发文制度_发文制度管理办法

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1总则

1.1 为提高公文处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，结合重庆当代美容整形医院（以下简称医院）及当代整形美容医院管理公司（以下简称公司）实际工作情况，特制定本规定。

1.2 公司行政部是公文的归口管理部门，负责建立健全公文工作制度，加强公文的统一协调与管理，按期进行汇总分析，保证公文处理工作高效运转。

1.4公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全、规范。公文由行政部统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。

2公文种类及使用范围

2.1 公文种类主要有：决定、决议、通告、报告、请示、通知、通报、批复、函、会议纪要等。

2.2 各类公文使用范围

2.2.1决定、决议。

对重要事项或重大行动做出的安排，用“决定”。

经过会议讨论通过，并要求贯彻执行的事项，用“决议”。

2.2.3通告。

适用于在一定范围内向员工或者往来单位公布应当遵守或者需要知晓的事项。

2.2.4通知。

适用于发布规章制度（包括规定、办法、章程、规程、细则等）和措施；传达上级有关单位的指示；要求下级单位办理或者需要知晓的事项；转发上级有关单位、同级单位和不相隶属单位的公文；批转下级单位的公文；印发医院领导的讲话；人事任免事项等。

2.2.5通报。

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

2.2.6报告。

适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，回复上级单位询问或交办事项的处理结果。

2.2.7请示。

适用于向上级单位请求指示、批准的事项。

2.2.8批复。

适用于答复下级单位或相关单位的请示事项。

2.2.9函。

适用于平级单位之间或不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题。

2.2.10会议纪要。

适用于记载和传达会议情况和议定事项。

公文格式和行文规则

3.1 公文一般由秘密等级、紧急程度、发文单位标识、发文字号、收文单位标识、收文字号、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、文件编号、印章、主题词、抄送单位、印发单位等部分组成。

3.1.1涉密公文应当根据密级分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。“绝密”、“机密”还应当标明份数序号。公文是否定为密级文件由拟稿部门和行政部根据公文内容共同掌握。

3.1.2紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

3.1.3发文单位标识应当使用发文单位全称或规范化简称。

3.1.4发文字号应当包括单位代字、年份、序号。

3.1.5公文标题应当准确简要地概括公文主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。

3.1.6主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。主送单位置于标题之下、正文之上，顶格排列。有些不便于在首页列出主送单位的公文，如决定、决议、会议纪要、法规性文件等，主送单位可以写在公文末页抄送单位之前。主送、抄送、内部发送单位一律用全称或规范的简称。

3.1.7公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。

3.1.8公文除会议纪要外，应当加盖印章。

3.1.9公文成文日期以负责人签发日期为准。

3.1.10抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位；应当使用全称或规范化简称。

3.1.11公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。

4发文办理：

4.1发文办理是指以医院、公司名义制发公文的过程，包括拟稿、会签、审核、签发、校对、印制、用印、登记、分发立卷、存档等程序。

4.2拟稿。拟稿一般按照职能部门分工负责的原则和日常工作程序，谁主管谁主办。涉及两个或两个以上的职能部门发文，主办科室要主动与有关科室会商，取得一致意见后联合行文

4.2.1 草拟公文应当做到：

4.2.1.1符合党和国家的方针、政策、法律、法规和上级机关的有关规定。

4.2.1.2情况属实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清晰，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

4.2.1.4公文结构层次数，第一层为“一”，第二层为“

（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。

4.2.1.6公文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

4.2.1.7公文呈批要按照“发文稿纸（见附件一）”要求，详细、准确填写有关内容。

4.2.1.8公文拟稿应采用A4纸型，同时必须提供电子版文件；会签、核稿、签发必须用钢笔、签字笔书写，签名应写清姓名、日期。

4.2.1.9公文校对由拟稿人或拟稿部门负责。校对人如发现原稿有问题时，应及时与有关人员联系，未经签发人同意不得随意改动。

4.2.2 4.3公文审核。

4.3.1 公文审核实行层层负责制。拟文部门负责人要严格把关，对所拟公文进行初审，对发文的必要性、文稿内容、文内数字的真实性、准确性负责，并在“发文签”（见附件）上签名后送行政部。

4.3.2各类发文在送行政部后，由行政部负责核稿把关。

4.3.2.1核稿工作要求。审核文稿与已发文件的口径是否一致；审核文稿内容是否需要行文；审核文稿内容是否符合有关政策；审核文稿内容部门间的一致性；审核文稿中所提解决问题的意见、办法、措施是否切实可行；审核文稿格式是否符合有关规定，文字表达是否准确精练，专用术语和人名、地名、引文是否正确，标点使用是否正确，文字书写是否规范；审核公文主送、抄送单位，内部发送范围是否恰当等等。

4.3.2.2行政部预对文稿做大的改动，应征求主办部门的意见；对不合格的文稿，行政部有权退回拟稿部门进行修改。

4.3.2.3发文需会签的，应由拟文部门送有关部门会签后，再交行政部核稿。根据来文拟办的文稿，必须把来文原件附在文稿后。

4.4 行政部审核通过后，由拟稿部门交由归口负责人最终进行审核。

4.4.1公文打印、编号由行政部负责。

4.4.3公文盖章按《医院印章管理办法》办理。

4.4.4公文分发。公文发放范围由拟稿人提出，医院相关领导审核确定。发放公文时要在发文签上登记收文部门，并要求收文部门的经办人签名。凡发出的公文，要严格登记手续并进行编号、书写准确，封闭要严密，绝密文件还要在封口处加盖封章。

4.5公文的更改。

4.5.1公文的更改应由文件原起草部门拟定文件修改稿或补充稿，经部门负责人审核，交行政部核稿后，报归口负责人签发。

4.5.2文件修改稿或补充稿应在原文件受控范围内发放，即保证修改后的文件发放到所有拥有原文件及原文件复印件的各级机构和部门。

5收文处理

5.1公文收文一般包括分发、登记、拟办、批办、送阅（传阅）、承办、督办、立卷归档、销毁等程序。

5.2 分发。凡署名医院的正式公文、会议文件、重要资料及信件，由行政部负责分发；署名各科室、部门的收件，由各科室、部门签收和处理；署名领导的收件，送交领导本人收处。

5.3登记。有关部门、单位的正式公文，领导参加的各种会议的文件，及有关

部门的重要资料由行政部人员采用“收文登记表”（见附件）对来文时间、单位、文号、标题、承办单位等进行登记，并填制“发文签”（见附件二）。

5.5送阅（传阅）和处理。

5.5.1公文送阅的范围：医院领导、以及其他相关的阅文部门。

5.5.2公文传阅。行政部根据批办、送阅栏中签署的阅文医院领导和阅文部门，用送文方式进行传阅。上级有关重要文件及“绝密”、“机密”文件，应采取保密措施直接送总经理阅示。

5.5.3领导阅批公文和各部门在阅完公文后，均应在“发文签”有关栏目签上姓名和时间。

5.5.4公文要求处理的事项由主办部门办理，办完后应在“公文呈批阅办表”中写明处理结果。

5.6立卷归档。收处的公文办结后，应将发文签、办理结果的文件底稿立卷归档。公文的处理时限、承办和催办

6.1 行政部对拟发文稿的处理，包括核稿、审核、医院领导阅批和打印发送，其时限一般为二个工作日；传阅文件的送阅的处理时限为一个工作日。

6.2各部门的处理时限。对传阅文件，传阅部门的处理时限一般为一个工作日；请示件文件，主办部门的阅办时限一般不超过二个工作日，会签部门的阅办时限一般不超过一个工作日。对转发的文件，直接转发的公文，主办部门的拟文时限为一个工作日；转发公文需研究相应措施，或结合本院实际提出贯彻方案的，主办部门的拟文时限为二个工作日。上述公文处理，如有特殊情况可适当延长，但急件要随时处理。

7公文归档

7.1公文办结后，行政部收集整理文件、文件底稿、附件及有关的签报、批示等附属材料，按规定立卷归档。

一、文件立卷应按照文件的类别、年号、分门别类地进行登记、整理并归档。

二、对重要工作、重要会议形成的材料，要及时立卷归档。

三、立卷时要把文件、资料的正本、批复、底稿、主件、附件等收集齐全，保持文件和资料的完整。

文件、资料的归档分类及保存期限

一、文档分类按文件、资料的密级进行划分。具体分类为A、B、C、D四类文档：A类文档（绝密级）；B类文档（机密级）；C类文档（秘密级）；D类文档（一般级）。

二、文档的保存期限：（1）A类文档为永久性归档文件；（2）B类文档为五年期归档文件；（3）C类文档为三年期归档文件；（4）D类文档为一年期归档文件。

三、文件、资料的归档分类范围：

1、A类文档包括：

① 政府机关、总公司的来文、来函（含传真）、以及医院向上级的各种请求、报告和批复件。

② 医院的发展战略规划、计划书、财务帐册、报表及重大决定、决议、重要会议纪要、备忘录和所有合同、协议等文本。

③ 各种工程和各类机械设备的图纸、图表、说明书原件等。

④ 其它有保存价值和档案价值的有关材料，如内部管理制度、人事档案资料等。

2、B类文档包括

① 参加上级部门召开的各类会议所带回的一般文件资料等。

② 医院内部形成的会议纪要、纪要、总结、发言、报告书以及各部门、科室和各种技术、业务资料等。

③ 医院举办各种学术活动的有关材料以及医院向社会媒体进行的文选宣传材料等。

④ 内部开展各种活动的图片资料和音像制品等。

⑤ 人事任免通知等文件。

8公文管理

8.1秘密、机密文件、资料的复印件视同正式文件、资料，阅办后须按规定保管、立卷、归档或清退、销毁。

8.2公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

8.3不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经行政部负责人批准，可以销毁。销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文应当进行登记。

8.4工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退，个人不得保存文件。

9附则

9.1本规定由医院行政部负责解释。

3、C类文档包括： ① 有保存价值和来信、来访记录等。② 有关人员移交的文件资料等。③ 一般性通报、通知、公函等文件资料。

4、D类文档包括： ① 会议通知、电话记录等。② 其他一般性文件资料。7