会议策划方案_会议活动策划方案

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会议策划方案

班级：

09文秘 姓名：

叶梦娜 指导老师：林亚斐

二○一一年十一月二十五日

第十届欧时电子有限公司年度表彰大会方案

前言

深圳欧时电子有限公司成立于1991年，主要从事电子元器件的代理与销售业务,致力为客户提供高品质的产品和服务.随着公司的不断发展壮大，我们已经与国内众多大型知名企业有着密切的合作。并获得韩国SEMIWELL驻中国的直销公司,美国矽恩微SI-EN和日银IMP的授权中国代理，欧时公司并配有优秀的销售团队和一批专业技术工程师为客户提供更周全的配套服务。

未来，欧时电子将继续致力于成为中国最好、最具知名度与竞争力的元器件分销商，凭借优秀的团队和、以更加专注的态度超越自我、稳步前进。为增强各公司员工的内部凝聚力，提升公司形象及竞争力。本公司安排了一年一度的表彰大会。此次目的是对2010年公司总体工作进行总结，明确公司新年度工作方向和目标规划，并表彰业绩优秀的公司内部优秀员工、干部、团队，通过激励作用，将全体员工的主观能动性充分调动起来，投入到未来的工作之中。

一、会议概况

会议名称：第十届欧时电子有限公司年度表彰大会 会议规模：80人左右

会议时间：2011年12月16日---12月18日 会议地点：香格里拉大酒店二楼宴会厅

二、会议事项

（一）会前筹备工作

1、拟定会议议程、日程（详见附件1）

会议议程是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排，会议主持人要根据议程主持会议。会议日程则是根据议程逐日作出的具体安排，它以天为单，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。议程一旦确定，就不应再变。会议日程在时间、地点、人员等问题上，如遇变化，可相应调整。

2、提供会议地点的备选方案

依据会议目的与形态、实质上的需求、与会者的期望列出选择会场地需求的工作清单，确定会议场地。并对会议地点进行确认。

3、布置会场和安排座次（详见附件2）

会议的整体布局要做到庄重、美观、舒适，体现出会议的主题和气氛，同时还要考虑会议的性质、规格、规模等因素。会场的整体格局要根据会议的性质和形式创造出和谐的氛围。

4、发布会议信息

会议信息的内容包括：会议的报名时间、地点、费用及方法；会务联系电话与联系人；会议报到及会议议程、日程；与会者的信息；会议报送的交流信息；会议的记录和纪要内容；会议的宣传报道内容；会议的决议内容。其工作程序如下：a传递会议通知信息b分发传递会议文件c沟通传递会议有关情况

5、安排会议食宿

安排会议餐饮：要根据会议经费和人员情况决定会议餐饮的标准；就餐方式可根据会议的规模和性质来确定，提倡实行自助餐制和

分餐制；事先与提供餐饮的单位确定餐饮时间和地点；事先设计和确定就餐的凭证；要与饭店一起确定菜单，饮食要干净、卫生、美味可口、品种多；事先要准备好干净的饮食用具；给因开会活服务工作误了用餐的人员预留饭菜；做好饮水、饮料的供应。

安排会议住宿，在选择住宿的招待所、饭店、宾馆、会议中心之时，要充分考察其基本设施是否安全，安全性如何，价格是否合理，地点是否方便，环境是否安静、整洁，然后综合进行选择。

6、邀请会议嘉宾（邀请嘉宾名单详见附件3；请柬详见附件4）拟写并发送嘉宾请柬，要使每一份请柬都制作精美；要逐一与嘉宾联络，确认其参会情况；在会议正式召开之际，要再次与嘉宾联系，并确认如何接送。

7、准备会议资料、会议用品（会议通知详见附件5；会议通讯录详见附件6）

来宾资料：会议手册、宣传材料、会议管理性材料（会议通知、议程、会议须知、名单）。会务资料：开会的请示、提交会议审议批准的文件（计划、规划、报告、决议）；会上使用的文件（开幕式、闭幕式、报告、总结材料）；会议宣传性文件（提纲、发布稿）。沟通资料：来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、会务组成员通讯录

会议用品的注意事项：检查空调设备，必要时做好开机准备，一般要在会议前两小时开机预热或预冷；检查好灯光、扩音设备；摆好桌牌，注意文字大小适当，清楚易认；准备好奖励用品；安排好茶水饮料，并指定专人服务。（注：获奖人员名单详见附件7）

8、安排会议礼仪服务（详见附件8）

选择会议礼仪服务人员；对礼仪服务人员进行分工，接站、签到、引领等各个环节都应有相应的服务人员；培训会议礼仪服务人员；准备服装用具；礼仪执行

9、检查会议常用试听设备是否正常

为了会议的正常进行，应该在会议正式开始之前对这些视听设备进行全面的检查。使用结束后还应该进行良好的维护，这能够使设备在使用过程中避免一些不必要故障而造成不良的后果和影响。确定工作人员的职责；预演和检查会场试听设备

（二）会中服务工作

1、安排会议值班（值班表详见附件9；会议签到表详见附件10）在会议中协助搜集有关情况、文件和资料，传递各种信息；要加强与会议无关人员出入会场的控制；手边要有公司和各部门领导的联络方式，以便出了问题及时与之联络、请示；要备有一份维修人员、车队调度人员和食宿等后勤服务部门主管人员的电话通讯录；要坚守岗位，人不离岗，保证会议信息的畅通无阻；必要时，要负责督导和协助专职会议服务人员为与会者做好各项具体的服务；做好会议期间各项活动与各种矛盾的协调工作

2、做好会议的记录工作和简报工作

为会议记录做好准备工作：准备足够的钢笔、铅笔、笔记本和记录用纸；开会之前提前到达会场，安排好做会议记录的地方；做好会议记录的内容

3、收集会议信息

收集会议信息要求：责任到人、履行登记、严格保密、明确范围、有针对性。

4、反馈会议信息

会议的信息反馈要注意点面结合，正负反馈结合；会议信息反馈的目的要明确，要看服务对象；充分重视会议的反馈信息沟通，正、负反馈都要力求做到适时、适量、适度。

（三）会后落实工作（会议机构设置及流程详见附件13、14）

1、会议文件资料收集整理的要求

确定会议文件资料的收集范围；收集会议文件资料要及时，确保文件资料在与会人员离会之前全部收集完全；选择收集会议文件资料的渠道，运用收集文件资料的不同方式方法；与分发文件资料一样，收集会议文件也要履行严格的登记手续；收集整理过程中要注意保密。

需收集的文件资料：会前准备并分发的文件；会议期间产生的文件，包括会议记录、会议简报；会后产生的文件，包括会议纪要、传达提纲等。

2、会议纪要的内容和要求

会议纪要的工作程序：完善会议记录；起草、编写会议纪要；确定印发范围；接受者确认；领导签字；打印成文；印制、分发或归档保存。

3、会议经费预算及会议经费结算的方法（会议经费结算方法详见

附件

12、会议经费预算详见附件15）

会议经费的结算是办会者在会议结束后对整个经费使用情况即会议开支费用的结算。会议经费的结算依据是会前经费预算。会议召开之前应拟定会议开支预算，并经领导审核批准。其注意事项：开具会议住宿费发票时，需要向宾馆酒店索取盖有酒店章的正式发票，保证开立的发票与会务费相等；住宿费一般不包括使用房间的长途电话费、客房小酒吧、在酒店签单的费用。

4、会议结束阶段的会务工作

送别会议代表及嘉宾；会场的善后工作：清理会场（拿走指示牌及标志、清理会场其他物品，以便归还租借场地）。归还所借物品：会议结束后，及时归还公司内部其他部门借用的相关物品，归还前要检查是否完好，如果村坏要按照约定予以赔偿。不需要赔偿的，归还时要特别说明或修理好后再归还。整理会议文件： 整理会议记录（详见附件11）、收集会议文件、材料、形成大会决议、会议简报、会议纪要、写总结向上级汇报会议情况、将会议材料收集、分类、立卷、归档。

三、注意事项

1、活动期间公司人员必须提前到达现场，不得迟到、早退和无故缺席。

2、活动期间公司人员必须统一着装。

3、各与会人员请注意保管好自己的贵重财物。