印章、证件管理制度_印章证件管理制度
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印章、证件管理制度
公司印章指公司行政章、合同章及财务章，行政章及合同章由综合部负责管理，财务章由公司财务部负责管理并按照相应的管理流程审核用印，未经总经理批准不得随意交由他人管理和使用。因故需临时交接，须经总经理批准并严格办理交接手续；
证件是指企业营业执照、税务登记证、机构代码证、采矿许可证、安全生产许可证等生产经营中所需的企业证件及个人证件（包括法人代表证明书、公司统一为员工办理的健康证及特种作业证等）。证件申办及年审：由综合部根据需要统一到相关部门办理。
一、印章管理与使用：
1、一般性介绍信及身份证明，须经综合部负责人或公章主管人员审核后，方可盖章，以备查；
2、所有需要加盖公司印章的文件资料用印时，必须由申请用印部门填写《公章使用登记表》，由主管部门领导审核后方可用印。合同、协议及意向书用印备案留存时，必须留存一份原件。用印应遵循“一事一批”的原则，同一事项不重复审批。对加盖公章的材料，应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，要骑年盖月，字组端正，图形清晰；
3、公章禁止带出企业外使用，如因特殊需要，必须经总经理或部门部长 1
批准，由相关人员2人以上携带前往，用后立即带回；
4、公章一律不得用于空白介绍信、空白纸张、空白单据等。如遇特殊情况时，必须经部长以上领导同意。公章一般应在上班时间内使用，如无特殊情况，下班后停止使用公章；
5、公章管理人员必须认真负责，严格遵章守纪，秉公办事。没有总经理及相关负责人的签字，不得随意盖章；
6、公章管理人员应妥善保管公章，不得随意乱放。下班时间和节假日期间应采取防盗措施；
7、盖章后出现的意外情况由批准人负责，如公章管理人员违规盖章造成的后果由直接责任人负责；
二、公章使用流程：
1、合同章使用流程：综合部登记编号后，由部门相关人员自行保管，并对合同章的使用负责。使用时部门部长批准，并在《公章使用登记表》上作好使用记录;
2、公司公章使用流程：
1）申请人所在部门部长或副总经理以上领导向综合部提出申请;
2）印章保管人员审阅、了解用印内容；
3）印章保管人员对申请人资格进行核准并在《公章使用登记表》上登记，由印章保管人盖戳；
3、财务章使用流程：同公章使用流程；
三、证件管理与使用
1、各部门因工作急需借用公司相关证件原件，须登记借用，并在借用登记表上注明使用时间、事由及相关事项。经部门领导同意后，到综合部办理借
用登记手续。
2、各部门因工作急需复印公司相关证件，按上款履行手续后，由综合部复印，并在复印件上注明其复印的用途再加盖公司行政印章。
3、使用证件的部门和当事人，应妥善保管，不得遗失。如证证件遗失，应及时向综合部报告。凡遗失证件所造成的一切经济损失和法律责任均由借用当事人或部门承担和赔偿。
四、责任与义务：
1、印章管理人员对公司印章的使用必须严格把关，未经权限领导签批同意，坚决不予用印。对违反规定擅自使用、私刻、丢失公司印章所造成的损失和责任，由印章保管人员承担全部经济和法律责任，必要时公司将依照法律规定给予行政处罚或移送相关司法部门追究当事人的法律责任。
2、印章保管人员为公司涉密人员，其应该保守因职务行为所知悉的包括但不限于公司经营、财务、客户信息等，违反该保密义务泄漏公司信息的，公司有权追究其责任。
3、公司员工若发现印章被伪造的情况，应及时向总经理报告。
五、本管理制度自批准签发之日起生效实施。
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二〇一四年二月二十日
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