管理制度和档案建立与管理_档案建立与管理制度
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管理制度和档案建立与管理 管理制度和档案建立与管理
第一节 管理规章制度
我公司是南充从事物业管理工作较早，管房面积较大的企业。从探索起步，逐渐自成一套行之有效的管理方法，在不断总结自管小区的经验基础上，建立起一套物业管理的规章制度。根据天合家园小区物业管理项目的特点和政府有关文件的规定以及我公司原有的管理制度、文件，制定了“天合家园小区管理制度汇编”。管理规章制度总体归纳为三大部分。即：
一、众约定部分
本部分主要是为居民提供指引，规范业主使用人的社区行为的共同约定（待成立管委会后经其审批后正式执行）。
二、人事管理体系文件
1、岗位职责：
本部分是根据服务中心人员配备、岗位设置的情况，规范企业管理行为，制定的规章制度。
2、考核制度：
考核制度是结合具体岗位职责，参照国家有关标准，从量到细化，全面衡量每个员工的工作状况和工作能力，是人事管理体系的重要组成部分。
3、管理运作制度：
三、质量保证体系文件
根据导入的ISO9002质量保证模式，按照该标准中19项要素的要求和服务中心的业务流程，逐项落实，构成的一套完整科学的质量保证体系文件。
四、各部分制度名称
一）、公众约定
1、天合家园小区业主公约；
2、天合家园小区楼宇使用及维护管理规定；
3、天合家园小区住宅装修管理规定；
4、天合家园小区治安管理规定；
5、天合家园小区绿化养护管理规定；
6、天合家园小区消防管理规定；
7、天合家园小区交通车辆、停车场管理规定；
8、天合家园小区供水、供电、供气管理规定；
9、天合家园小区公用天线和有线电视管理体制规定；
10、天合家园小区文体娱乐场所管理规定；
11、天合家园小区暂住人员管理规定；
12、天合家园小区非住人员管理规定；
13、天合家园小区饲养家畜、家禽及宠秀管理规定；
14、天合家园便民超市管理规定。
二）、人事管理体系文件
1）、岗位职责
1、物业管理服务中心经理职责；
2、工程技术部主任岗位职责；
3、维修工岗位职责；
4、社区文化部主任岗位职责；
5、社区文化部工作人员岗位职责；
6、电脑资料员岗位职责；
7、会计员岗位职责；
8、出纳员岗位职责；
9、环境清洁部主任岗位职责；
10、保洁员岗位职责；
11、绿化园艺工岗位职责；
12、安全交通部主任岗位职责；
13、保安队长岗位职责；
14、保安员岗位职责；
15、交通、车辆管理员岗位职责；
16、消防员岗位职责；
17、便民服务人员岗位职责；
18、采购员岗位职责；
19、仓管员岗位职责；20、信息中心值班调度工作人员岗位职责；
21、信息中心工作人员岗位职责。
2）、考核制度
1、员工工作考核及奖惩制度；
2、员工岗位责任年考核表；
3、员工岗位责任月考核成绩汇总表；
4、服务中心服务人员月考核表；
5、服务中心经理岗位月考核表；
6、会计员岗位月考核表；
7、经营管理部主任月考核表；
8、工程技术部主任月考核表；
9、维修工月考核表；
10、安全交通部主任月考核表；
11、保安员月考核表；
12、交通、车辆管理人员岗位月考核表；
13、车管负责人岗位月考核表；
14、环境清洁部主任岗位月考核表；
15、绿化园艺工岗位月考核表；
16、环境清洁部班长岗位月考核表；
17、保洁员岗位月考核表；
18、社区文化部主任岗位月考核表；
19、社区文化部人员岗位月考核表；20电脑资料员岗位月考核表；
21、出纳员岗位月考核表。3)、管理运作制度
1、员工守则；
2、管理人员文明服务准则；
3、员工办公制度；
4、服务中心考勤制度；
5、服务中心员工培训制度；
6、服务中心廉洁制度；
7、天合家园小区社会文化工作制度；
8、服务中心便民服务制度；
9、服务中心便民活动管理规定；
10、服务中心接待来访投诉定期回访工作制度；
11、服务中心器械设备管理制度；
12、服务中心水、电、机械设备维修、保养制度；
13、天合家园小区保安队奖罚规定；
14、天合家园小区保安队纪律规定；
15、天合家园小区保安队队容仪表规定；
16、天合家园小区保安队学习与训练制度；
17、服务中心员工宿舍管理制度；
18、服务中心文件档案管理制度；
19、服务中心财务管理制度；20、服务中心财务公开制度；
21、财务中心财务监督制度；
22、突发事件的处理程序。
第二节档案的建立和管理
在日新月异高速变化的现代社会中，信息已成为一种有价值的基础性资源。物业档案资料是物业信息的重要组成部分，也是物业管理中的基础工作，在日常管理中起着凭证和参考的作用。
根据物业管理的内容，考虑到在实际工作中工作的连贯性和区域性，便于查阅、参考。拟按各部门工作的内容，对档案资料进行建立、分类、排列：
1、综合办公室
可以分为上级文、服务中心内部发文、计划总结、人事档案、管理合同、抵押贷款合同、物业权属资料、物业保险合同、公司内部管理制度、服务中心主要活动音像记录等。人事档案按汉语拼音，或按姓氏笔画进行排列；管理合同、低压贷款合同、物业权属资料、物业保险合同按建筑分类，并作为永久档案保留、其余的按年度排列。对于物业保险，在保险处列一个清单，列名各个保险的有效期限，以便复审和续保。
2、工程技术部
建立工程图纸档案、设备档案、工程承包合同、工程招投标书或报价单、设备保养维修记录、设备运行记录、绿化养护技术资料等等。工程图纸、设备资料、绿化资料按空间位置，如门牌号码来排列。而工程合同、标书或报价单等按所涉及的物业归类，然后按年排列，因为这些档案资料提供的成本资料有时间性，用于新工程时必需考虑它的时间性。
3、经营管理部
建立市场调查资料档案、租赁合同、租赁申请表、客户迁入迁出核查表、广告促销资料、客户投诉处理记录等。市场调查资料、广告促销资料、客户投诉记录和来往信件等按年排列，租赁合同、租赁申请表可以按建筑、然后按单元排列，并且单列出一个租期到期日表，以方便了解哪些租约到期而应该续租或终止租约。而过期的租约单独放到一边，按租户的姓名字母顺序排列。客户投宿记录和来往信件等按建筑，然后按客户的姓名字母顺序排列，这一类的文件每年更新，旧的记录三年后可以销毁。
4、安全交通部
建立巡逻检查记录，门卫登记记录、停车场管理资料等档案。这些资料一般按各个建筑分类。
5、财务部
各类帐册、发票存根、支出凭证、预算报告、月度收支报告、年财务报表等等其它财务记录按各个建筑分类，以便按建筑单独核算。
二 物业档案资料的管理
（一）、档案资料的收集
档案资料的收集工作尽可能及时、完整、不遗漏。所谓完整、从空间上讲是指物业构成上的方方面面，从地下到楼顶，从主体到配套，从建筑物到环境，从时间上讲是自始至终，从物业的规划设计到售后服务的资料都必需齐全。及时、即要不失时机，做到“六时”：
1、物业接管时。此时是全面掌握房屋建筑、附属设备、公共设施、绿地绿化等物业基本情况的最佳时机。
2、楼宇入伙时。此时是全面掌握业主或使用人基本情况和物业使用情况的最佳时机。
3、上门访问时。通过主动上门访问，与业主或使用人进行对话和沟通，核对已有记录，注记变动情况。
4、接待投诉时。通过日常接待和处理投诉，掌握动态变化，修正原有记录。
5、维修更新时。此时应将维修更新后的物业变动情况注记在案。
6、检查评比时。此时应将已经建立的物业档案进一步整理完善，以备查考。
（二）、建立标准化的图、档、卡、册、表
为了避免服务中心在服务物业管理活动原始记录的随意性，必须建立起标准化的图、档、卡、册、表等。他们是物业档案资料常见的形式与内容相结合的产物、建立使用时要相对稳定、分类妥善管理。
1、图是指在实地查丈的基础上，对照1:300房地产分幅平面图，根据管理需要绘制的各类房屋平面图。包括房屋分栋平面图、房屋分户平面图、房屋分层分间平面图、产业概况平面图以及房屋竣工图、体内线路图、管道走向图、污井下水道位置图等
2、档是指在管理活动中形成的各类文字材料。由于其数量大、种类多、因此成为物业档案资料的主要成分。包括：房屋接管、变更、注销通知单和回报单，房屋接管验收记录，管理合同副本，房屋产权证副本，陪屋单，租赁凭证副本，租金测估计算表，分户过户报告，买卖过户通知单，交换过户通知单，增搭建处理记录，业主和用户来访记录以及各类统计资料表格等。
3、卡是指根据管理工作需要而制作的产业目录卡、设备保养卡、维修记录卡等。卡的特点是：内容浓缩、检索方便。
4、册是指为了提高管理效率而建立的房屋建筑设备手册（大手册）、房屋使用手册（小手册）、绿化管理手册、业主和使用人交费记录手册等。
5、表是指根据管理工作的需要而设立的各类表格。包括：房屋验收质量登记表、楼宇入伙进度表、居民情况登记表、房屋装修申请表、居民欠费情况表。
（三）、建立动态管理机制
由于物业档案资料管理具有动态性，因此必需建立动态管理机制。凡是管理程序的各个环节、都要要求有关人员进行及时性、经常性、完备性的动态注记。动态注记可分为以下两种：
1、随时动态。即结合日常管理业务随时进行的动态注记。例如，大手册、小手册中的各项内容，设备保养卡上的维修更新记录，文件袋内资料增减注记封面记录等。
2、定期动态。即按规定期限进行的动态注记。例如，产业基本情况统计资料每年结合年报调整统计一次。房屋完损等级除了大修、中修、综合维修时注记外，每年度需结合房屋普查注记普查资料，并在大手册上全面动态校正一次。年终结合年报调整统计数字。每年上门核对一次小手册的有关内容，如有变动及时注记，等等。
