办公生活用品采购与管理制度（材料）_办公用品采购管理制度

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办公生活用品采购与管理制度

一 目的为加强企业规范化管理，确保公司能购到高品质低成本的产品，从而达到降低成本之目的，特制定本制度。

二 使用范围

本制度适用于重庆民商投资控股（集团）股份有限公司及下属各个子公司。

三 责任部门

行政管理部：采购、管理、发放所有办公生活用品。

四 过程与方法控制

（一）办公生活用品采购管理

1采购的实施

1.1选择供应商

 采购员一般应挑选三家以上的供应商询价，以作比价、议价依据；  公司领导在审价时，均可视需要再行议价或要求采购员进一步议价；

1.2价格调查

采购人员根据过去采购的情况，市场变化情况，以及公司成本预算等情况，确定采购目标价格。在得到供应商的报价信息后，采购人员对供应商的报价条件进行品种、规格、数量、质量要求等方面进行

核对，以保证供应商可以提供的物品符合公司实际的采购要求，并对供应商所报的价格、交付期、售后服务等方面进行分析比较，以便选择条件最优的供应商。供应商提供报价之物品规格与请购规格不同或属代用品时，采购人员应送请申购部门确认。

已核定之物品采购单价如需上涨或降低，应附上书面之原因说明。本公司各有关部门，均有义务协助提供价格讯息，以利采购员比价参考。

采购员应随时掌握市场价的浮动数据，以利于更好的把握市场；

1.3采购审批

当单个物件金额小于500元时或总金额低于5000元时由部门负责人审批，再由人力总监审批即可由行政采购人员采购。

当单个物件金额超过500元或总金额超过5000元时经部门负责人、人力总监审批，再由公司执行总裁审批方可由行政采购人员采购。

1.4办公用品采购流程

每月25日至30日，以各部门及子公司为单位填写《办公用品申请表》，由部门领导签字同意后在30日之前提到交行政管理部。

每月1日至5日行政管理部采购人员根据各个部门及子公司提交的《办公.用品申请表》和实际库存数量填写当月《办公用品采购计划》，并报相关领导签字审批。并根据通过领导审批的《办公用品采购计划》，将所需采购办公用品发送给相对应的采购协议单位。

1.5办公设备及其他办公生活用品采购流程

除每月申请领用日常办公用品外，如需另外领用电脑、打印机、碎纸机、文件柜等大件物品需填写《办公设备采购申请单》。申请人按照表格内容填写所需购买设备名称、型号、数量、单价等，根据表格要求完成审批签字后交由行政管理部，由行政管理部负责采购。

二办公生活用品管理

（一）办公生活用品的入库管理

所有办公生活用品购入后，必须由行政管理部填写入库单登记入库，并计入台账。

（二）办公生活用品的出库（领用）管理

 各部门派代表于每月3日至6日按上月填写的《办公用品采购申请表》在行政部办公用生活品管理人员处统一领取本月计划所需物品。

 领取消耗性办公用品（如笔芯、笔记本等）需以旧换新。

 非消耗性办公用品(如订书器、计算器、剪刀、美工刀、笔筒等)列入移交，如重复申领，应说明原因或凭损毁原物以旧换新。 新员工办公生活用品由行政管理部按《新员工办公用品领用表》统一配备。

 员工一次性领用单价在人民币200元以上的办公用品，须经部门主管核准同意。

 名片夹、名片台、抽纸限公司高管领取，抽纸高管每月限领1包。

 每位正式员可领用的门禁卡、钥匙、工作证，如遗失或损坏则按制作价格门禁卡20元/张，钥匙10元/把，20元/个进行赔偿。 每件领用物品需填写出库单，记录领用物品名称、型号、数量、领用时间、领用人及领用人部门。并根据出库单登记出库台账。

（三）办公生活用品使用管理

 严禁员工将办公用品带出公司挪作私用。

 员工离职时应依《办公用品出库记录》所领办公用品一并退回(消耗品除外)。

 凡属各部门或部门内员工共用的办公用品应指定专人负责保管。 公司员工应本着节约的原则使用办公用品。

 办公用品若被人为损坏，应由责任人照价赔偿。

三 办公生活用品验收与付款

（一）验收

办公用品入库前须进行验收，对于符合规定要求的，由行政部办公用品管理人员登记入库，录入公司《办公用品入库台账》；对不符合要求的，由采购人员负责办理调换或退货手续。

（二）付款

月结形式付款，每月月初与供货商核对上月账单。核对无误后，由供应商提供相应发票，行政管理部按财务部报销要求报销。