门员工各项工作进行考核，被考核人员月度考核分可奖励给工作表现优秀的员工。在工作中出现严重失误的，可加重考核力度。

第二章职责范围

一、办公室管理人员在直属主管的领导、部门负责人主持开展办公室的各项工作。直属领导及部门负责人安排的各项工作要积极办理。部门负责人每月工作质量考核，由##公司领导根据部门负责人当月工作表现综合考核。

二、内勤人员负责文书管理、会议管理、考勤、重要文件撰写等工作，保证各项事务有序开展。

三、宣传工作人员主要负责，接待、活动组织、文化宣传等工作。

四、结算、统计工作人员，负责各个施工单位工程款结算等一系列工作。

五、综合办所有人员要协调各部门之间的行政关系，为各部门工作开展提供相应的服务。

六、收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，及时做出文件整理，当好领导参谋。做好公司领导及##公司领导交办的各项工作。

七、协助其他部门工作，完成上级交代的其他工作，如：文件接收、审批、收发传真等。

第三章办公室事务管理

一、文书管理制度

文件是文书的重要组成部分，文件是各部门根据自己的职责范围所制发的具有执行效力的文件。本制度中，文件特指公司内、外部发文文件；而文书特指内部一般性传阅资料。档案是在文书基础上形成的，档案是文书的延续。现把文件、文书、档案统归于文书管理，并对文书管理制度做以下规定。

（一）文件管理制度

第一条管理要点

文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、会议纪要、外部传真文件、各类合同文件等。

1、对接收的文件根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。

2、会议纪要撰写及下发要求：办公室负责组织######公司各类行政、办公会议的召开，包括：月度安全生产计划会、######公司周例会、及公司级##公司领导零时安排的各类会议纪要文件；

第二条制度规范

1、办公室负责人为第一责任人，若发现文书丢失，办公室人员必须查明原因，如实向主管部门报告，若未查明原因，则由办公室负责承担。

2.如出现文件保管失误，造成文件丢失，考核管理人员当月绩效考核分2分。

3、各类文件接收要及时报送相关部门及领导，如因文件传递不及时，致使工作延误的。将对

文件接受人员考核当月考核分1-3分，并在全公司通报批评。

二、办公用品管理制度

第一条管理要点

1、为了加强办公用品管理，规范办公用品管理各项程序，节约办公经费，提高利用效率。

2、办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作，权责一致严格要求，无私自挪用现象。

3、办公用品负责人同时负责领导办公室办公用品领用。

第二条制度规范

1、综合办公室办公用品的保管、发放和办公设备的入库登记办公司要做好登记工作。

2、每月20号之前将所需办公用品报至采购部，对急用品的采购，可根据具体实际进行灵活处理，但必须经部门主管及##公司领导批准。

3、办公用品管理人员负责办公用品的收发工作，部门有离职人员的需办理办公用品交接。

4、以上管理工作不到位的将按照月度考核分给予1-5分考核。

5、下班要关闭电脑设备，最后离开办公室人员负责关灯锁门，如没有按照规定执行，发现以此考核1分。

三、办公室纪律要求：

第一条；办公室规定

办公室人员严格按照公司及##公司里规定的上下班时间办公，坚决杜绝迟到、早退、旷工等行为，否则一律按照公司《考勤管理规章制度》进行处理：

第二条；制度规范

1.上班期间在办公室一律不准听歌、看电影电视剧、玩游戏等一切与工作无关的事情。如有违者，听歌、电影、玩游戏等做与工作无关的事情，将一次考核5分。

2.办公室人员，有事可以按照公司相关制度请假。如未请假出现##公司工现象的按照公司相关制度处理。出现脱岗现象发生，当月考核分扣10分。

3.上班过程中要积极办理部门安排的各项工作，不要再其他办公室闲逛，影响他人办公，如有发现，核减当月考核分1分/次.4.办公室周末值班人员，同样要严格按照公司规定的上下班时间打考勤。部门负责人有权对##公司区值班人员在岗情况进行调查，如发现脱岗及##公司工现象，将给予严厉处罚。

5.每次早会或其他各项会议，除事先向会议组织者请假外，一律不允许迟到、早退或无故不参加，按每人次考核1分。

6.办公司工作人员要服从##公司领导及部门负责人工作安排。对不服从工作安排，人员一次考核5分，情节严重可加重考核力度或将该员工退回人力资源部处理。

7、违反公司其他规定的按公司相关制度处理。

四、会议管理制度

第一条管理要点

1、为了提高部门会议质量，促进有效沟通，提高行动能力，进而规范会议管理。

2、根据公司实际及具体的情况，确定会议召开的必要性。

3、清楚会议召开目的，合理安排时间，做到少而精，讲究高效原则。

4、会议负责人有效的控制会议，明确会议召开与否的界限；提高会议主持人控制会议进程的能力与水平，保证会议实效。

5、按照制度规定，严格会议管理，参会人员准时参加会议，并遵守会议纪律。

第二条制度规范

1、收集会议议题，根据选定的议题收集会上所需资料，拟定会议时间、地点等做好会议通知工作。

2、会议主持人负责会议的召开并负责现场秩序的维护，行政专员负责做好相应的会议记录。

3、按照时间排列，将所有会议记录文字资料和电子资料同步整理并归档。

4、会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。如需查阅应严格按照文书管理制度规定执行。

5、会议纪要的形成；月度安全生产计划会议要求在会后三个工作日内完成撰写，并下发所有参会人员部门。周例会，会议纪要求在会后一个工作日内完成撰写并下发。

6、对以上工作，没有按要求及时完成的，核减当月考核分2分/次。

五、车辆管理及统计工作

办公室负责整个##公司区周末通勤车辆的联络工作，严格执行公司规定的发车时间，联系好安全押车工作。

第一条管理要点

1、每周四，统计在##公司各部门周末乘坐通勤车辆人员名单，根据统计人数联络客运公司安排周末车辆。

2、周五按照公司发车时间，组织押车返回。周日联系车辆押车返回##公司区。节假日根据公司放假时间安排通勤车辆。

3、按照公司下发的######公司，对建##公司车辆安全性能检查。

4、每月25日开始准备收集######公司各项成本数据包括、剥离成本、水电费、备品备件耗用等数据。

5、在##公司人员出门证办理，由车辆管理人员负责签署意见并登记外出信息，做好存档备案，此项工作不到位考核考核1分，工作严重失职的扣除当月安全奖。

第二条制度规范

1、通勤车辆发车时间，严格按照公司规定发车时间执行，如因车辆管理人员管理不到位，出现迟发车现象，延误在10分钟以内每次考核1分，延误在10——20分钟内考核每次考核2分，延误在20分钟以上的考核5分。

2、车辆联系沟通不畅，乘车人员座位不够的考核2分。

3、各项成本数据统计不及时的每月考核3分。

4、违反公司其他规定的按公司相关制度处理。

六、工程款结算工作

工程款结算是部门对接外单位的一向重要工作，要严格按照公司签订的施工协议相关条款办理结算。做好各项付款台账登记工作，并与施工单位建立良好的结算关系。

第一条、制度规范

1、严格按照签订的合同条款约定的付款方式办理各项工程款。如未按照合同付款方式给施工单位办理结算，给公司带来经营风险的。当月绩效考核10分并上报公司处理。

2、各项付款资料准备要及时，付款资料准备过程中要认真、细心、准确。发现错误及时更正，因不认真造成付款资料准备出现严重错误的，考核2分。

3、在办理各项工程款支付过程中，要积极推进。严格按照公司规定的结算时间给施工单位办理，不能随意拖延。如因个人原因办理不及时延误工程款支付，给施工单位带来资金周转困难的当月考核2分。

4、功臣款付款资料，要做好资料档案留存，确保后去有据可查。出现丢失付款资料的，必须

补齐，否则一经发现，一次考核2分后。

5、违反公司其他条款的，按照公司相关制度执行。

七、清洁卫生管理制度

第一条管理要点

1、为了营造一个良好的工作环境，树立公司形象，保证办公室卫生清洁，办公室人员，要按照值日表轮流之日。

2、清洁区域包括：办公室地面、窗台、办工桌、电脑、饮水机、文件柜，垃圾桶清理等。

3、按照排班安排，轮流打扫清洁，保证卫生清洁到位，不留死角。部门负责人负责卫生检查工作。

4、实行卫生责任制，办公室管理人员负责管理办公室所有区域的清洁卫生，当日值日生按时做好所有的清洁，监督者及时做好相应的督察。

第二条制度规范

1、卫生清洁人员，要确保在上班前10分钟，完成办公室卫生清洁工作，包括将清洁完毕的污水处理完毕。

2、未按要求清洁者，核减当月考核分2分/次。

3、大型接待过程中，遇到集体组织卫生清洁打扫的，对不参与或参与但不认真的考核2分。

八、日常事务管理

（一）接待管理要点

第一条、来客接待是行政事务的重要组成部分，为使接待工作规范有序，维护公司的良好形象，对接待工作做具体的要求。

第二条、接待要以主动、热情、礼貌为原则，接待人员应落落大方，以礼相待。按照接待要求，严格自己要求，做到言行、礼仪规范。

第三条、接待人员问清来者意图，引领其见所需见的人员，并奉上茶水，做好一系列的后续工作。

第四条、接待会场的准备，按照公司接待等级准备。

（二）制度规范

第一条、接到接待通知后，要及时通知参与接待的相关领导。

第二条、接待过程中，要做好接待会场的服务工作，及时将各类接待用品提前准备到位。在接待过程中如出现，会场准备不到位延误接待工作的考核3分。

第三条、接待工作结束后，接待工作人员，要管理好存放接待用品的茶水间，保证茶水间内卫生清洁，物品摆放整齐，此项工作不到位将核减当月考核分1分。

第四条、茶水间内接待用品要有计划采购，避免各类接待用品过多或不够。接待用品不够耽误接待的，将给予接待用品管理人员月度考核分核减2分。