中外交流协会规章制度_对外交流规章制度

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中外交流协会规章制度

第一章 基本章程

一、名称：中外交流协会

二、宗旨：融合东西方精粹，促进内外部交流。积极推进中外文化交流，介绍国内外民族文化和人文地理风情习俗等，更是搭建科技合作的一个平台，为成员和会员提供最佳的才艺展示。交流中本着沟通交流，互助互动的原则，为在中国的留学生或非留学生的在南京地区的外籍商界人士提供最好的最实用的汉语学习资料，使他们更好地融入这里的生活，也为中国的莘莘学子和有志学习外语的人增加和提高表达能力的机会。

三、基本条件和要求

1．自觉遵守国家法律、法规和有关政策及学校的各项规章制度，有清醒的政治头脑和强烈的责任心和正义感

2．有健康的思想素质、心理素质和良好的行为规范，无不良嗜好；

3．有较强的组织能力、协调能力、沟通能力和交际能力，有坚定的工作信念和灵活的办事头脑；

4．有较强的口头表达能力和一定书面表达能力，要有良好的个人道德修养和人文修养；

5．有团结、互助、吃苦耐劳、任劳任怨和无私奉献的精神；

四、成员的基本权利和义务

（一）协会成员享有以下权利

1．在协会各部门中有选举权，被选举权和表决权。

2．对协会一切工作和决议，有质询，讨论，建议和批评的权利。

3．有参加协会组织的各项活动的权利。

（二）协会成员必须履行的义务

1．遵守协会章程，执行协会决议。

2．积极参加协会组织的各项活动，努力完成协会委托的工作，维护协会的整体荣誉。

3．各级协会干部除履行成员义务外，必须做到作风正派，努力学习，热心为协会工作。

4．遵守国家法律法规，校纪校规。

五、会员的基本权利和义务

(一）协会会员享有以下权利

1．可参加协会内部举办的活动。

2．优先获得协会服务及资料。

3．杰出会员退会后主动申请成为协会终身制荣誉会员，继续参与协会各项活动。

（二）会员应履行的义务：

1．遵守协会规章制度，执行协会的决议，维护协会合法权益，维护协会形象及声誉。

2．及时向协会反映情况，提交有关材料，积极参加和支持协会组织的各项活动。

第二章管理制度

一、考核制度

（一）工作组织性

1．坚持民主集中制原则，以少数服从多数，个人服从集体，局部服从整体 ；

2．每次在开会例会完毕后，立即把会员考勤表交在秘书处；

3．认真听取广大同学的意见和要求，对工作（活动）中存在的问题应及时向指导老师，会长及相关人员反应；

4．例会无迟到，缺席现象，有事需向会长亲自请假（具体考核标准可参考协会例会制度）。

5．部门组织活动及协会组织活动需准时参加（考核标准与例会制度考核标准相同）。

6．部长服从会长的工作安排，定时向会长汇报其部门的工作，成员服从部长的工作安排，分工能及时完成，对形成的决议坚决执行，行动积极。

7．努力维护 协会的自身形象，接受同学监督，起着率先垂范的作用。

8．加强团结合作精神，各项工作能积极主动予以支持。

（二）工作原则性

1．协会成员不准搞特殊化，需坚持原则。

2．协会成员要遵纪守法，不能违反校纪校规。

3．协会成员禁止在工作中讨价还价，拈轻怕重，禁止因工作不满原因而闹情绪，更不允许

成员与成员，与会员之间发生口角和争执，有意见或不满，应当立即向会长提出；

4．协会成员要有强烈的时间观念，在开会（例会）时，如确有特殊情况不能到者必须提前

30分钟，以书面形式向会长请假。经准假后方离开；

5．协会成员如确因时间冲突或情况特殊。一定要分清轻重缓急，学会自我调整和自我缓解，决不能影响本协会的工作开展，若时间紧急，须迟到或须请假者也须向会长说明情况；

6．协会成员之间要相互帮助，团结合作，保持友好关系，相互学习、相互监督、共同促进、共同提高；

7．协会成员必须做到学习工作两不误，努力提高工作和学习效率，坚决杜绝挂科现象。

（三）工作方法性

1．明确工作目标，不能盲目在开展工作，必须按月制拟定工作计划和工作总结；

2．各部部长每学期初要交一份详细的工作计划，每项活动结束后，主要负责部门要认真总

结，并交一份活动总结书。

3．工作有主见，能提出好意见，敢于创新，不拘一格。

（四）工作成绩

1．每次大型活动前，活动主要负责人必须做好详细的工作安排，工作职责具体到各部门，各部门具体到个人，由秘书长统一记录，活动结束后，依照事先做好的工作安排严格考核。

对于好的工作作风、工作思路、工作方法要继续保持与发扬；对于活动中出现的问题，必须

认真总结经验教训。问题出于个人的，活动结束后要及时反思，思考解决问题的方案方法，并交一份“经验总结书”；问题出于部门的，活动结束后要及时召开内部会议，认真总结经

验教训，思考解决问题的方案方法，部长要交一份“经验总结书”。

2．各部门在活动中取得的成绩作为考核制度的一项标准。

二、例会管理制度

（一）全体成员例会制度：

1．定期举行例会；

2．例会时间，地点根据实际情况另行通知；

3．由协会会长主持，特殊情况下委托副会长；

4．协会成员必须准时到会，不准迟到早退；因故不能出席者必须提前递向协会会长亲自请

假，应及时向会长或其他成员了解工作安排及其内容,否则按缺席论，并予以纪录；

5．凡无故缺席或不请假缺席者，记失误一次，会长点名批评，达二次以上缺席作书面检讨，予以口头警告，连续三次不到者（视为自动离职，累积缺度达四次者，令其自动离职或撤消

其职务）；

6．例会由秘书处予以认真如实记录。

（二）大型活动前动员会议

1．活动前一天举行

2．会议时间，地点根据实际情况另行通知。

3．由协会会长主持，特殊情况下委托副会长。

4．由会长，秘书处秘书长及其他部门部长参加。

5．会议由活动主要负责人主持、具体安排各部门配合工作

6．成员必须准时到会，不准迟到早退；因故不能出席者必须提前递向 协会主席亲自请假，否则按缺席论，并予以纪录。

7．例会由秘书处予以认真如实记录。

（三）大型活动后总结会议

1．活动结束后立即举行

2．会议地点根据实际情况另行通知。

3．会议由协会会长主持，特殊情况下委托副会长。由活动主要负责人进行活动总结，其他

各配合部门也要进行总结。

4．会由秘书处予以认真如实记录。

三、考核标准

1．迟到：无论因任何原因迟到三次者给予警告处分、迟到四次者记为一次缺席

2．请假：因事无法参加会议，要向会长亲自请假，请假三次者记为一次缺席。

3．缺席：无故缺席两次者，给予警告处分，无故缺席者三次者取消协会成员资格。

四、档案管理制度：

1．确保协会工作规范、有序地进行，制定本条例。

2．案管理工作统一由 协会秘书处负责，秘书处对 协会所有文件进行分类、整理、归档，并及时对各项工作进行总结，在例会上向 会长汇报情况。此外，听取各部的意见和建议，及时总结经验，保障 协会的工作顺利进行。

3．协会档案分类为：规章制度、会议记录、工作计划及工作总结；各部门学期活动记录； 协

会干部档案；平时发放的文件；调研报告等。平时有关档案都将据此分类，各类档案均要求

电子版和手稿版。

4．协会各部门每学期初，应向 协会会长团 呈交一份详细的工作计划。学期末，各部门应

将本学期工作进行总结，整理制作各部门本学期活动记录文档册。

5．协会开展大型活动应作详细的活动计划预算、活动记载、宣传文稿、活动图片及音像、活动总结等应认真记录活动开展情况，并及时交至秘书处存档。

6．部将材料交到秘书处后，由秘书处按部门、类型存档。各部门如需查阅，归还时必须放

还原位，并不得有缺损。

7．案一般不外借，外单位如须外借，需经 协会会长同意，并在秘书处进行登记，留下证件，按时归还。

8．类档案(会议记录、活动次数、工作计划、工作总结、请假条，平时表现等一切书面材料

作为个人的存档资料）将是 会长团、秘书处对各部门工作表现作综合评价的重要依据，也

是秘书处对 协会干部进行考核和评优的依据。各部门应该认真对待。

五、物品管理制度

1． 协会一切物品由秘书处统一管理、调配，保管人员在秘书长的直接领导下负责具体的物

品管理工作。

2．对购入的物品，保管人员要认真验收，严格把住数量、规格、质量关，对不合格的物品

不验收、不入库。

3．对协会固定资产，要认真查点清楚，单列帐目。物品发放使用，要注明使用人姓名，对

调出人员借用的物品一定要追还，损坏或丢失要按价赔偿。

4．不论何人，如丢失协会物品按价赔偿。

六 财务管理制度

（一）秘书处的主要任务

1．秘书处对协会资金进行合理配置，努力节约支出，提高资金使用效益。

2．合理编制财务预决算，并对预决算执行过程进行控制和管理，规范协会财务管理秩序。

3．如实反映 协会财务状况，对协会的经济活动的合法性、合理性进行监督。

4．协会财务部应当科学、高效地对 协会经费进行管理，不要浪费协会的资金，做到能节约的就节约。

5．协会的各项收入全部纳入协会预算。

（二）协会的资金来源

1．其它创收和赞助款，其中包括开展各项有赞助活动的收入，各类有偿性服务活动的收入，举办各类培训班的收入，代理经营活动收入等等。

2．对于非以上提到的资金来源，需在不违反国家及学校有关规定，取得协会主席团同意的情况下，才可视为协会的正当收入

（三）预算与决算管理

1．协会的预算是对发展计划和活动计划来对资金的预算，协会预算由收入预算和支出预算

组成。秘书处做好预算，定期准时向协会主席团汇报。

2．当协会所举行的活动结束后，协会的财务部要尽快做出活动的决算，决算是以后报销的根据。

3．协会会的财务由秘书处正副部长分管。当财务部成员完成预算与决算后，向部长汇报，审批核实后执行。

4．完成的预算与决算应在协会内部成员间公布，保证资金使用前后的透明化

（四）支出管理

1．支出是指协会开展与其宗旨、任务相关的各项活动所需经费。

2．协会的支出包括：购买日常办公用品、各种会议费、表彰奖励费、卡片印刷费、设备设

施使用费、宣传用品费、场馆租金、车费、工作指导用书费、邮寄费、指导老师酬金、适当的补贴等合协会财务制度的开支。

3．支出必须符合协会的有关财务制度，不得用于购买烟、酒 等不良开支。

（五）报销管理

1．未经批准的支出项目，不予报销；

2．活动决算一般不得高于预算，据实际情况可作10%以内的浮动。特殊情况必须书面说明

理，财务部才可以给予报销；

3．任何费用报销必须使用规范的发票或单据，秘书处才可以给予报销；

（六）财务监督管理

1．协会应严格执行本财务管理规定，对于不执行或违反财务管理制度的行为，按规定并根

据具体情况承担必须的责任。

2．协会必须设一个专管财务收支的总负责人，会长和部长不允许用权利来擅自拿取协会的资金，资金的使用必须遵循集体原则。

3．有出现以下情况之一者，协会会对其进行处罚；

（1）不按时编制财务预算和决算的；

（2）隐匿其它各项收入的；

（3）虚列支出，冒领、多领协会资金；

（4）侵吞、私自处理社团集体资产的；

（5）由于保管不善，导致协会资产严重损失的；

七、文印管理制度

1．所有文印人员应遵守协会的保密规定，不得泄露工作中接触的协会的保密事项。

2．打印正式文件，必须按文件签发规定由会长签署意见。各部门草拟的文件、、资料等，由

各部门自行打印。打印文件 需逐项登记，以备查验。

3．文印人员必须按时、按质、按量完成各项任务，不得积压延误。办理中如遇不清楚的地

方，应及时与有关人员校对清楚。

4．文件等应及时发送给有关人员。因积压延误而致工作失误或造成损失的，追究当事人的责任。

5．严禁擅自为私人打印、复印材料，违犯者视情节轻重给予罚款处理。

八、奖惩制度

（一）制定原则：

1．有章必究、有奖有惩、奖惩分明、奖惩有度。

2．协会的奖惩工作按照民主集中制的原则进行，坚持民主选举、民主评议、秘书处的考核

和主席团意见相结合。

3．在奖励上要坚持精神鼓励和物质鼓励相结合，以精神鼓励为主的原则，对犯错误的成员，要坚持思想教育与处分相结合，以思想教育为主，惩罚为辅的原则。

3．秘书处具体主管协会干部的日常考核、组织评优和处罚工作，对工作成绩突出和不称职的干部向会长团提交处分意见。

4．本制度包括原则、奖励、处罚和附则三部分，适合于协会全体成员并作为每位成员的工

作成绩，德育量化等考核内容。

（二）奖励：

1．工作积极、认真负责者

2．一学期都有参 协会组织的活动者

3．对本职工作认真负责、责任心强，并有一定突出成绩者

4．为协会制订计划或献计献策者

5．一学期例会全勤者

6．职能部门在工作中有突出表现

（三）惩罚：

1．在协会工作、活动过程中与他人发生争执，有损协会形象者

2．故意欺骗主席团、各部负责人者

3．违反法律法规、校规校纪者

4．由主观原因造成的累计两次工作失误者

5．无故缺席例会，不能按时参加活动者

6．循私舞弊，以权谋私，有“偏向性”追求特权破坏协会声誉者

7．私自挪用协会财物者

8．以协会名义处理个人或其他组织事物者

9．凡不认真.不按时完成工作任务和推辞责任者

（四）附则：

1．(1)最高荣誉奖：协会创新奖；

(2)优秀领导能力奖（针对协会领导：会长、副会长、部长和副部长）；

（3）文章杰出贡献奖；

（4）优质服务奖；

2．协会设立“突出贡献会员名单”。

按会员为协会做出不同贡献，由主席团、各部门推荐表现优秀的会员并记录存档。

3．处罚等级：

（1）个人处罚：口头批评，警告、严重警告、除名

（2）集体处罚：口头批评，警告、严重警告