12档案图书资料管理制度[材料]_图书资料管理制度

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档案图书资料管理制度

为规范档案图书资料管理，保证档案图书资料的完整与安全，使其标准化、制度化，特制定本管理制度。

一、总则

第一条：公司档案图书资料的综合管理

1.我司档案是指我司在日常生产经营活动中及其它方面产生的具有保存价值的各种文字、图纸等不同形式的记录。

2.我司档案分为行政管理档案、党群工作档案、经营管理档案、基本建设档案、生产技术档案、设备仪器档案、产品档案、会计档案等八大类。

3.图书资料管理范围包括各种图书、报刊、杂志、以及音像制品。

4.公司设臵档案室负责公司档案图书资料的综合管理工作，档案室归属于企业管理中心领导。

二、档案管理

第二条：各类档案的归档范围

1.行政管理档案

1.1 文件管理：公司大事记；各种会议纪要、总结；内部下发各类文件、通知、通报；内部请示、报告、批复；外部与上级下发各类文件、通知、通报、批复；董事会材料。

1.2行政事务：综合性行政事务工作、文秘工作、机要工作、来访接待工作及涉外活动。

1.3 人事教育工作：干部管理、员工招聘、录用、调配、辞退工作、人员培训计划、培训情况、其它教育。

1.4 消防保卫工作：防火、防盗、交通、刑事案件。

1.5 法规监察：法律事务、政纪监察、违法违纪案件处理工作。

1.6 后勤福利：职工生活福利、公寓、住宅、食堂、绿化、医疗卫生、计划生育工作。

2.党群工作档案

2.1党务工作：组织发展资料、党费收缴记录、活动记录等。

2.2工会工作：职工代表大会、民主管理、劳动竞赛、劳保福利、女工工作、文体活动等文件材料。

3.经营管理档案

3.1 经营计划、企业改革、重大经营战略性决策、企业发展规划、方针、目标、中长期、年（季）度计划工作等文件材料。

3.2企业管理：企业规章制度、岗位目标责任制、考核管理、推行管理现代化工作等文件材料。

3.3市场信息：市场分析调查、客户档案、广告宣传、营销网络、产品定货合同、产品销售、售后服务等工作中形成的文件材料。

3.4统计工作：公司内部各种统计报表、综合性统计分析工作等文件材料。

3.5储运管理：物资的计划、采购、入库、保管、发放、使用、废旧物资回收、发货运输等相关记录。

3.6财务管理：资金流通、资金管理、价格管理、会计管理工作、工资发放表等文件资料。

4.基本建设档案

4.1工程项目的勘察、测绘、设计、施工、竣工验收等全过程的文件材料。

5.生产技术档案

5.1生产调度：生产过程的组织、指挥、调度、协调工作等。

5.2科技管理：新产品开发、科技成果、技术引进、技术革新报告等文件材料。

5.3质量管理：质量管理体系文件、产品质量检验方法、规程、制度等质量控制过程中形成的文件材料。

5.4计量管理：各种计量检测工作。

5.5标准化管理：标准化管理工作、各种相关标准资料档案。

5.6信息管理：档案工作、各类数据信息、图书资料、情报信息、计算机系统。

5.7劳动管理：劳动组织、定额、定员、机构数量、劳动调配、劳动工资、劳动保护等文件材料。

5.8能源管理：能源消耗定额、节能降耗工作等。

5.9安全管理：安全生产检查、工伤事故处理、员工安全教育工作等。

5.10环境保护：环境保护检测与控制、污染治理等工作。

6.设备仪器档案

6.1设备仪器购臵、安装、调试、验收、移交过程中所形成的文件材料。

6.2设备运行使用、维护修理、日常设备管理全过程所形成的文件材料。

6.3自行设计和制造的设备图纸和文件材料。

7.产品档案

7.1产品开发、设计、工艺、工装、加工制造、检验、包装、商标广告、产品升级评优等全过程的技术文件、工艺规程、操作规程、检验规程、设计图纸等文件材料。

8．会计档案

8.1各种会计凭证

8.2 各种会计帐簿

8.3 各种会计报表

第三条：归档的时间、手续和要求

1.档案的归档一般在一项工作完成后立即整理归档。设备档案在设备启用后归档；基建档案在工程竣工验收后整理归档；行政管理档案按年汇总，下年度三月份归档；会计档案在会计年度终了后，视需要可自行保管1~2年，期满后归档；各类月报表按年汇总，下年度三月份归档。

2.归档部门事先将保存资料进行整理、立卷，在归档时间内移交档案室。

3.移交时归档部门协助档案室作好案卷核对工作。

4.归档部门填写档案移交目录一式两份，由档案室和归档部门双方会签，各执一份备查。

5.档案室填写“案卷收进记录”，由移交人和接收人会签。

6.各类档案的归档均以案卷为单位移交和接收。

7.凡属归档的文件材料一律用钢笔或圆珠笔书写，不得用铅笔或用复写纸复写；文件材料应纸张整齐，无残损。

8.档案管理人员有权向归档部门和个人查询档案材料归档的各有关事

项，归档部门和个人有义务解释有关归档方面的询问。

第四条：档案的保管

1.档案保管应遵循规范性、条理性的原则。

2.案卷分类清晰、编码准确、摆放整齐。“案卷目录”、“案卷存放地点索引”等各项记录完备一致。

3.档案保管期限分为永久保存、长期保存（自归档之日起保存十五年以上）和短期保存（自归档之日起保存三至十五年）。

4.短期保存的档案到期后，由档案室提出销毁报告，列明销毁案卷名称、档号、数量、销毁理由，经审批后进行销毁，同时注销其在“档案目录”中的记录。销毁报告、审批等材料在销毁工作完成后归档永久保存。

5.档案管理人员每年一次对保管的档案进行清查，做到帐、物、卡一致，发现损坏要及时修补并采取必要措施。

第五条：档案的保密

1.认真贯彻执行国家和主管部门有关档案保密的规定。

2.档案管理员应忠于职守，严格遵守各项工作标准和管理规定；档案借阅人要严格遵守档案借阅制度和保密规定。

3.严禁私自复制、抄录密级档案。

4.拒绝随意调阅密级档案。

第六条：档案的借阅

1.查阅行政管理档案、会计档案、市场信息档案以及技术档案，须办理相应的审批手续。查阅行政管理档案须经企业管理中心经理审批；查阅会计档案须经财务管理中心经理审批；查阅市场信息档案须经市场开发中心经理审批；查阅重要的技术档案须经技术研发中心经理审批，方可到档案室查阅。确需借出的，借出时间不得超出三天。

2.设备仪器档案的借阅。凡因工作需要借阅设备仪器档案的职工，在档案室办理登记手续后，即可借阅，借阅期限为一星期，到期后应及时交回档案室。

3.一般性资料档案的借阅。凡因工作需要借阅一般性资料、基本建设资料、产品质量报表、生产月报表、产成品库存报表、生产周转看板等档案的职工，借阅手续及要求同2。

4.借阅的档案资料应注意保护，不得随意涂改、标记、撕页、折页。档案交回时应清点核查，无误后方可注销登记，如有损坏，罚款二十元；丢失者罚款五十元。

5.借阅的档案不得转借他人，一经查出，档案室有权收回档案。

6.借阅档案的个人有义务填写档案借用目的和借用效果记录。

7.外单位需要查阅档案必须经本公司领导审批后，方可办理档案查阅事宜。

三、图书资料管理

第七条：图书资料的订购

公司的图书、报刊资料统一由档案室管理。各种图书、报刊资料的订购，由各部门向档案室提报计划，经公司领导批准后，档案室负责订购，提供借阅。

第八条：图书资料的保管与借阅

1.公司图书资料分为图书、杂志和音像三类进行管理。

2.图书、杂志借阅期限为两星期，到期后及时交回档案室。

3.借阅的图书、杂志应注意保护，不得转借他人，不得随意涂改、标记、撕页、折页。如有损坏或丢失，按图书、杂志价格的双倍予以处罚。

四、档案室管理

第九条：档案室管理

1.档案室严禁吸烟、喧哗。

2.档案室要符合安全保密的要求，做到档案安全存放。

3.档案室布局合理，档案柜排设整齐有序。

4.档案室内应设有灭火器材。

5.档案管理员离开档案室时，必须认真检查各种安全事项。

五、附则

第十条：本制度由企业管理中心负责解释和实施。