公益拍卖晚会活动分工策划_公益拍卖晚会策划
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2012第四届公益拍卖晚会 日程安排及人员分工
一、总调度小组
组长：冯清哲 副组长：黄日新、李淑
二、宣传小组工作计划 主要负责部门：宣传部
组长:徐茂圆 曾嫣姿 联系人：魏宋举
（一）整个活动宣传风格的设计和内容的收集整理（4月6号～4月10号）
内容指每次宣传的具体内容。内容需要收集资料，设计好后进行审核并作出修改。
（二）构思并制作宣传视频（4月11号～4月15号）
视频长度3分钟左右。麻风病村、农民工子弟学校及残联材料采集须在10号之前完成。
（三）邀请函的设计与制作（4月14号～4月18号）
邀请函设计风格一致，按照嘉宾类别不同，填写不同内容，并在颜色或质地等细节上加以区别。（至少做出两种设计版本）
（四）进行第一批宣传准备及实施（4月16号～4月22号）
针对受助对象设计并制作出一块展板，于4月25号摆放于旅院食堂
（五）第二批宣传准备及实施（4月22号～4月30号）
1、设计并制作出关于公益拍卖晚会的宣传单页（4月22号～4月25号）
2、绘制公益拍卖晚会宣传海报,海报数量（包括旅院、学生区的总数量）与宣传部商定（4月24号～4月30号）
3、制作两块宣传公益拍卖晚会的展板，旅院食堂、学生区各一块（4月24号～4月30号）
4、课间播放视频进行宣传（五一放假后）
5、在旅院食堂和学生区分别发放宣传单，视情况决定是否在旅院下宿舍发放传单（5月11号）
6、在旅院食堂和学生区分别悬挂横幅（需场地组配合在9号之前完成场地申请）（5月9号）
（六）制作拍品PPT 和拍品宣传册（4月29号～5月6号）拍品图片及文字说明，并根据ppt制作拍品宣传册，为现场嘉宾提供。
三、场地组
主要负责部门：组织部
组长：程家军 陈柔羽 联系人：郭晓川
（一）L-4行政报告厅和外场的申请（4月1日—4月6日）
（二）横幅悬挂地点的申请（5月8日完成）
（三）会场设计（五一放假前完成）
（四）场地的规划：根据拍品的数量及种类，设计外场地的布置。统计到场来宾的类别数量以及人数，在内场根据功能需要，将会场 座位分区。（五一放假后—5月12日）
（五）会场布置所需道具准备。（5月12日前）
（六）布置会场：会场的背景、墙面的装饰，拉置横幅，桌椅、水 的摆放。（5月13日）
（七）人员的分工：分为外场和内场两个部分。（5月10日前）
（八）设备：
（1）设备准备：包括设备的租借（5月10日前）
（2）设备调试：PPT以及视频的播放，节目及背景音乐的播 放。并试用现场的音响、话筒、灯光、投影（自带）、线路的连接。（5月12日）
（九）物品采购（1）预算（4月6日）
（2）统计购物清单（5.1放假前）（3）采购（5月6日）
四、外联组小组策划
主要负责部门：综合活动部 组长：白雪 联系人：陆亚伟
（一）外联组目的：
拉到足够的活动资金与活动物品，为慈善拍卖晚会的举行打下良好的物质基础，侧重于独家赞助和独家冠名权。
（二）起止时间：4月7日--4月22日
（三）赞助内容:
1、现金方式提供赞助（目标赞助金3000元左右）
2、提供拍品
3、参与场内竞拍
（四）主要考虑赞助商：海南中粮可口可乐公司、商业银行、海南省希望工程、人人网、拉手团购网、华硕电脑„„等大型公司（主要能够提供独家赞助）
（五）具体方案：
（1）4月5日-4月7日，确定完整的拉赞助策划，为进一步行动打下坚实的基础。（综合部会议决定）
（2）4月7日-4月13日，集行动体，进行撒网式宣传拉赞助，了解部分意向较大的商家，为下一步“点对点交流”做准备。
（3）4月14日-4月15日，收集宣传组关于活动策划、宣传视频、历年活动效果的相关材料。
(4)4月16日-4月20日，针对性对于之前合作意向较高的商家进行重点宣传，展示活动策划、宣传视频、历年活动效果等。（5）4月21日-4月22日，敲定赞助商，并确认其是否能够到场，对于没有获得独家赞助的商家，可邀请他们届时过来参与拍卖或提议他们提供拍品，且允许他们在拍卖过程中进行简短的宣传，届时发送邀请函。
五、联系小组策划
主要负责部门：实践部 联系人：肖雪靖
（一）校内联系
1、演出嘉宾：
（1）4月16日启动（部分可提前邀请）
主持人：陆亚伟邀请
拍卖师：黄海宁老师；金晟老师；范士陈老师；付迎 市场班历史老师（待定）
礼仪：李淑娴邀请
（2）艺术学院：肖雪靖（院际联系时同步进行）4月9日启动
校“十大歌手”优胜者：肖雪靖，王研。
吉他协会及其他社团：肖雪靖，王研。
2、竞拍嘉宾：
于第一期宣传同步进行，配合办公室
a、领导及老师； b、各学院学生组织代表； c、各社团协会代表； e、班级竞拍团；
f、校内商家，如学生自主创业的校园企业等。
3、拍品捐赠者（4月20日前完成）
（二）校外联系（5月8日前完成）：（1）配合综活部 a、活动赞助商；
b、校外商家：如主要消费群体为学生商业机构，与学院有密切联系的社会机构、热衷于公益事业的企业等； c、校外拍品的捐赠者；（2）雪靖、王研负责 媒体嘉宾； 社会公益组织。
（三）其他
1、发邀请函。（五一放假后）
2、节目的最后确定与审核。（五一放假后）
3、表演嘉宾小礼物。（5月6日，与场地组采购同时完成）
六、拍品组
主要负责部门：办公室
组长：杨萧萧 联系人：肖雪靖、王研
（一）拍品的确定
1、各学院、各学生组织、各社团、校内商家名单的确定（4月6日）
2、征集拍品单页的设计(4月8日）和制作（4月9日）[ 注：各院、社团为受众群体 ]
（二）联系拍品及宣传
1、联系各学院（4月9日----4月15日）
2、联系社团、学生组织（4月9日----4月15日）
3、联系校内商家（4月15日----4月30日）
4、校外商家（4月5日------4月22日）
5、分别确定内外场的拍品并装裱（4月22日----4月29日）
海南大学旅游学院团委
二〇一二年四月
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