公文管理制度_关于公文管理制度
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公 文 管 理 制 度
一、目的为规范公司公文管理，统一公文格式，优化公文起草发放流程，提高公文办理水平，提升企业形象，结合公司实际，制定本。
二、职责
公司人事行政部作为公司公文主管部门，负责公司所有公文的审核、发放、登记、传阅、催办、立卷、归档等工作。
三、公司公文分类：
（一）请示。请求地方政府及其有关部门或领导，或者请求公司及相关领导指示、批准有关事项时使用。请示是上行文，需要相关部门知悉的，可以用抄送形式。请示必须一文一事，按行政关系逐级上报，因特殊情况必须越级的，应抄送被越过的部门。
（二）报告。向地方政府及其有关部门，或向公司及相关领导汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复地方政府及其有关部门或者领导的询问时使用。报告可以有专项报告或综合报告。
（三）通知。发布企业管理制度、决定、企业标准，转发地方政府及其有关部门的公文，传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或共同执行的事项，聘用和解聘企业管理人员等情况下使用。
（四）通报。传达重要精神或者情况，表彰先进，批评错误时使用。
（五）决定。对重要事项或重大行动做出安排或处理时使用。
（六）函（复函）。与公司以外其他企业、事业单位之间相互商洽工作，询问和答复问题时使用。
（七）会议纪要。记载和传达公司及各部门内部会议主要精神和议定事项时使用。
四、公文格式
（一）凡内容重要、格式完整的公文，如对地方政府及有关部门的请示、报告，公司内部重要通知、通报、决定等文种，应使用有“安徽省昌水建设工程有限文件”字样的红色版头（以下称红头文件）。函（复函）、报告、内部请示、会议纪要等其他文种以及就内部一般事务所发通知、通报等，使用非套红版头。
（二）以红头文件的形式办理的公文一般由文件名、文号、标题、签发人、主送单位、正文、附件、署名、成文时间、分发栏（呈、报、发等栏）、抄送（抄报）单位（个人）等部分组成。
（三）发文编号由承办部门代字（用汉字表示）、发文年份（阿拉伯数字外加方括号）以及本年度发文顺序号（用阿拉伯数字表示）组成。例如公司人事行政部发文编号为：“昌水人字【2011】第X号”。
（四）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，在文号下方居中书写，并应少于正文每行的列数。标题由发文事由加上文种二部分组成。标题除必须使用书名号、引号和顿号的以外，一般不用标点符号。
文件内容比较重要的“通知”、“通报”类红头文件，其标题应写明某某事项的通知
或某某问题的通报等，不可直接用“通知”、“通报”之类的写法。
（五）公文主送单位即公文抬头，是指收受、办理、执行公文的地方政府及其有关部门、公司内部各有关部门、其他企业事业单位等。
（六）正文是公文的主体，在主送单位下方书写。正文内容应符合国家法律法规、方针政策和其他有关规定，并做到所表述的问题客观真实、观点明确、条理清楚、层次分明、文字简练、用词规范，所使用的标点符号应符合国家发布的《标点符号用法》的规定。使用简称时，应先写明全称再注明简称。年份不能省略或简写。
引用人名、地名、数字要准确。引用公文应先引用标题，后引用文号。
公文中的数字，除成文时间、结构层次序数、词和词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应采用阿拉伯数字。正文中的结构序数，第一层用“一”，第二层用“
（一）”，第三层用“1”，第四层用“（1）”。
（七）附件是正文的补充材料，与正文具有同等的效力。公文如有附件，应当在正文之后、署名和成文日期之前加注附件说明。“附件”字样另起一行空两格书写，附件名称随后书写。有两个以上附件时，附件名称按顺序“
1、XXX”、“
2、XXX”，从上至下对齐平行书写。附件名称应与附件本身标题一致。若一行书写不下时，另起一行与上一行附件名称顺序号后第一个字对齐书写。
每个附件的左上角顶格应注明“附件X”。只有一个附件的，只标注“附件”。附件的正文书写与主文的正文书写相同。
（八）公文成文日期应当用汉字书写完整的年、月、日。公文成文日期应以公司领导签发的日期为准，在署名正下方居中书写，并至少在署名之后空一行。日期中的“零”应当使用特殊符号中的“○”，不得使用阿拉伯数字中的“0”或英文字母中的“O”。
（九）红头文件的主文最后一页的最下方应设分发栏。分发栏一般用三条横线相隔分为三栏。第一栏标注“呈送人或单位”，第二栏标注“发送人或单位”，第三栏标注“存档人或单位”。
（十）除附图、附表外，所有公文均应采用A4型纸，其图文区的尺寸为：上白边（天头）和下白边（地脚）20mm，左白边和右白边25mm。
（十一）所有红头文件的文件名均应选用65号加粗宋体；文号和签发人均选用四号宋体；正文部分的文字（包括署名和日期）一律采用四号或小四号宋体。
（十二）两页和两页以上的公文，应在每页图文区最下端的居中或左（右）下角位置标注页码。附件的页码可与主文一起按顺序标注，也可单独标注。
五、发文管理
公司人事行政部负责对各类红头文件（签字审批版）进行下发和归档。一般下发形式为电子版，通过电子信箱下发至各部门负责人或全体员工邮箱。必要时打印纸质版文件发放至各部门负责人，并做好发文签收登记工作，同时要求各部门负责人做好文件的宣贯工作。
