隆化县国土资源局机构档案管理制度（全文）_国土局档案管理制度
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隆化县国土资源局机关档案管理制度
为实现机关档案管理工作规范化、标准化、科学化，更好地为国土资源管理中心工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案行业归档文件整理制度》有关规定，结合我局档案工作实际，对文书档案和各类业务档案管理作如下规定。
一、立卷归档
（一）归档范围
1、文书类。是指在工作中形成的、上下级及同级有关部门发至本局已办完毕并具有考查和保存价值的文件、音像资料等，包括本局文件。
2、综合类。是指在人事教育、执法监察、财务管理、行政后勤管理、重大项目投资建设、纪检监察、行风建设、获得的各项荣誉等方面形成的具有保存价值（或按要求必须保存）的文字、图表、音像等资料。
３、业务类。是指在规划管理、地籍管理、耕地保护、土地利用、矿产开发管理、地质勘查管理、地质环境管理、储量管理、测绘管理等方面形成的具有保存价值的文字、图表、音像等资料或卷宗。
（二）档案移交
1、局机关档案实行分口整理、定期移交制度。为了确保归档文件、资料的究整、准确、齐全，局机关各股室必须在规定的期限内，将本股室的档案按有关规定整理好，及时
移交到局档案室。不得分散存放在各股室，更不能将应归档保存的文件、资料据为已有，拒绝向档案室移交。
２、凡需归档的文字（音像）资料应质地优良、书绘工整、声像清晰，不能用易褪色（如铅笔、画珠笔、纯蓝墨水笔等）、易变质的材料书写；不能用金属物装订。要符合档案工作规范要求。
３、文书档案由局办公室负责整理移交。主要包括：上级领导机关、同级有关部门、本局在工作中形成的文件、领导讲话、会议材料、会议纪要、会议记录、图书等文字、音像资料。
4、综合类档案分别由局执法监察局、财务股、办公室等股室按有关档案规范进行整理并移交。主要包括各类案件、财务帐目及报表、纪检行风工作材料、专项治理整顿文字、音像材料等。其中人事档案由办公室具体负责，单独建档，局档案室加强指导，统一登记编号，定期检查。
5、业务类档案分别由各有关业务股室按相关的档案规范进行整理并移交。主要包括：地政、矿政审批、登记卷宗；测绘资料；各业务专业会议材料、文字总结、调研报告、图件报表、专项活动的音像资料等。
6、各股室向档案室移交档案，必须填写移交清单一式两份，交接双方签字盖章。移交股室和档案室各存一份。
7、为了保障档案工作的连续性和完整性，各股室要明确一名同志兼管本股室档案工作，负责本股室的档案整理、保存及与档案室的业务联系。
（三）归档时间
1、文书档案按年度归档，本年度档案于次年3月底前归档移交。
2、综合类档案除财务档案外，实行年度归档，本年度档案于次年3月底前归档移交；财务档案在由财务股保管一年，期满后，于次年3月底归档移交。
3、业务类档案实行季度归档，本季度档案于下季度首月5日前归档移交。考虑地籍档案管理特殊性，实行错后两年移交。移交前地籍科要加强档案管理，保证卷宗完整。
4、为便于查阅利用和保证档案安全，一些利用率高和珍贵、重要的档案可随时归档移交。
（四）电子档案
1、对实施电子政务过程中形成的具有保存价值的各种文字、图件、表册、实物、信息载体等档案资料，实行分类整理、集中统一管理的方式，由办公室负责制作成电子类文件档案，并定期刻录光盘备份，送局档案室管理。
2、各类会议、活动音像资料由相关股室提供，办公室统一刻录光盘备份，送局档案室统一管理。
二、借阅管理
1、本局档案主要是为各项国土资源管理工作服务的，服务对象主要是局领导、机关各股室及直属事业单位。特殊情况经主管领导批准后，部分档案可向国土所、其它部门、群众提供。
２、本局工作人员因工作需要，查阅本股室业务档案，3
须经股长批准；查阅其它科室业务档案，须经该业务主管局长批准。
３、为了保证档案的安全性，查阅档案原则上要在档案室查阅，不得带离档案室、确因工作需要，借阅本股室业务档案（借离档案室），须经主管局长批准，原则上当天借当天还，特殊情况不得超过三天。
4、档案查阅实行对口管理、原则上不允许借阅其它股室的业务档案，确因工作需要的，须分别经业务和档案主管局长批准。
５、国土所查阅业务档案，须经业务股室同意，主管局长批准。
外系统单位和个人需查阅（复制、拍照）业务档案的，须持单位介绍信或个人身份证明，分别经业务股室同意，局办公室签署意见请业务主管局长批准。
6、查（借）阅档案，原则不允许复制、拍照，特殊情况，需复制（拍照）档案部分内容，须分别经业务主管局长批准。
７、对外开放的档案范围。根据档案管理有关规定，由局党组研究确定。凡需查（借）阅不对外的档案，需经主管局长同意，局主要领导批准．
8、查阅局党组会议记录，须经局党委书记或局长批准；查阅局务会议、局长办公会记录的须经局长批准。
9、凡到局档案室查阅、借阅档案的，须分别填写档案查阅审批单、档案借阅审批单。
10、重要的、珍贵的资料，一般不提供原件使用。如特殊需要，须经主管局长同意，局主要领导批准。
11、凡摘抄、复制（拍照）的档案须经局档案室核定并加盖档案室印章方能生效。复制档案由档案管理人员负责。
12、严禁任何股室和个人未经局授权或局领导批准，向外公布或复制档案，阅档者必须履行保密义务和承担泄密责任。
13、查阅、借阅档案必须严格遵守档案管理制度，维护档案的完整和安全。借出的档案不准带离办公室，不得遗失、污损、涂改、抽拆和转借；归还档案时应当面检查注销，如有损坏、丢失档案或泄密的、应及时报告档案室及主管领导，以便采取补救措施．
三、日常管理
1、为确保档案的完整、准确、系统和安全，便于保管和使用，局机关各类档案实行集中统一管理。各股室不得以任何理由私自保存或拒绝移文档案，确因工作需要的，经批准可复制留存，２、局档案室负责全局各类档案的管理，主要任务有：贯彻执行档案政策、法规；建立健全档案管理规章制度，并监督、指导各业务股室档案工作；负责各类档案和资料的接收、征集、分类、整理、登记、编目、鉴定、保管、销毁、统计、借阅等管理工作；编辑档案参考资料和检索工具，如各目录、全宗指南、档案室指南、专题介绍等；开展编研工作，编印组织沿革、大事记、会议简介、基础数据汇集等。
3、档案编号、保管期限、档案密级划分、档案销毁等，由档案室按照档案管理规范执行，４、档案室应有专人负责档案库房的技术管理，测定库房温度、湿度、清洁度、灭菌虫毒程度等技术指标，研究和改进档案保护措施，对已破损和字迹褪化的档案进行及时修复和复制。
5、档案室要有严密的防盗、防火、防硒、防虫、防鼠、防霉、防潮、防尘、防腐蚀等安全措施。定期检查保管情况，发现问题及时向主管领导汇报并及时处理。
６、为了加强档案管理工作的领导，成立局档案工作领导小组，由局长任组长，由档案工作的主管领导任副组长，各股室负责人为成员、领导小组下设办公室，办公室主任由档案室负责人兼任。
四、档案保密
1、档案管理人员必须严格执行档案管理保密规定，加强保密观念，提高安全意识，切实做好档案保密工作。
2、档案管理人员时刻保持高度警惕，不得将档案存放情况和档案秘密事项向别人泄漏。各股室工作人员要增强保密意识，不得擅自向别人提供档案。特别是涉及到地政、矿政纠纷案件的，严禁向外泄漏。
3、查阅、借阅档案必须有档案管理人员在场，查阅完的档案要及时归档，不得随意存放，谨防泄密。
４、档案库房由档案管理人员专人负责，柜、橱的钥匙，未经领导批准，不得委托他人代管或使用，更不能由借阅人、6
查阅人自己开门查找。
5、对密级档案需上缴的，要及时上缴。具有保存和使用价值的，经档案工作主管局长批准，可复制存档，并按原密级管理。
五、档案销毁
1、档案的销毁，是指对没有保存价值的归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁。
2、档案销毁，必须按照国家规定档案销毁的标准，严格进行鉴定。
３、经过鉴定确需销毁的档案，必须写出销毁档案内容分析报告，列出档案销毁清册。销毁清册作为永久卷保存。
4、档案销毁，必须严格执行审批制度，履行批准手续。销毁档案需经有关人员严格审阅后，经档案和业务主管领导批准后方可销毁。
5、批准销毁的档案，应及时送印刷厂化为纸浆或焚毁，且要有两人监销；销毁完毕，监销人要在销毁清册上写明某 日已销毁并签名盖章。
六、考核奖惩
1、档案管理人员要严格执行上级有关规定，认真做好档案管理工作。
２、专职档案管理人员要定期进行库存档案的清理核对工作，做到帐物相符，对破损或变质的档案，要及时采取补救措施。
３、档案管理人员、借阅人员，由于主观原因造成档案 7
丢失、泄密等现象，视其情节和后果，分别给予批评教育、纪律处分，直至按《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》有关规定处理。
４、档案管理人员要努力学习档案业务知识，提高档案管理水平，为机关工作服务，对取得显著成绩者，给予奖励。
七、事业单位的档案管理
事业单位文书、业务档案的管理参照此制度执行，现有档案暂由事业单位负责归档、管理。
八、对各国土资源局所、局属事业单位档案管理工作定期进行检查。
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