应用外语系团委学生会档案管理制度_学生信息档案管理制度

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应用外语系团委学生会档案管理制度

第一条工作计划及总结档案

（一）各部门每学期初必须递交一份工作计划，学期末做一份工作总结；

（二）各部门在规定时间上交每月工作计划和工作总结；

（三）负责团委学生会各大型活动的部门，必须在活动结束后两天内上交活动总结；

（四）主席团在学期初应制定团委学生会本学期的工作方案，并在期末作工作总结。

第二条活动材料档案

（一）在每次活动举办之前，负责部门应递交详细的最终计划和经费预算，交至主席团初审，再交于系团委书记或学生会指导老师审批；

（二）在每次活动结束后，负责部门递交活动总结及多媒体材料（相片或视频），对活动的时间、地点、人事、活动内容及过程给予总结性记录，并于一周内上交秘书处；

（三）经主席团审核方可存档。

第三条学生会干部（副部长级以上）工作档案

（一）由干部本人填写工作档案，包括姓名，职务、所在校区、系别、宿舍、本人所做工作、取得成果，并附上领导或老师的评价。

（二）干部任职期满后必须递交一份详细的述职报告，总结在职期间的工作内容及经验教训。

（三）经主席团审核方可存档。

第四条部门工作档案包括组成成员、部门职能与所开展的工作、取得的成果等。

第五条部门会议记录档案

（一）各部门召开部门会议期间需做记录，于会后三天内上交秘书处；

（二）承办活动部门要求有详细的活动前后期会议记录。

第六条档案格式：

所交档案应由电子版和打印版组成。打印版用A4纸张打印，字体规定为宋体，标题加粗，正文小四号字号。

第七条档案库资料属学生会所有，由秘书处严格管理，未经允许不予外借。