存货及采购管理制度_采购及库存管理制度

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存货及采购的管理制度

一、本公司所指存货包括为生产销售而储备的原材料、包装材料、辅料、自制半成品、低值易耗品、在产品、产成品等。

二、本公司仓库存货的日常管理专责部门为行政部，为加强存货的日常管理。行政部应督促采购部和营销部根据存货用途和特点，对存货进行合理分类，给每种存货冠以编号，编制存货档案目录，固定存货名称，明确统一计量单位，编列计划价格等。

三、财务部必须以提高存货资产的使用效果并保证生产销售需要为原则，督促营销部、采购部制定合理的物资储存定额，以加强存货的控制。

四、物资采购

1.常规性生产物料（A类）的采购由采购员根据每种材料最低和最高库存,以及最低采购批量等资料，填制采购申请单一式三联,交行政副总经理审核批准后订购;2.非常规性物料（B类）,如新品专用物料、季节性物料等，由采购员根据现有库存和营销部制定的生产通知单等。填制采购申请单一式三联、交行政副总经理审核批准后执行,3．虽是常规性物料，但不设或不能设置最低和最高库存的原材料，如辅助材料、配料等（C类），由生产部根据生产通知单计算需用量，直接填制采购申请单一式四联（纸箱等包装物料仍由采购员制单请采购），经生产部经理审核，行政经理批准后，交采购部执行。

进口物资的采购直接由总经理审核批准。

2．采购部门应积极了解适应本公司生产需用的材料，了解供应市场。在采购过程中坚持货比“三家”的原则，在质量档次相同的前提下，坚持成本孰低原则，开发确定供应商，并保持良好的业务关系。

3．凡批量采购材料5000元或以上,或需预付款采购订货，以及生产设备采购、办公用品定点采购，必须与供应商签定采购合同，采购合同经行政副总经理审核报总经理批准后签订，经签订的所有采购合同正本存财务部，副本采购部留存。合同必须明确以下条款:(1)合同供需双方详细名称、地址和电话;(2)采购物料名称,计量单位、型号及规格；(3)品质要求,如卫生标准、产品质量档次等；

(4)单价要清晰,合同不能确定单价的,必须明确实际交易价格确定方式,绝对不能出现由供方自行确定以及其他含糊字样;(5)运输方式、费用承担、交货地点、验收方式、要分清数量验收和质量验收；(6)货款结算方式和期限、汇款指定帐户;(7)合同出现纠纷的仲裁方式,地点等;(8)其他需要说明的条款。

4．采购部在根据已批准的采购申请单向供应商订购物资时，必须根据合同的有关条款出具订购单，订购单必须清楚注明订购的物资名称、规格型号、数量、单价和金额，经行政副总经理批准盖章后执行。

采购部根据行政副总经理审核并盖章的订购单，要求供应商能否按订购单的内容供货进行签章确认，经确认的采购订单送一份财务。

5．采购部应定期将供应商的报价资料进行分析、整理一式二份，报行政副总经理审核，总经理批准后，应将报价资料分送财务部一份。报价资料应根据存货品种类别，并分一定时效，如季、半年或年等。时效过后，采购部应按以上程序重新拟定一套。

6．采购部应定期组织有关部门召开供应商评估分析会议，对供应商的供货信用条件、供货价格等进行评估分析，以加强采购资金和采购成本的控制。

7．采购部按合同规定需要预付款的，在申请预付款时应注明合同号，在申请支付欠款时，应注明发票号，或入库单号，经行政副总经理审核、总经理或董事会财务总监批准后交财务部安排付款。

8．仓库根据已检验合格的材料物资进行验收入库，按实际收到的数量填制采购入库单一式三联，相关人员签字后，留一联，一联交采购员，另一联交财务。

9．每月结束后，采购员应于一周内与供应商核对当月的采购数目，和应付款余额，无误后与对方签章确认，经双方签章确认的对帐结果应送一份财务备查，以保证帐帐相符。

10.采购价格管理，凡物资采购价格单次或年度累计上调10%以上，或上调价格影响金额月度达3万元的，必须报经营班子审批。

五、采购入库

仓库在收到供应商送来的物资，应按经审批的请购单或采购订单，检查采购的物资及其规格型号、数量等是否与请购单一致，如无误则办理入库手续，如需要送检的则待检验合格后根据已检验合格的材料物资进行验收入库，按实际收到的数量填制采购入库单一式三联，相关人员签字后，留一联，另二联交采购员，采购员根据发票或合同按仓管员实际验收的数量填入价格后,将一联留存,另一联连同发票一

齐交财务。

如发现供应商送来采购物资与请购单或订单不相符时，应及时告知采购员，由采购员与供应商协商处理。

为保证公司采购数据的连续和完整，要求所有的材料采购申请、采购订单、材料到货送检单、采购入库单必须通过用友软件制单。其中：

（1）采购申请单由采购员负责制单，行政副总经理审核批准后自行在电脑审核。（2）采购订单由采购员制单，行政副总经理审核批准，财务部根据批准的订购单进行电脑审核。

（3）材料到货送检由仓管员开单，经品管部检验合格后由仓管员办理入库（此单无须电脑审核）。

（4）采购入库单由仓管员根据采购订单参照生成采购入库单，采购部电脑审核。

六、发料和退料。

1．生产部根据营销部的制定的生产通知单，并计算生产通知单的生产用料限额，经生产部经理审核批准后，通知生产车间和仓库按核定的限额耗料领料和发料；

2．各生产车间根据生产通知单和限额用料表，填制限额领料单一式三联，经生产工场主管审核后到仓库办理领料，领料单一联车间留存，一联给仓库，另一联定期送财务。

3．生产车间因工废或料废需超限额领料的，应出具书面说明或分析报告，经生产经理审核，报总经理经理批准后交车间凭以领料；

月末，车间应将产品已完工，但未用完的材料退回仓库。4．对产品开发、试制，应有生产经理批准，5．对各种发料，要求仓管员严格把关。

6．每月最后一日为结帐日，各仓库管理员、车间统计员必须于结帐后3天内将有关统计报表报财务部。

七、成品出库审批权限

1．促销试食品、销售样办等与销售业务活动直接有关的出库由营销总监审批；正常销售出库由营销跟单组长审核后出库。

2．礼仪赠送、报废、盘亏出库由副总经理以上人员审批； 3．与生产有关的出库由生产经理审批。

八、各项存货的收、发、存，根据实际数量登记反映。在途物资要按产品明细登记，经常检查到货情况，督促有关部门人员采取措施，对已到达未入库的材料要及时办理检验入库手续。

九、对各项存货进行定期实地盘点，本公司定于半年一次，即年中和年末各进行一次全面盘点。发现盘盈盘亏、毁损、变质情况，由相关部门查明原因，书面报总经理，并按有关审批权限进行处理。财务部除正确核算各种存货、发、存的数量和金额外，还应随时对仓库实物进行抽查、核对，保证帐实相符。对各种存货的采购、使用、消耗和库存等进行定期汇总分析，为管理决策提供有效建议。

十、购入的物资材料，按买价（发票价，不含增值税）、加采购运输费、装卸费、保险费等作为物资材料的进价，未收到发票的按合同价进行估价入帐，待发票回来再调整。报废产品的残值入库、盘盈材料入库参照同类存货帐面价格作价入帐。

2006 年1 月1 日