王府井会计档案管理制度_企业会计档案管理制度

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会计档案管理制度

1.总则

1.1为保证北京双安商场有限责任公司（以下简称“商场”）会计信息、资料的完整、准确，根据国家相关部门及集团公司对会计档案的管理要求，按照商场经营管理、财务管理要求，制定《北京双安商场有限责任公司会计档案管理制度》。

1.2会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映商场经济业务的重要史料和证据。具体包括：

1.2.1按照会计资料分类：

会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。

财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括：会计报表、附表、附注及文字说明，其他会计报告。

其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

1.2.2按照存储介质分类：

纸质会计档案：按照财务制度取得、填制、打印的纸质会计凭证，会计账簿，财务报告及其他会计档案。

磁质会计档案：按照财务制度，在磁盘上存储的会计凭证，会计账簿，财务报告及其他会计档案。光盘会计档案：按照财务制度，在光盘上进行刻录存储的会计凭证，会计账簿，财务报告及其他会计档案。

硬盘会计档案：按照财务制度，存储在计算机硬盘上的会计凭证，会计账簿，财务报告及其他会计档案。

1.2.3商场会计档案由财务部负责管理。2.会计档案的立券、保管

2.1商场每年形成的会计档案，应按照归档要求，进行整理立卷、装订成册并编制会计档案保管清册。

2.1.1会计凭证类按月立卷： 2.1.1.1财务部收银业务组、结算中心按照财会票据流程规定，对取得的会计原始凭证进行分类、整理后，转交核算制单组。

2.1.1.2财务部核算制单组进入财务系统编制记账凭证后，按照财会票据流程规定，将收银业务组、结算中心转来的原始凭证转交稽核组。

2.1.1.3财务部稽核组在财务系统中对记账凭证进行确认、记账后进行打印，将各种记账凭证按照编号顺序，连同所附的原始凭证进行整理，加具封面、封底，装订成册，并在装订线处加贴封签。

2.1.1.4每卷封面上须填写凭证编制日期、会计凭证数量、财务主管及装订人姓名，并在封签处骑缝加盖装订人印章。

2.1.1.5会计凭证每册一卷，按月连续编号。2.1.2会计账簿类分期立卷：

2.1.2.1现金日记账、银行存款日记账按月立卷，按年度连续编号。

财务部稽核组负责每月打印账簿，加具封面、封底，装订成册，并在装订线处加贴封签。每卷封面上须填写账簿使用日期、页数、财务主管及装订人姓名，并在封签处骑缝加盖装订人印章。

2.1.2.2各分类账按季度立卷，按年度连续编号。

财务部稽核组负责每季度打印账簿，加具封面、封底，装订成册并在装订线处加贴封签。每卷封面上须填写账簿使用日期、页数、各分类账名称、财务主管及装订人姓名，并在封签处骑缝加盖装订人印章。

2.1.2.3总账按年立卷。

财务部稽核组负责打印账簿，加具封面、封底，装订成册并在装订线处加贴封签。每卷封面上须填写账簿使用日期、页数、财务主管及装订人姓名，并在封签处骑缝加盖装订人印章。

2.1.3财务报告类按月立卷：

财务部稽核组负责按月打印各种财务报表，加具封面、封底，装订成册，并在装订线处加贴封签立卷，并按年度连续编号。每卷封面上须填写报表日期、财务主管及装订人姓名，并在封签处骑缝加盖装订人印章。

2.1.4电子档案定期立卷：

2.1.4.1业务营运部指定专人负责存储在服务器计算机硬盘中的，电算化会计档案的安全防护、定期备份及其他维护工作。

2.1.4.2财务部稽核组每月进行财务系统数据备份。

2.1.4.3财务部部系统管理员每年负责制作年度会计档案光盘，移交财务部稽核组归档保管。2.1.5其他财会档案按照规定立卷：

2.1.5.1会计移交清册，由移交责任人负责编制、立卷，移交完成后，交会计档案管理人员保管。2.1.5.2财务部稽核组负责年末会计档案保管清册的编制、立卷，随会计档案一同保管。2.1.5.3会计档案销毁清册由财务部稽核组档案管理人员负责编制、立卷、保管。

2.1.5.4银行对账单及银行余额调节表，由财务部结算中心负责编制、立卷，交稽核组随会计账簿一同保管。

2.2商场会计档案须按照财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》中的要求及商场有关规定进行保管。

2.2.1商场当年形成的全部会计档案，年度终了后，在财务部稽核组办公室保管一年。第三年转入财务部档案库保管。

2.2.2商场全部会计档案按照如下期限进行保管： 2.2.2.1会计凭证类： 原始凭证：15年。记账凭证：15年。汇总凭证：15年。2.2.2.2会计账簿类： 总账：15年。明细账：15年。

日记账：15年；现金日记账、银行存款日记账须保管25年。固定资产卡片：固定资产清理报废后保管5年。辅助账：15年。2.2.2.3财务报告类：

月度（季度）财务报告：3年。年度（决算）财务报告：永久。2.2.2.4其他类： 会计移交清册：15年。会计档案保管清册：永久。会计档案销毁清册：永久。银行余额调节表：5年。银行对账单：5年。2.3会计档案的立券、保管由财务部稽核组具体管理。3.会计档案的销毁

商场会计档案须按照财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》中的要求及商场有关规定进行销毁。

3.1 商场会计档案保管期满后，稽核组档案管理人员提出销毁申请上报财务部部长，并编制会计档案销毁清册。

会计档案销毁清册须注明：销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度及档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

3.2 财务部部长审核后，上报商场总经理审批。

3.3 商场总经理审批后，由财务部部长指定专人进行会计档案的销毁，并由商场派人监销。3.4 监销人在会计档案销毁前，须按照会计档案销毁清册核点所要销毁的会计档案。销毁后，须在会计档案销毁清册上签字，并将监销情况上报商场相关领导。

3.5 保管期满但未结清债权债务的原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，须单独立卷，直至未了事项终了。

单独抽出立卷的会计档案，须在会计档案销毁清册及会计档案保管清册中列明。4.会计档案的调阅

4.1商场会计档案仅限商场财务人员查阅。财务部以外人员进行查阅，须报财务部部长批准后，由相关财务人员陪同进行查阅。

4.2复制会计档案，必须上报财务部部长批准。

4.3特殊情况，需将会计档案借出，必须上报财务部部长批准，并由财务部部长指定专人持所需会计档案前去办理。

4.4财务部须稽核组须建立《会计档案调阅登记簿》，对会计档案的各种使用情况，均需进行明细登记。每次使用，均须经手人签字。

5.附则

5.1本制度自发布之日起实行。

5.2商场以前发布、执行的有会计档案的管理制度、规定，与本制度相抵触的，以本制度为准。

制度编号：046