人事行政5文件档案管理制度_档案管理制度模板

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文件档案管理制度

1.意义：为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好档案收集、立卷、保管等工作，维护文件档案的完整和安全，特制订本制度。

2.专人管理：

2.1公司设立文件档案管理专员，由办公室行政文员兼任，严格执行保密制度。文件档案管理专员还必须作风正派，责任心强，刻苦钻研，不断提高个人修养、业务素质，努力做好本职工作。

2.2档案管理专员根据文档之间相互联系、保存价值等切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。

3.档案归档范围：

3.1本公司的历史沿革，大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

3.2公司在发展过程中获得的被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的文书材料等。3.3本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书、回复等。3.4本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

3.5重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议纪要等。3.6本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表及简报。3.7本公司职工人事档案(参照《人事档案管理制度》)。

3.8相关政策法规资料（《刑法》、《劳动法》、《合同法》、《公司法》、《物权法》、《广东省工资支付条例》、《会计准则》、《工伤保险条例实施细则》、《安全生产法》、《环保法》、《社会保险法》等与公司发展有关的法律法规）

4.文件档案分类：

4.1分类，公司文件档案分为公司资料类（JSZL-XXXX）、销售合同类（JSXS-XXXX）、采购合同类（JSCG-XXXX）、证书类（JSZS-XXXX）、制度类（JSZD-XXXX）、建筑资料类（JSJZ－XXXX）、国家法务类（JSFW－XXXX）、招投标类（JSZT－XXXX）、活动类（JSHD－XXXX）、人事档案类（JSRS－XXXX）、政府文件类(JSZF－XXXX)、技术文件类（JSJS－XXXX）、高新类(JSGX-XXXX)、上市类（JSSS-XXXX）、资产类（JSZC－XXXX）等等。如遇在以上分类中没有的文件档案，由行政部门重新编制类别。

4.2销毁，超过保管期限的文书档案经公司质管部及相关领导批准后，编制销毁清册，办理销毁手续，并在清册上签字

5.文件档案的管理细则：

5.1文件档案的鉴定：从档案的内容、来源、时间、程序、名称鉴别、档案价值，确定各类档案的期限，编制成表。

5.2所有文件档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。所有档案除有手工登记外，必须使用电脑进行登记，每月底要对文件档案进行盘点。

5.3文件柜、档案保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理，字迹模糊、变质、损坏、破碎的档案资料必须及时进行恢复、修补或复制。自己不能解决的问题及时报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。

5.4查阅复制规定：公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司分管领导批准。外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位证明并经本公司分管领导批准后，方可查阅、复印档案，公司档案管理员都必须如实进行登记，清楚登记查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。

5.5 对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存入并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。

5.6公司各部门承办公文后，承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整，公文上的各种附件一律不准抽存，结案后及时归档，交公司档案管理专员存档，并办理交接手续。清楚登记文件移交部门、移交人、移交文件名称、移交时间、接收人等信息。

5.7 文件档案管理专员因工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

广东****有限公司 2017年2月1日