内部体系审核的策划与实施_内部审核的策划

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内部体系审核的策划与实施

一、内部体系审核概述

内部审核有时也称为第一方审核，由组织自己或以组织的名义进行，审核的对象是组织自己的管理体系，验证组织的管理体系是否持续的满足规定的要求并且正在运行。它为有效的管理评审和纠正、预防措施提供信息，其目的是证实组织的管理体系运行是否有效，可作为组织自我合格声明的基础。在许多情况下，尤其在小型组织内，可以由与受审核活动无责任关系的人员进行，以证实独立性。

GB/T19011标准中3.1

审核：为获得审核证据并对其进行客观的评价，以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。

注1：内部审核，有时称第一方审核，由组织自己或以组织的名义进行，用于管理评审和其他内部目的，可作为组织自我合格声明的基础。在许多情况下，尤其在小型组织内，可以由与受审核活动无责任关系的人员进行，以证实独立性。

如何理解审核是一个系统的、独立的并形成文件的过程?

“系统”、“独立”、“形成文件”遵循了与审核有关的原则，体现了审核过程的方式和特点。——所谓“系统”是指审核是一项正式、有序的活动，外部审核按合同进行，内部审核需要经过授权，无论是内部审核还是外部审核，审核员都应按规定的审核准则、程序和方法，全面的审核和评价受审核方的质量管理体系的各项活动、过程和结果。

——所谓“独立”是指审核是一项客观、公正的活动，是指审核过程中以审核准则为依据，尊重事实和证据，不屈服于任何压力，不迁就任何不合理的要求；“客观、公正”还表现在审核人员不应审核自己的工作，在第三方审核的情况下不应对受审核方既提供咨询又进行审核等方面。

——所谓“形成文件”是指审核过程的策划准备、实施情况及其结果均要适当地形成文件，如审核计划、检查表和抽样汁划、审核记录、不符合报告、审核报告等。

由上述定义不难看出，审核是一个寻找审核证据的过程，而不是寻找不符合的过程，所以在后面审核实施及作审核记录的时候，不仅要记录不符合的证据，同样要作好符合的证据； 审核方案的内容并无标准可言，一般来说，主要有：

审核目的，审核范围，审核准则，资源需求，审核时间安排，审核组说明等；

那么,如何才能做好内部审核,使其发挥真正的作用?

1、管理层决策管理层重视支持开展内部质量审核活动，为内部质量体系审核提供人、财、物的支持，是确保内审能顺利有效开展的重要条件。管理层应理解内部审核的意义及重要性，并为此作出决策，并设立相应机构负责实施，委任管理者代表负责内审的组织、实施、协调、检查等。

2、建立内部审核管理制度 最高管理层应明确声明内审的目的，并作出支持内部审核工作的承诺，提出具体的工作目标，确定审核中发现问题和处理问题的原则和方法。

为使各职能部问能支持审核工作，一采用审核与奖惩相结合的方法。但应注意，不要以发现不合格项的多少及严重程度作为奖惩准则。不然会导致处处掩盖问题，也易造成审核人员与被审核部门及相关人员之间的对立情绪，不利于审核的顺利有效开展。奖惩应与被审核部门的配合度及采纠正预防措施的及时有效性挂钩。促使各职能部门积极配合工作，发现问题，尽快采取有效的纠正措施，达到持续改进的目的。

3、建立一支专兼职的审核员队伍 企业应结合企业自身的实际情况，从各职能部门中选择具有专业技术知识的管理干部作为兼职内部审核员。同时组织内部审核员接受内部审核员课程专门培训，理解ISO标准，掌握开展质量审核的方法和技巧，经考核合格，给予正式任命。

4、培训宣传 为了使各级管理人员明确自己在审核中的地位和作用，使内审员对ISO标准、企业的质量管理体系及质量审核的方法有清晰的理解，企业应通过各种形式的宣传培训，使全体员工能了解内部质量审核的作用、进行方式和具体要求，努力营造有利于审核开展的内部环境。

二、内部审核的步骤

1、审核准备

首先要来策划公司的审核方案:

GB/T19011标准中3.11

审核方案：针对特定时间段所策划，并具有特定目的的一组（一次或多次）审核。注：审核方案包括策划、组织和实施审核所必要的所有活动．

对审核方案的理解如下:

1）．审核方案是一组具有共同特点的审核及其相关活动（如审核策划、组织和实施审核等）的集合，不应把审核方案简单地理解为一个文件。

2）．根据受审核组织的规模、性质和复杂程度，一个审核方案可以包括一次或多次审核。一个组织可以建立一个或多个审核方案。

3）．审核方案包括“特定时间段”内需要实施的具有“特定目的”的一组审核。“特定时间段”可以根据不同组织的不同特点和需要来确定，例如：某组织的审核方案包括该组织在某一个

年度内需要实施的多次内部审核。，由于在特定时间段内需要实施的一组审核可以有不同目的，因此，一个审核方案需要考虑这一组审核的总体目的，例如：某组织可以针对一个年度内需要实施的以选择、评价供方为目的的第二方审核建立一个审核方案。

4）．审核方案是对特定时间段内具有特定目的的一组审核进行“策划”的结果，“策划”时应考虑到这一组（一次或多次）审核（包括策划、组织和实施审核）所必要的所有活动。因此，审核方案的内容应包括与-组（一次或多次）审核有关的诸多活动及这些活动的安排，这些活动及活动的安排可以形成文件，也可不形成文件，不能简单地将审核方案理解为一个文件。审核方案最好能形成书面文件,便于实施.其次,针对每次具体的内部审核进行策划:

确定审核的领导部门及负责人,每年至少发布一次审核计划，审核计划的内容应包括审核目的、准则、审核日期、审核组成员，审核日程安排等相关内容，审核计划应分发给各职能部门及相关内审员。计划修改后应及时更新。确保执行审核的人员具有必备的审核技能，熟悉审核程序及相关的文件。

按企业的习惯，有必要的还要发放首次会议通知，并安排签到，保存会议记录；

2、编制检查表

开展质量体系审核时，审核员应参考标准或文件编制审核用检查表，它是审核员的一种主要的工作文件。准备检查表的过程正是审核员了解质量管理如何实施的过程，同时为现场审核准备实施方案的过程，以确保现场审核能全面而有重点的开展，取得较好的审核效果。在编制检查表时应注意以下几点：

a.应覆盖被审部门的全部质量活动 按各职能部门检查工作时，要注意涉及到各体系的相关要求，在检查表中都应列出，以防遗漏。预先编制检查表是为了能全面考虑，供检查时参考，实际检查时并不严格按表提问。

b.写出“查什么与如何查” 审核员应审核被审部门的质量体系文件，对照标准要求，分析质量体系的合理性及适宜性。确定“查什么与如何查”。

c.明确检查的重点和样本大小考虑到审核时间的限制和确保审核的有效性，审核时应明确检查的重点和确定抽查的样本大小。

d.检查表详略程度 检查表是审核的工具，在审核过程中有提示下一步工作的作用，从而减轻审核员的心理负担，并确保审核能全面而有重点地开展。因此，检查表应详略到什么程度，取决于审核员的经验和风格。有经验的人员可用几个关键词就写完检查表，而经验不足的审核员最好是把要检查的内容全部完整地写出来。一般来说检查清单应明确提出检查对象

和方法。检查表要反映出：你想看什么？打算寻找什么？想同谁谈话？想问他什么问题？

3.首次会议

内审正式开始之时召开由最高管理层、审核组全体成员、各主要职能部门的管理层及有关人员参加的首次会议。通过首次会议可使受审核部门的管理层和员工对审核工作有进一步了解，并给予支持。会议时间不宜太长，控制在半小时左右。首次会议的主要内容： a.最高管理层讲话并介绍审核组成员；

b.审核组长说明审核的目的、范围、时间安排、审核采用的方法及审核程序；

c.听取受审核部门自查情况和准备工作的汇报；

d.确定末次会议的时间、地点和参加人员；

f.澄清受审方提出的与审核有关的其他问题。

4．现场检查

审核员按照检查表上的检查项目逐项检查，认真做好记录。检查可根据其必要性采取面谈、查阅文件、观察有关方面的工作和现状三种方式获取证据。对于暗示着存在问题的线索，即使不在检查表之列，如果认为有必要也要进行检要。

1）抽样对受审核方的审核，不可能检查受审核方每一项质量活动和每一份文件。因此，只能采取抽样的方式对某些活动、某些方面进检查。既然审核是抽样检查，而审核的范围和内容是有限的，所以抽样检查应尽可能地具有代表性，以便能做出较为客观的判断。

在选取样本时应抓住直接影响产品质量的关键和重要的方面，不必在“无关紧要的多数”上浪费时间。通常，审核员在检查质量体系的各个环节时，会发现许多环节的工作的很有效的，而审核员的职责是要通过检查发现各个环节上存在的问题，并找出不符合事实的证据。当不能以客观证据证明受审核方质量体系某个环节存在问题时，应当认为该项工作是有效的。而不应在没有发现问题时，继续增加抽样数“直到找到问题时为止”。这种做法不仅偏离了抽样，而且影响审核工作进度。当然，如果一个部门发现了问题，审核员应深入检查，适当增加抽样量，以判定是偶然现象还是多次重复发生的现象，以确定不合格的内容和性质。

2）面谈审核员通过面谈，了解程序文件和作业指导书规定的方法是否被有关人员掌握并贯彻实施，以及检查有关人员从事相应质量活动的能力。对交谈中得到的信息，审核员应通过实际观察、测量和记录等其他渠道加以验证。交谈是应注意：审核员的任务是寻找与质量体系要求不相符合的客观证据，不要提那种有“是”或“不是”就能回答的问题。应让人谈论你希望了解的事情，据此获得描述性的答案。

审核员应有礼貌、有耐心，创造良好的交流气氛，避免使受审核者感觉紧张和恐惧。审核应遵循“以事实以依据，以标准的准绳”的原则，客观公正的得出审核结论。当质量活动的直接责任者承认没有按程序或要求去做时，审核员应接受这个事实，无需进一步找证据。

3）检查 审核员须亲自检查诸如文件、产品、环境条件以及人员活动的事项，从中发现不符合的事项。如：检查外购材料的进货质量的控制情况时，可任意挑选几种查看是否有标明经进货检验合格的标记，并调出相应的采购订单、合格名单、检验计划和检验报告，核实是否符合采购质量程序的规定，是否符合采购文件的要求等。

4）现场观察 审核员通过对工作现场和活动的观察，来了解质量控制措施的执行情况及有效性。如：检查成品检验员的技术能力时，可随意指定某一位成品检验员，请他对成品的某个项目进会实际检验，依据检验的控制文件观察其操作的正确性及熟练程度，并请另一位成品检验员进行同样的检验，验证其检验结果的再现性。

在检查时应重点注意发生问题的部位，而不是什么都看，把时间花在无效劳动上。

审核过程中，审核员应将全部看到和到的有关情况作出适当的记录，至少要记录用作写不合格报告时所需的信息。

对受审核方做得较好的情况也作适当记录，并在末次会议报告或审核报告中加入一些肯定的评论，将使不合格报告变得容易让人接受。

5、总结与报告

1）总结现场检查结束后，审核组应召开组内工作会，讨论发现的不合格项和判定不合格的轻重程度，确定哪些不合格并正式提出不合格报告，哪些不合格不列入不合格报告，哪些只作口头提出。最后，讨论这次审核的总体评价，并为末次会议准备发言稿。

2）写不合格报告

写进报告中的不合格不是越多越好，这样受审核方和管理层都会认为你仅仅发现了些无足轻重的不符合项。一个优秀的审核员决不是吹毛求疵的人，发现较大的不合格项，对受审核方才有帮助。在剔除一些次要不合格项，明确了哪些不合格项应写进不合格报告后，就着手编写不合格报告。在编写不合格报告时应注意以下几点：

a.判定不合格的依据。判定不合格的依据为：相应的质量体系标准的要求；企业质量手册、程序文件和作业指导书的规定；合同要求；产品标准，法规要求等社会要求等。

b.客观证据。编写不合格报告一定要以事实为基础，事实必须是可以考证的。可以作为事实的有以下几种情况：有文字的记载；亲眼所见的实况；工作的实施情况等。（传闻不能作为

事实的证据，可以作为线索）

c.不合格事实的描述应准确、简练、可考证。

6、末次会议

在末次会议召开之前，审核组应先将不合格报告送受审核发方确认，以便澄清事实。如有异议，审核组应澄清事实证据，如属实可撤回报告，若双方有分歧，可在审核报告中注明分歧情况。若受审核方无异议，可召开末次会议。

在全部审核活动结束之后，审核组长要主持召开受审核方管理者和有关职能部门负责人、审核组全体成员参加末次会议。由审核组长介绍审核的观察结果，提交不符合报告，提出审核结论。末次会议一般有以下几项内容：

1）表示感谢感谢受审核方在审核过程中的支持与配合，以便以后的审核能继续开展。

2）重申审核的目的、依据和范围，使与会者对审核的脉络能有清楚的了解，更好的理解审核中的调查结果。

3）审核总体情况说明

4）宣读不合格报告

5）征求受审核方的意见 尽管在会前已征求过受审核方的意见，但参会的代表中还有知情者，若他们对提出的不合格事实的异议，允许对方澄清，如果对方能以有力证据证明某不合格证据不准确或不适用时，审核组长应予以考虑撤销不合格报告。

6）提出审核结论。审核组长根据不合格报告，对受审核方质量管理体系的运作作总体评价，并指出存在的主要问题。可能时提供纠正措施建议或指出改进的方向。应要求受审核方“举一反三”采取纠正措施。

7）请受审核方讲话受审核方可对此次审核提出评价意见，并表明态度采取纠正措施。

8）结束不合格报告经受审核方和管理者代表签字确认后，审核组长宣布这次审核活动正式结束。

随着末次会议的结束，一次现场审核宣告结束；接下来会有审核后续活动，包括不符合项的原因分析，纠正和预防措施，不符合项的关闭及验证等。