采购部管理制度_公司采购部管理制度
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采购部管理制度
总则
1、采购员须注重职业道德，品行端正。做到不吃回扣，不贪污受贿，不吃请，不虚开发票，不从中牟利，不卡、拿、要，公正廉明。
2、不迟到、不早退。采购员在工作中要多跑、多对比、多总结，边学习边实践，不断提高自己的采购业务水平。
3、定期汇总所进的采购资料，协助财会进行工程成本核算。
4、建立材料采购供应渠道，进行供应商的择优选择，新供应商的开发工作。
5、加强与使用材料部门的联系，尤其是按时、按质、按量控制好工程所需的各种材料，确保工程能顺利进行。
6、所购大宗材料必须要求供应商提供合格证明，严禁购进质量不合格材料，同时监控材料使用状况，控制不合理材料的采购与浪费的情况发生。
7、控制材料入户的数量与质量，能准确无误分配好材料运送到所需工地，做好材料的存放、堆码管理工作。
8、根据工程部施工计划及剩余材料情况做好材料采购工作。
9、在购进材料时发生质量、数量异常情况下，应立即采取紧急措施，并与施工有关部门进行协商处理。
10、做好供应商的选择、评议工作，建立牢固、可靠的供应基地，并不断挖掘供应商，以保证项目材料供应的不间断性。
为使公司的材料采购制度更加完善合理，有章可依。特此规章制度：
一、采购流程
1、采购员依据《采购计划单》对所需物料进行市场询价、仪价工作，然后再详细填写《材 料询价单》请部门主管及总经理审核确认。
2、购置物料前根据《采购计划单》和《材料询价单》填写《材料请购单》。
3、《材料请购单》上应注明物料名称、规格、编号、数量、价格等事项。先交到部门主 管审核签字,如有小额或急件材料需由采购员直接付款的，还应填定购买材料的《借支单》，连同《材料请购单》一起由总经理批核后到财务领
取借支材料款。
4、《材料请购单》一式两份，一份由采购员自己保存，一份交于财务部。
5、采购回材料后，应先交由仓管员验收填写《入库单》。并持《入库单》和货品发票到部 门主管审核签字，再由总经理签字后到财务部报销采购款项。
6、采购员应详细填写《借支单》的每一项内容，退单一般应在三天内，最长不超过一周。材料收据和发票应及时与财务部门结算。借支款项过期未结算的，按私用借款在工资里扣除，情节严重的由公司另行处理。
二、采购价格管理
1、采购员询价、议价完成后于《请购单》上填写议价价格，必要时附上书面说明。
2、《请购单》上议价价格呈送部门主管审核确认。认为需再进一步议价时，退回采购员 重新议价，或由主管（经理）亲自与供应商议价。
3、已核定之材料采购员必须经常分析或收集资料，作为降低成本之依据。
4、核定材料采购单价如需上涨或降低，应以《单价审核单》形式重新报批，且附上书面说明。
三、采购的步骤
1、施工项目开工前，应做好施工准备工作，材料、机械设备供应是施工准备 的主要环节。
2、材料采购的步骤。项目确定后，公司技术部门应编制施工预算，确定各种材料的规格、材质、数量。公司物资部门根据施工预算编制的材料采购计划，针对各种材料需用情况进行市场调查，通过调查，从各家供应商中选出产品质
量好、手续资料齐全、价格合理、恪守信用的经销商或生产厂家进行实质性洽谈，把洽谈结果向领导汇报，确定合适的供货商。
3、机械设备采购或承租的步骤。公司物资部门应根据《施工组织计划》《施工方案》中对工程项目需要的机械设备进行供应准备。对公司同意购买的机械设备，公司物资部门要进行市场调查，通过调查，从多家供应商中选出合适的供应商进行实质性洽谈，洽谈结果报领导同意后，确定合适的供货商。
需要承租的机械设备，要认真了解好出租人的设备，完好程度，使用性能，要谈好租赁价格，付款方式等，报公司领导同意后办理。
4、施工项目工期二个月以上，可按计划施工顺序分批订货，特别是对工程未预付款且业主资金不按合同拨付的，要视工程实际情况组织订货供应。原则上，公司从成本、风险、效益方面考虑，对工程垫付资金要慎重。
5、所有采购的A类和B类材料以及购买的机械设备，物资部门要按照合同法规定的条款，公司合同管理制度规定的内容和要求与对方签订买卖合同。对一次性购买3万元以上的C类材料，也要签订书面合同。合同中要明确双方的权利和
义务。
6、公司所有对外签订的买卖合同，租赁合同都要按公司合同管理制度要求留存三份原件，一份分送财务部门、一份留物资部门，一份送办公室留存。公司领导和其它部门、项目部需要时可提供合同复印件。任何合同的条款、内容，未经公司总经理、董事长同意，任何人均无权对外签订。
7、公司物资部门要经常深入施工现场，了解材料、机械设备的使用和管理情况。对于工程中出现的工程变更所增加的材料要按项目部与业主办理的签证变更手续，由项目部提出计划报公司领导同意后组织购买。工程施工因客观因素
造成积压的材料，要采取以下方案其中之一报公司领导同意后处理。
1、公司其它施工项目能够使用的及时进行调拨；
2、工程完工时仍然积压的主材，与业主办理退料手续其费用由业主据实承 担。
3、如业主资金状况不好，拖欠工程款较多，公司可另找其它用货单位转让，或运回公司仓库存放。
四、采购品质管理
1、采购员应根据所需物料标准要求、图纸、适用规格订购商品。
2、采购物料时应由供应商承担品质保证之责任。并在订购前明确产品在使用中发生的因 供应商导致不良责任承担与赔付。
3、供应商提供之物料必须经过本公司仓管、品管、采购等部门人员之相关验收工作。（原 则上以本公司要求为依据）
4、采购员对检验不合格之物料，退供应商进行必要处理，由此造成之损失向供应商进行 索赔。
五、采购交期管理
1、采购员应制订合理的购运时间，将请购、采购、供应商生产、运输及进料验收等作业 的需要时间予以事先规划确定，作为各部门的参照依据。
2、采购员应尽量多联系其他物料提供来源，以确保应急。
3、如果出现技术变更，应立即联络供应商停止原规格生产，度妥善处理遗留问题。
4、加强交货前的稽催工作，提醒供应商及时交货。
六、采购付款方式
1、采购员根据《材料请购单》、《采购合同》、《进料验收单》等经部门主管、总经理核准 签字后，向财务部请款。
2、财务部依据合同规定给付方式，与供应商结款。
3、采购一般采用一次性付款或月结款方式，即供应商之物料验收合格后，一次性付清订 单货款，特殊情况需总经理核准。
七、奖励、处罚措施。
1、对于全年在采购工作中认真负责，不影响工程项目进度、不因材料质量问题影响工程质量、不因材料材质证明、出厂合格证等资料影响工程交工、工程完工不造成大量材料积压的单位和个人，公司将给予表彰和晋升工资的奖励。
2、对于工作不认真负责，采购材料达不到质量标准，影响工程质量造成返工，或在没有材料材质证明、出厂合格证等资料影响工程竣工的，公司将追究经办人和分管领导的责任，按给公司造成的实际损失1.5倍进行处罚。
3、对于在采购中弄虚作假、以次充好、搞不正之风、损公肥私者。公司一经发现，予以加倍罚款，停止采购工作。情节严重的除追究经济责任外，对责任人解除劳动关系。
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