第四章 会务活动策划_第四章会议活动策划
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第四章 会务活动策划
第一部分准备阶段
准备阶段，是谈判各方为谈判进行的一系列的筹划、酝酿、组织工作的过程。分为事前准备和长期准备。事前准备包括商务调研、目标确立、方案设计、人员组织、战前模拟。长期准备包括诚信准备、关系准备、知识准备、心理准备等。这里主要介绍事前准备。
一、商务调研
调研是一切营销工作的开端，是成功营销的开始。商务调研是由市场经济催生出来的全新的非官方调研活动。它依据现有法律，在商务活动的主体发生商务活动的事前事后，通过迅速有效地深入调查、取证，来诊断、预测其风险，帮助其规避风险或减少风险，提高经营绩效。
谈判调研的核心工作是探察，即探询、明察，是信息情报收集、分析、情况掌握的过程。
（一）收集分析信息
收集分析信息是准备工作中最重要的工作。
内容包括：与谈判目标的有关的情报和与谈判对手有关的情报。与谈判目标有关的情报包括行业行情、市场行情、历史经验教训、对方的经营情况、对方的谈判策略、计划、态度等。与谈判对手有关的情报则包括对方的人员组成、对方主谈的个人情况、对方人员的权限和策略等。
收集方法：业内相关人士或组织探询、网上查询、委托咨询机构、公开的资料、上门了解等。
信息情报分析：
1.自身分析
个人情况包括优劣势、目的、资源等。
项目的可行性分析包括定性与定量结合、静态与动态结合、历史与现实结合综合分析项目的成功率、收益等。
2.对手分析
包括组织结构、发展历史、社会影响、资本积累、投资意向和规模、资信、经营管理战略、市场销售力、与外界合作程序、合作需求和态度、参与谈判人员状况、决策程序和负责人等。
（二）环境调研
涉及国家政策、法律环境、宏观和微观环境：如行业形势等、人文习俗。
（三）交易条件
谈判的核心是关于交易条件的谈判。包括：品名和质量、数量、包装、商检、价格、装运、保险、支付、索赔、仲裁等。
二、确立谈判目标
所谓谈判目标是指谈判要达到的具体目标，它指明谈判的方向和要达到的目的、企业对本次谈判的期望水平。会务活动的目标主要是以满意的条件达成一笔交易，确定正确的谈判目标是保证谈判成功的基础。谈判目标是一种在主观分析基础上的预期与决策，是谈判所要争取和追求的根本因素，是谈判者为满足自身的需要而确定的指标或指标体系。它分为四个层次：
（一）最优期望目标
最优期望目标是对谈判者最有利的理想目标，即在满足其实际需求利益之外，还有一个额外值或增加值。这个目标实质是按一方意愿行事，是可望不可及的理想点。在实际谈判中，经常被老练的谈判者所放弃。
最优期望目标的特征：
1.是对谈判者最有利的理想目标；
2.是单方面可望而不可及的；
3.是谈判进程开始的话题；
4.会带来有利的谈判结果。
（二）实际需求目标
实际需求目标是反复研究后的预算目标，是要努力达到的目标。
（三）可接受目标
即可交易目标，是经过综合权衡、满足谈判方部分需求的目标，对谈判双方都有较强的驱动力。在谈判实战中，经过努力可以实现。但要注意的是不要过早暴露，被对方否定。这个目标具有一定的弹性，谈判中都抱着现实的态度。
可接受目标的特征：
1.是谈判人员根据各种主客观因素，经过科学论证、预测和核算之后所确定的谈判目标；
2.是己方可努力争取或作出让步的范围；
3.该目标实现意味着谈判成功。
（四）最低限度目标
最低限度目标是通常所说的底线，是最低要求，也是谈判方必定要达到的目标。如果达不到，一般谈判会放弃。是谈判方的机密，一定严格防
护。
最低限度目标的特征：
1.是谈判者必须达到的目标；
2.是谈判的底线；
3.受最高期望目标的保护。
谈判目标的确定是一个非常关键的工作。
首先，不能盲目乐观地将全部精力放在争取最高期望目标上，而很少考虑谈判过程中会出现的种种困难，造成束手无策的被动局面。谈判目标要有一定弹性，定出上、中、下限目标，根据谈判实际情况随机应变、调整目标。
其次，所谓最高期望目标不仅有一个，可能同时有几个目标，在这种情况下就要将各个目标进行排队，抓住最重要的目标努力实现，而其他次要目标可让步，降低要求。
最后，己方最低限度目标要严格保密，除参加谈判的己方人员之外，绝对不可透露给谈判对手，这是商业机密。如果一旦疏忽大意透露出己方最低限度目标，就会使对方主动出击，使己方陷于被动。
三、方案设计
会务活动方案设计包括：目标设计、议程设计、对策设计、策略设计，最后形成计划书。
（一）议程设计
议程是程序、次序、进度，更是效率。谈判必须安排议程，谁先安排议程，谁掌握主动权。议程安排有三种方法：先易后难即良好气氛初始法，适合初次接触的谈判；先难后易即重点突出法，适合熟悉地谈判；混合型即顺序法。议程的拟订要领在考虑对方的利益和习惯，内容要简洁。
谈判议程包括：时间、地点、环境选择、进度安排、事项重要程度、层次与安排次序、单一事项时间控制等。
（二）对策设计
是谈判中对付对手的策略和方法的设计。包括：使用的文件和证据；何时提出问题，提出什么样的问题；由谁提出或回答问题；如何暂停或休会；是否要利用权威；是否要更换或何时更换谈判人员等。对策是动态的不断变换的，必须灵活机动。
（三）形成计划书
根据谈判重要程度和复杂程度，为强化执行，方案落实书面上，切实、明确部署。计划书的文字表述要简明扼要，高度提炼，易于记忆；项目内
容具体、明确，把握关键；整体安排灵活机动，考虑不可控因素。
四、人员组织
谈判实质是人与人的较量，谈判更多是组织行为。
（一）谈判人员确定
谈判班子根据谈判的性质、对象、重要程度、复杂程度来定，一般不超过8人。
（二）层次结构确定
第一层是主谈人；第二层是专业分工人员；第三层是书记员或打字员及后勤。
（三）明确分工和职责。
如主谈人特殊的权力和资格。
此外，准备工作进行完可以进行模拟谈判，模拟谈判既是对谈判组织执行力的强化，又是检验谈判计划可行性、周密性的手段。有利于事前总结经验和教训，进行危机控制，提高谈判成功率。
第二部分开局阶段
会务活动的开局，是指谈判双方第一次见面后，在讨论具体、实质性的谈判内容之前，相互介绍和，寒暄以及就谈判具体内容以外的话题进行交谈的阶段。谈判开局是双方刚开始接触的阶段，是实质性谈判的序幕。
开局阶段是谈判双方面对面接触，谈判开始的阶段。主要内容是营造气氛，交换意见，相互摸底。这个阶段时间短，虽然不涉及实质问题，但给整个谈判定下基调。
一、导入阶段
导入阶段标志着谈判的真正开始。主要事务有：
1.互相介绍、互相熟悉。谈判中采用自我介绍比较好，注意介绍的礼节礼貌。
2.塑造有利于谈判目标实现的形象。通过服饰和饰物、秘书、组成人员等。
3.塑造良好的谈判气氛。礼貌尊重的气氛、自然轻松的气氛、友好合作的气氛、积极进取的气氛。
导入阶段注重对于谈判气氛的营造。气氛来源于人的情绪和行为方式，所以营造良好的谈判气氛，谈判人员自身的第一印象或表现是关键，必要的礼仪、公关交际手段是需要的。另外要从轻松、愉快的话题开始，忌急
于进入实质性谈判。
实践证明，谈判双方在初次接触中，在言谈举止、风度气质等方面给对方以良好的第一印象，就会使对方产生好感和信任，良好的谈判气氛是谈判顺利进行的保证。为此，谈判人员应做到：
1.礼节适度，举止得体，神态轻松自如。
2.应选择轻松、愉快、友好、幽默的中性话题，以消除彼此之间的生疏感和拘束感。
3.以诚感人，以礼待人，营造融洽的亲近感，引起双方的共鸣。
4.选择具有良好空间条件的场地为谈判现场，使双方心情舒畅。
二、概说阶段
这一阶段双方的态度都是积极而又谨慎的。一方面要使对方初步了解自己的基本想法、谈判立场和态度。另一方面以投石问路等手段，争取掌握整个谈判形势和对方的立场、策略和心理动向，捕捉对自己最为迫切需要的信息，以灵活调整自己的谈判策略，为实质性问题的谈判打下基础。
（一）交换意见
目标(purpose)：双方的谈判目的。
计划(plan)：共同议程安排、议题确定、约定共同规程。
进度(proce)：日程化推进安排。
个人(personal)：谈判人员的相互认知，包括角色、地位、作用等。
（二）开场陈述
内容是概括、扼要地叙述己方的意愿与目标、原则与立场、限制条件、利益、对议题的理解、对对方建议的回答。方式可以是一方提出书面方案并作口头补充另一方则围绕对方的方案提出意见，也可以在会晤时双方口头陈述。
（三）摸底
是双方注意力集中的焦点，理解对方的真实想法是核心。对方人员的表达方式、风格、心理特征、思维方式；对方的期望、条件、诚意、合作意愿、妥协方面和程度等是主要内容。
概说阶段需要注意的问题有：
1.概述内容简明扼要，突出重点。讲话内容应集中概述自己的基本态度，最关心的问题，希望达到的谈判效果，切忌漫无边际。
2.概述过程中及结束后注意对方的反应，认真回答对方的提问。
3.给对方留出足够的陈述己见的时间。注意倾听、归纳、分析，找出双方目标的共同点和差距，以便及时调整自己的策略。另外还可以通过积
极提问，试探对方在主要方面所持立场和坚定程度，为讨价还价的做好准备。
4.注意措辞和态度，避免因言语失合而让对方产生敌意，从而丧失合作机会。努力创造一种达成一致意见的气氛，在举止行为上表现出豁达大度、平等待人、积极主动的谈判态度。如果出现冷场局面，应主动以热情友好的态度先讲话，以活跃谈判气氛。
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