关于规范酒店零星采购入库报销制度_物资采购入库管理制度
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关于规范酒店零星采购入库报销制度
针对杏花店在零星采购、入库、报销等方面的不规范之处，特制定本制度.一、采购：物资采购是酒店管理中的重要环节，加强采购工作的管理是降低物资成本，加速资金周转，提高经济效益的重要手段，酒店所有物品原则上均由采购部统一购买，其他部门原则上无权购买。酒店在采购管理中，要严格采购审批手续。酒店申购分为计划性申购和非计划性申购。
1.计划性申购：直接进后堂的原料及仓库管辖的干货、调味品、酒水、日常物料等品种，由后堂及仓库按酒店统一规定进行申购。
2.非计划性申购：凡预先未作计划，且又超出仓库常备物品范围的，零星，急用，特殊性，偶发性的物品，工程修缮材料，固定资产及专项工程等。
⑴.零星物品及工程材料的申购程序：各部门零星物品，由所需各部门填写申购单，然后通过物料库确认无此货品，总经理签批后交采购人员采购。工程部日常维修所需材料要根据工程维修需要开出申购单，申购单上必须写明日期.经总经理批准后交采购人员采购.（注：工程部申购单必须要具体写明规格，型号，有特殊要求的采购时可以由采购人员和工程部人员一起去采购）。
⑵.固定资产购买及专项工程的实施：
酒店各部门需要购买固定资产的（单价在多少元以上的，待定）必须由各部门填写申购单，仓库确认无此物品时，经总经理签字交集
团公司审批后由采购部购买。酒店各部门需要进行大的工程维修及工程施工所需工程材料也必须填写申购单经总经理签字交集团公司审批后由采购部购买.⑶.急需物品采购程序：
为适应市场变化，满足顾客个性化需求，酒店特制定急需物品审购程序。程序为：使用部门填写申购单经总经理核准后交于采购部采购，货品到货后直接送使用部门。事毕之后当日或次日，由采购人员持采购单、发票到仓库补办验收入库等手续，使用部门同时补填领料单送交仓库。
二、入库：
1.除计划性申购的物品外，非计划性审购的物品在办理入库时，必须有经总经理签字核准的申购单，任何物品无申购单，库房应拒绝验收，财务部不予报销。杜绝购买物品的随意性。
2.根据酒店的实际情况，仓库存货按金额及用途现分类为： ⑴.低值易耗品：①.后勤：办公类、工具类等。
②.前厅：餐具类、玻璃器皿类、家具类等。③.后堂:餐具类、炊具类。
⑵.物料用品：①.工程材料类
②.卫生用品类
③.事务用品类
④.电脑配件类
⑤.办公用品类
⑥.印刷品类
⑶.布草：①.工作服类
②.布件类
3.仓库人员在填写入库单时要按以上物品分类入库并登帐。
三、报销：
1.采购人员因零星采购可以从财务借一定数额的备用金（金额待定），严禁采购人员从吧台的营业款中借支。
2.采购人员采购的物品应于事毕3日类办理报帐手续，按要求填写“费用报销单”并付相关原始单据及相对应的申购单与入库单，交主办会计审核并签字确认，然后依次经总经理，集团财务经理及财务总监的批准后付款。
3.出纳复核审批权限，程序是否正确，手续及相关单据是否齐全，金额计算是否准确等，复核无误后方可办理结算手续。
4.采购人员报帐要及时，一律不准跨月，要按酒店规定财产划分填写入库单，送库房管理员签收后，附在进货发票后一齐送至财务部报帐。
5.财务审批坚持支出的合理性，单据的合法可信性。手续不全者不予报销。采购人员报销的单据，必须是税务部门认可的发票。若采购人员向个体户购买商品，因卖方无发票，应由卖方写出售货证明，并签名或盖章。一切酒店用品必须在办理验收入库手续后方可给予报销。
