测绘成果及资料档案管理制度_测绘资料档案管理制度

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测绘成果及资料档案管理制度

安徽一行测绘科技有限公司

二〇一五年六月六日

测绘成果及资料档案管理机构、人员情况

1.测绘成果及资料档案管理机构为档案室。2.设2名专职测绘资料档案保管人员。负责人-----张伟 登记员-----程上宾

测绘成果及档案资料管理设施说明

配备满足需要的管理设备 管理设备 序号 1 2 3 4 5 6

名称

带锁铁皮书柜 木质书柜 密码柜 干燥剂 杀虫剂 灭火器

数量 2 2 1 若干 若干 2

备注

存放永久保存资料 存放临时资料 存放涉密资料 防潮 防虫 防火

档案管理工作程序

一、档案工作的基本程序

一般分为收集、整理、鉴定、保管、统计、编目与检索、提供利用、编研等八个环节。

二、档案工作各环节的工作程序

1.收集：收集是档案管理的起点和开端，是整个档案管理工作的基础。1.1.工作内容：

a)收集各部门文件处理完毕和分散在各部门领导，个人手中或失散在其他地方的各种形式和载体的文件。

b)收集各项工程自始至终所形成的各种形式和载体的文件材料。c)收集精密仪器和贵重仪器的随机资料（如说明书、合格证、装箱单、线路图、操作规程、调试的备件清单）验收记录及性能鉴定书。安装调试时的原始记录，技术操作规程等文件。d)收集会计凭证、账册、报表。1.3 工作步骤

a)文档从收文和自制文件材料形成起，做好分类工作。b)科档从接受工程开始，由科技部门下达工作令，明确建档计划及要求和责任者

c)档案部门及时发放档案专用纸和归档鉴定，移交登记表。d)档案部门平时做好档案形成，积累的监督、指导和检查工作。e)归档时必须填写交接清单，交接无误后签名盖章以示负责。1.3 质量要求

a)收集归档文件材料要完整、准确、系统、齐全。

b)制成材料要优良，字迹线条要清晰，归档材料必须用蓝黑墨水或碳素墨水书写。

c)归档材料必须是原件，归档材料是复印、打印件者与原件一起归档。

d)归档材料要符合各种类文件材料标准要求。2.整理 2.1.工作内容

a)将收集来的文件材料按各类归档制度的要求，进行整理，使归档材料达到标准化、规范化、程序化

b)对组成的案卷进行分类编号，建立起固定的存放秩序。2.2 工作步骤：分文件材料组卷和案卷整理两个部分

a)文件材料的组卷步骤：将收集来的具有保存和利用价值的材料进行分类组卷－－划分保管期限－－抄卷内目录－－装订－－编页号－－拟标题－－填写案卷封皮（封面和背脊）－－填写备考表。

b)案卷整理的步骤：分类排列—-编案卷目录—-编档号 2.3 质量要求

a)分类要正确，卷内文件和案卷的排列要符合档案形成的客观规律，保持文件之间的有机联系。