展会流程策划手册_策划展会流程

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展会流程手册目录

一、日程工作安排

二、会前准备人员安排 物料准备 会前培训 展会状况分布 交通线路熟悉

三、会中工作业务开展 现场指导

四、会后总结总结 制定跟踪目标

五、注意事项日程工作安排： 日程工作安排：5 月 3 日讨论具体方案，主要负责人分工； 5 月 4 日做会前各种物料准备、方案实施及人员定位安排，查找熟悉交通线路，下午培训； 5 月 5 日上午进行注意事项培训，联系、预约客户（北京的或距离比 较近的）到展会参观，下午核对展会上所用物料。5 月 6 日上午针对展会进行业务专题培训，下午 1:00 布展人员必须到 位，布完展到会展现场熟悉环境。晚上回公司开总结大会，作最后的 要点培训，划分业务负责区域； 5 月 7 日全体员工奔赴展会现场，主要负责人在 7:45 分之前必须到场，其他人员 8:00 之前到场，做好当天的工作安排，午饭由行政部统一 安排，并且轮流用餐，下午闭馆前所有物资清点，闭馆后全体总结； 5 月 8 日重复 7 日的工作内容，并根据 7 日总结情况做相应调整； 5 月 9 日上午做好扫尾工作，下午开展会总结大会。会前准备参与人员： 参与人员：中国医促会亚健康专业委员会全体员工，共22人，袁宏伟、张浩、周柏河、张利刚、吴培刚、张祎鑫、黄明娟、黄伦、汪梦洁、常凯、付喻喻、王彦、刘冰、吴坳新、刘勇、贺志明、王 世辉、赵存录、张思琪、刘英杰、杨海燕，王凯玥。人员安排： 人员安排：总指挥张立新会长；副总指挥袁宏伟秘书长；组长张 总、周柏河、吴培刚；副组长张利刚、张祎鑫、黄明娟、贺志明。张 总负责仁义堂连锁方面谈判；周柏河、张利刚在展位协助会长工作； 黄明娟、付喻喻、汪梦洁、王凯玥负责后勤工作；常凯负责现场器械维护；张祎鑫负责机动接待及人员应急调动；贺志明、吴培刚主管业 务。除去指挥人员，负责业务的共 12 人（吴培刚、黄伦、王彦、刘 冰、吴坳新、刘勇、贺志明、王世辉、赵存录、张思琪、刘英杰、杨 海燕），分成 2 个大组（市场组和招商组）个小组，每小组 2 人，6 贺志明负责招商组，吴培刚负责市场组。特别邀请刘老师参加；邀请 中经网记者、编辑及相关工作人员共 4 人。物料配备： 物料配备：电脑 3 台、无线网卡 2 张、插线板 5 个、名片每人 1 盒、工作证每人 1 张、笔记本 25 本、笔 30 支、中经网健康频道手 册 2000 本、仁义堂加盟手册 2000 本、会员手册 400 本、培训手册 400 本、小瓶矿泉水 5 件、相机 2 台、相机电池共 4 块、相机支架 2 个、摄像机 1 部、订书器 3 个、订书钉 6 盒、剪刀 2 把、胶带 6 卷、员

工联络表 双面胶 20 卷、绳子 50 米、员工联络表 20 份、中间专访桌 1 张、椅 子 6 把、业务谈判桌 2 张、椅子 4 把、打印机 1 台、注册申报易拉 一块，一块）、采 宝 1 个、背景 KT 板 2 块（1.6m×5.8m 一块，1.6m×8.8m 一块）采、访稿 5 份、专访大纲 5 份、信息登记表 2000 份、中医治未病资料 100 合同文本（专访、连锁、份、重点实验室再评价资料 100 份、合同文本（专访、连锁、产品 采购、会员理事、培训、申报注册、平面广告）采购、会员理事、培训、申报注册、平面广告）各 30 份、红头文件 50 份、信息登记本 5 本【注：所需物料，相关负责人（红色部分的 由行政部负责，责任人黄明娟；蓝色部分由设计部负责，责任人吴培 刚；绿色部分由张利刚负责；）在 5 号上班之前必须落实到位，未提 到得物料根据需要及时补充】。会前培训： 由袁会长、张助理和贺主任为全体人员做注意事项培 会前培训： 训、业务专题培训、谈判技巧培训。展会状况分布：

4、5 号展馆是保健食品；

6、展会状况分布：

2、3 号展馆是食品； 7 号展馆是器械类。交通线路熟悉： 国际展览中心位于北京市朝阳区北三环东路静安 交通线路熟悉： 庄，公交车有 966 路、606 路、730 路、731 路、830 路、300 路、18 路、小 20 路、957 快2、638 路、302 路、801 路、671 路、419 路、984 路、985 路、运通 104 路、367 路、718 路、967 路、304 路、725 路、825 路，到静安庄下车或国展中心下车。会中工作开馆后与会人员进入展会，迅速到展位集合，检查所需资料是否 齐全，听取负责人安排具体工作，进行小组、区域划分。会长、张助理、黄主任、付喻喻、常凯主抓协会方面事务，并留 守展位，常凯为机动人员，负责两部分一切设备维护； 张总、吴培刚、王梦洁主抓加盟连锁方面事务，留守展位，吴培刚为机动人员，既负 责带领业务人员开展工作又负责展位接待谈判； 张祎鑫负责各方面联 络及人员调配。业务人员主要围绕着现场专访、预约专访、图文直播、平面广告、加盟连锁、会员理事、培训、注册申报、治未病工作站、重点实验室 在评价等业务展开，各组人员首先在4、5 号展馆（保健食品）开展业务，尽量收集参展商详细信息，有意向合作的，索要企业资质，并 以成交为主要目的。张祎鑫没特殊情况不能离开展位，随时准备图文直播的文字录入 工作，王梦洁配合做图片剪辑。主管负责人随时与业务人员沟通，实时了解其工作进展情况，业 务人员遇到问题，要及时反馈到机动接待处，由负责人快速解决，现 场的任何一个问题都是大问题，遇到困难

难需掌握借势，做好相互配合。业务人员要对每家参展商的详细情况做好备注，以便第二次拜访 作为参考。后勤负责人做好就餐人员安排计划，定好轮流就餐时间，以免发 生撞车。会后总结会后清点所有物品、资料，及时开总结会，没有返回的意向客户，及时再约，制定会后短期跟进方案。整理客户资料，把客户分类，制定客户跟踪目标和计划，以点带 面拓展新的客户。已合作的客户做好后期维护和服务计划。注意事项所有工作人员必须服从上级指挥，严格遵守展会期间工作时间，穿着正装，佩带工作证，女士不化浓妆；会上手机必须开机并保证即 时能通话；会上注意言谈举止，坐姿端正，禁止嬉戏打闹；所有人员 必须熟悉公司项目的相关报价，掌握自己权限内的低价； 业务人员所 需资料（每人信息登记表 50 份、红头文件 1 份、健康频道手册 1 本、加盟连锁手册 1 本、员工联络表 1 份、培训手册 1 本、会员理事手册 1 本、再评价资料 1 份、中医治未病资料 1 份、产品申报注册资料 1 份、笔记本 1 本、笔 2 支、名片若干、工作证等）携带齐全。备注：所有员工必须认真阅读，注意里面的数字！备注：所有员工必须认真阅读，注意里面的数字！中国医促会亚健康专业委员会策划部宣 中国医促会亚健康专业委员会办公室发 2011 年 5 月 3 日