学生会档案管理制度_大学生档案管理制度

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学生会档案管理制度

为确保学生会工作规范、高效、有序的进行，为以后的工作提供必要的参考资料，特制定条 例如下：

一、档案管理范围：

（1）每月和每学期计划、总结；

（2）各部门举办活动的计划、总结及有关资料表格；

（3）学生会干部理事人事档案；

（4）日常工作文件；

（5）其他有关资料（联系方式、出席会议资料等）。

二、学期初始，人员确定以后，一周内向主席团及办公室提交一份部门全体人员名单，由办 公室存档管理。以后如有人事变动，及时做变更调整。

三、各部门每个月和每学期始末各做一份完整的学期工作计划和工作总结，统一交由办公室 归档管理。

四、各部门举办活动前要有详尽的计划书及预算申请，活动结束后要在一天内完成活动总结，并整理好全部的书面材料（包括宣传资料、照片、有关表格等），入本部门文件夹以便于管 理。

五、对活动中计划书、申请书、报告、总结及具体活动安排做重大调整，必须以书面形式向 主席团提交详细的报告说明，经主席团审批后方可，原文件复印备份由办公室归档管理。

六、为方便工作，各部门可参考部门文件夹中的历史文件档案，但需做借阅记录，并及时归 还。办公室要做好记录。

七、无特殊情况，所有文件都须提交书面版形式一份，书面版经部长签字后入本部门文件夹 管理。

八、学生会每年换届时，以往文件移交下届主席团及办公室作为参考。

学生会财务制度及细则

为明确学生会的财务管理程序及预算报销过程，便于各部门规范操作，特制定财务管理制度 如下：

一、组织原则：

学生会的财务工作由学生会主席团统一领导，向上对校团委负责。主席团授权办公室直接负 责管理，具体责任人为办公室主任和分管副主任。学生会活动经费采取审批报销制度。

二、财务管理的基本要求：

做到专款专用、申请有理、使用有据，杜绝弄虚作假、铺张浪费现象，严格申请报销手续及 发票审查程序，使每一笔经费都有账可查，有理可依。

三、经费审批及报销的一般过程：

审批： 各部门举办活动前，根据活动计划书，本着节约务实、具体详尽的原则编制预算申 请，然后交由主席团审核通过，再上报校团委分管老师审核签字，方正式批准通过，否则一 切开支不予报销。

报销： 活动结束后，部长一次性将经费预算审批单及已经由经手人、分管负责人（副主席 或主席）签字的本次活动发票及有效报销凭证（另附审批凭证）交给办公室主任，办公室主 任有责任确认发票及报销凭证的规范性与合理性，然后登记入账，再报团委签字报销，并及 时返还现款。

四、审批报销时间：

定在每周主席团及部长例会时，部长应在例会结束后将活动经费预算审批单及发票同时交给 办公室主任。

五、实施细则：

1.承办活动时若有其他方资金及设备上的支持，应在经费申请时一并注明。

2.打字复印费、非团委指定活动车费不包括在报销范围之内。

3.当报销金额过少或销售商无法开具有效凭证时，应由经销商开列证明，经由主席团同意后，内部调解解决。

4.开具发票时，请首先确认开票方所开发票上公章清晰可辨。各部门开具的发票付款单位统 一为： 北京交通大学。发票填写所购物品、时间要符合实际。背面注明经手人、所购具体 物品及用途。做到详实具体，以便登记入账。

5.报销金额超过 100 元的要同时有经手人、分管副主席、主席三人签字方可交到办公室，后 报团委报销。

6.严禁使用餐饮娱乐场所发票充当办公发票。

7.办公室财物账目向上只对主席团负责，每月应作账目整理，并向主席团汇报批示，接受主 席团监督。

学生会例会制度条例

为加强学生会的工作管理及部门建设，建设并完善高效的工作机制，特制定例会条例如下：

一、每学年第一学期开始，召开学生会全体干部理事大会，通报学生会上一年的工作情况，公布新一届的学生会干部名单，部署学期工作任务，宣读工作要点，进行优秀部门及理事表 彰，主席团及各部门新任部长作简短发言。

二、学生会每两周召开例会一次，时间定于每单周五晚 7 点，地点待定。要求学生会各部门 成员准时参加，衣着整洁得体,由办公室做好考勤工作,以作评优评先的依据.有事不能参加例 会的人员须提前向主席团分管副主席请假，到办公室主任处开请假条，经允许后方可。例会 内容为：总结上周工作，交流工作经验及得失教训，商议下一周活动及工作安排。

三、例会要求规范、高效、简短、不形式化，充分调动理事积极性与工作热情。

办公室使用管理条例

为维护学生会办公室的正常办公秩序，创造良好的工作环境，树立学生会的良好形象，特制 定办公室使用管理条例如下：

一、学生会办公室是日常办公场所，严禁吸烟，严禁嬉戏打闹、大声喧哗，办公人员必须穿 戴整齐，举止得体。

二、各部门所有值班人员都要严格按照 >进行值班工作。

三、办公室负责财务的管理与保存，各部门应指派专人协助办公室进行其所属物品的管理。

四、各部门在使用办公室房间及物品的前后须通知办公室负责人。在使用房间时，使用部门 须保持办公室的整洁卫生。办公室物品不得擅自带走或挪作他用，用完后放归原处。物品如 有缺失，责任人一律照价赔偿。

五、电脑及打印机由办公室负责日常维护，软硬件安装，设定并定期修改密码，以保证学生 会工作的正常运行及资产的合理运用。任何人不得在任何时间利用电脑进行与工作无关的事 情，包括聊天、看电影、打游戏等。

六、办公室电话只得用于联系工作，不得用于联系与工作无关事宜。各部门工作人员应本着 节约原则，使用办公耗材及水电能源。

七、各部门轮流到办公室大扫除，要求负责人（副部长以上）到场，打扫认真细致不留死角，并由办公室人员检查合格后方可结束，具体安排详见《办公室卫生管理制度》。

八、办公室财物如若外借，须严格填写登记表，记录联系方式，并暂扣来借人员的有效证件，以便工作人员回收物品。

九、主席团成员及办公室主任持有两间办公室的钥匙，其他各部只持有南屋办公室的钥匙。钥匙不得转借他人使用。如若丢失，须向主席团提出书面检查，经主席团同意后，由办公室 主任负责补配。

十、各部门人员都有义务按照本制度文本严格维护办公室的正常办公秩序。各部部长须传达 通知本部门人员，如有人员严重违反，追究其部长领导责任。

办公室值班制度条例

为加强学生会所有工作人员的责任感与服务意识，明确值班人员的职责，维护我校学生会的 良好形象，特制定值班条例如下：

一、值班人员组成：部长一到二名，办公室理事二到三人。

二、值班时间：每周一至周五 16:30—18:00。

三、值班人员的职责：

部长：认真做部长值班日志，接待来访，接听电话并将信息记录到日志上，同时向有关部门 及时传达。

理事：认真做理事值班日志，到校邮局取信件、印刷刊物，打扫两间办公室，协助值班部长 完成值班工作。

四、值班要求：值班人员穿戴整洁，举止得体，对来访人员热情大方。不得在办公室内嬉戏 喧哗，不得利用电脑做与值班工作无关的事情，不得使用办公室电话联系与工作无关事宜，不得吸烟。值班人员有义务保持办公室的清洁卫生。

五、值班期间如有外来人员借办公物品，应按照以下步骤进行：

1．首先确认来借人员身份真实可靠，值班部长确认所借物品状态良好，可以外借。

2．值班部长暂扣来人有效证件，按照登记表详细记录，并妥善保存，打好借条，将物品借 出（贵重物品须经主席团同意）。

3．由部长与理事分别记录在值班日志上，并通知办公室主任。

否则，外借物品如有遗失，追究当事部长责任，并双倍赔偿。

六、值班期间如有外来人员归还物品，应按照以下步骤进行：

• 值班部长检查所归还物品无误后，将物品放归原位。

• 按登记核销，归还来人证件。

否则，出现任何问题由本日值班部长负责。

七、因事不能按时值班者，至少需要提前一天向办公室主任请假并找人代替，否则对于擅自 不到者，主席团或办公室有权追究其责任。

八、值班理事如遇自己不能决定解决的事情，应首先上报给值班部长，若仍不能解决，应由 值班部长及时上报给主席团。

办公室卫生管理制度

为营造良好的工作环境，树立学生会的形象，特制定办公室卫生条例如下：

一、主席团及各部门具有保持两办公室卫生与整洁的责任与义务。日常工作时要注意保持整 理。

二、周一至周五值班人员负责办公室日常的卫生打扫工作，包括：清扫两间办公室地面，整 理桌面，摆放物品、桌椅，整理文件架，清倒垃圾等。

三、各部门轮流到办公室大扫除，并至少有一名负责人（副部长以上）到场，办公室负责验 收。

• 大扫除时间定为每周五晚 9:00—10:00。

• 打扫内容包括：扫地擦地，整理桌面、沙发、文件架，擦拭门窗、灯管、橱柜，清倒垃 圾等。

• 大扫除要求提前安排好 4-6 名人员，明确分工，及时到位。卫生打扫要彻底，不留死角，不得敷衍了事。

• 打扫完毕后，工具要物归原处，存放整齐。

办公室派人负责对打扫结果进行验收，合格后方可允许人员离开。办公室有权对多次打扫不 合格的部门在部长例会上进行批评。

第五章工作流程制度

第十三条 各部门在依职权开拓工作空间、主旨校园文化活动时，应提前向主席团提出书面 请示，从而将部门的思路融入整个学生会发展大局。活动书面策划经主席团审批后，在活动 之前，必须根据活动需要制定活动分工职责进度表。

第十四条 在活动完毕后，各部门及时向主席团总结，汇报工作，并将活动有关资料在部内 保存的基础上交办公室存档。

第十五条 活动完毕后，各部门应及时召开部门会议，总结工作，交流思想。主席团对此活 动进行小结和点评。

第六章 考核制度

第十六条 主席团将对每学年新招募的部员，进行“半年试用期”制度。期满考核合格后，成为医学院学生会正式一员，并颁发“宜春学院医学院学生会工作证”，且将其个人档案归 入，由办公室统一归档。

第十七条 主席团将定期对各部长和部员按“满分 100 分”进行等级考核和评定，并在学期 末进行评优评先工作。

第十八条 评定参考标准：

1、例会出席及制度的遵守；

2、学生会保洁与财物的保管；

3、团结协作精神；

4、服务贡献精神与敬业精神；

5、独立创新能力；

6、组织策划与实施能力；

7、部门协调能力；

8、培训及推广能力；

9、工作总结与整合能力；

10、个人形象。.